Cum adaugi un utilizator nou

OwnerHR ManagerWeb

Adaugi un angajat nou dintr-un formular cu mai mulți pași. La final, angajatul primește o invitație pe email (sau un cont cu nume de utilizator, dacă nu are email) și își poate activa contul.

Înainte să începi

Ai nevoie de rolul de Owner sau de rolul de HR Manager cu drepturile Flux HR, Acces la setările companiei și Acces la date contractuale. Vezi Roluri, relații și drepturi în Papervee.
Pornește Modul Manager.
Dacă vrei să alegi managerii noului angajat, aceștia trebuie să existe deja în Papervee.

Pași

Deschide meniul Utilizatori.
În cardul Vrei să inviți o persoană nouă?, apasă iconița „+” (Adaugă angajat). Se deschide panoul Adăugare angajat.
Parcurge pașii formularului. Treci la pasul următor cu Următorul pas și te întorci cu Înapoi. Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii.
La ultimul pas, apasă Adaugă angajat.

După salvare, apare mesajul Ai adăugat un nou angajat cu succes.

Pasul 1 – Date de identificare

Completează:

Prenume și Nume;
Număr de telefon (opțional). Poți folosi cifre și caracterele +, (, ), /, fără spații, iar numărul trebuie să aibă cel puțin 10 caractere;
Fus orar și Limbă. Sunt completate inițial cu fusul orar și limba companiei. Limba aleasă aici este și limba emailului de invitație.

Dacă ai acces la Core HR, formularul cere și datele personale: Data nașterii, Loc naștere, Naționalitate, Cetățenie, datele actului de identitate (tip, număr, serie, emitent, data emiterii și data expirării), țara de reședință, adresa, precum și, dacă este cazul, informații despre invaliditate sau handicap și Mențiuni. Data expirării trebuie să fie după data emiterii.

Pentru companiile din România, unele câmpuri (cetățenia, tipul actului de identitate, județul, localitatea) se aleg din liste predefinite, iar în funcție de cetățenie apar câmpuri suplimentare, de exemplu cele pentru aviz, în cazul cetățenilor din afara Uniunii Europene. Pentru companiile din alte țări, aceleași câmpuri sunt casete de text.

Pasul 2 – Informații generale

Adresa de email – bifează Vreau ca angajatul să fie adăugat cu adresă de email (bifat inițial) și completează Adresa de email. Bifează Vreau ca angajatul să primească invitație pe email dacă vrei ca invitația să plece imediat (bifat inițial). Dacă nu o bifezi, contul se creează, dar invitația se trimite mai târziu, cu Trimite invitația (vezi Invitații: trimitere, retrimitere și copierea linkului).
Fără email – debifează Vreau ca angajatul să fie adăugat cu adresă de email pentru a crea un cont cu nume de utilizator. Vezi Utilizatori fără email și fără acces în platformă.
Alege managerul ierarhic – alegi managerul ierarhic al angajatului sau bifezi Vreau ca angajatul să fie propriul său manager ierarhic.
Alege managerul(ii) operațional(i) – alegi unul sau mai mulți manageri operaționali sau bifezi Vreau ca angajatul să fie propriul său manager operațional.
ID Benefit – apare doar dacă integrarea Benefit este activă în companie. Valoarea trebuie să fie unică.
Primește tichete de masă – bifează dacă angajatul primește tichete de masă.
Colaborator/ PFA – bifează pentru colaboratori și PFA (vezi Utilizatori Colaborator/PFA).

Tot aici stabilești accesul în module:

Acces în Papervee Core HR – dacă este pornit, poți porni și Utilizatorul va apărea în rapoarte.
Dacă Core HR este pornit și utilizatorul se poate autentifica, apar și Acces în Papervee Proiecte (cu Rolul utilizatorului în Papervee Proiecte: Utilizator sau Administrator) și Acces în Papervee Recrutare.
Acces în Papervee Performanță, cu Rolul utilizatorului în Papervee Performanță (dacă spațiul de lucru folosește Performanță).

Inițial, accesul este pornit pentru toate modulele pe care le ai și tu, iar rolurile sunt Utilizator. Utilizatorul trebuie să aibă acces la cel puțin unul dintre modulele Core HR și Performanță; altfel formularul afișează Este necesar să acorzi utilizatorului acces la cel puțin un modul de bază.

Pasul 3 – Informații contractuale

Data angajării (începere) și Funcția angajatului (cu Funcție de bază bifată inițial, dacă ai acces la Core HR) sunt obligatorii și apar întotdeauna. Restul câmpurilor contractuale apar dacă ai acces la Core HR. În acest caz, sunt obligatorii și:

Număr de zile de concediu anuale, Număr de zile de concediu disponibile și Număr de zile de concediu rămase din anul precedent, fiecare între 0 și 365;
Normă zilnică (ore) – inițial 8.

Dacă în setările companiei este activat un număr predefinit de zile de concediu, apare caseta Vreau ca angajatului să i se aplice numărul predefinit de zile de concediu de odihnă. Este bifată inițial și blochează valoarea la cea stabilită de companie.

Poți completa opțional și numărul și data contractului, perioada contractului (determinată sau nedeterminată, cu data încheierii pentru perioada determinată), poziția COR, tipul contractului și al normei, norma săptămânală și lunară, locul de muncă, salariul brut și net, sporurile (cu Adaugă), perioada de probă, perioada de preaviz și alte informații. Dacă introduci un salariu, trebuie să alegi și moneda.

Pasul 4 – Câmpuri personalizate

Acest pas apare dacă ai acces la Core HR și compania are câmpuri personalizate. Fiecare categorie are propriul tab și afișează toate câmpurile ei, publice și nepublice. Completează-le după nevoie. Vezi Câmpuri personalizate pentru utilizatori.

Bine de știut

Dacă lucrezi doar cu Performanță, formularul nu cere manageri, iar ambii manageri ai noului angajat sunt Owner-ul.
Persoanele alese ca manageri operaționali primesc automat acces la Modul Manager.
Abonamentul Core HR se calculează după numărul de utilizatori cu acces activ în Core HR. Numărul se actualizează automat după fiecare adăugare, arhivare sau dezarhivare. Un utilizator invitat care nu a acceptat încă invitația este deja numărat, la fel ca un utilizator care nu se poate autentifica.
Nu poți adăuga doi utilizatori cu aceeași adresă de email în același spațiu de lucru.
Identitatea angajatului, completată aici, se aplică imediat. Pentru modificări ulterioare, vezi Editarea datelor unui angajat.