Ce e nou în Papervee

Papervee Program de Muncă primește cel mai mare update de până acum: o interfață complet nouă de planificare, generare automată a turelor, șabloane flexibile cu rotație pe mai multe săptămâni și validări automate bazate pe Codul Muncii. De asemenea, zilele de telemuncă sunt vizibile și în calendarul de program de muncă. Odată cu acest update, poți să-ți construiești și să-ți personalizezi întregul flux de planificare exact așa cum are nevoie compania ta.

🔹 Redesign complet: Noul Calendar de Program de Lucru

Planificarea turelor beneficiază de un spațiu de lucru modernizat, vizibil la nivel de lună sau săptămână. Modulul oferă acum o imagine detaliată a fiecărei zile: ore, pauze, concedii, evenimente, sărbători legale și ture continue peste noapte.

• Monitorizare normă: Totalul planificat calculează automat orele de lucru alături de pauze și le compară cu norma din contract. Astfel, identifici rapid cine este sub normă, cine este peste sau cine are zile lucrătoare neacoperite.

• Editare rapidă și drag-and-drop: Poți selecta liber mai multe zile trăgând cursorul peste calendar pentru a atribui sau șterge programe în bloc. Detaliile fiecărei zile pot fi accesate printr-un simplu click, iar modificările aduse se actualizează pe loc, fără reîncărcarea paginii.

• Ferestre optimizate: Formularele de adăugare, editare și ștergere a programului au fost simplificate, semnalând automat dacă selecția include weekenduri sau sărbători legale.

• Pagina „Programul meu” din modul de utilizator a fost complet redesenată în stilul noului calendar, oferindu-le angajaților o interfață modernă și mult mai clară pentru consultarea turelor, a orelor planificate și a propriilor intrări.

🔹 Generarea programelor de lucru: Planificare automată conform cerințelor companiei

Un asistent inteligent creează programul echipei în doar câțiva pași, respectând orele de funcționare ale firmei, necesarul de personal per schimb și norma din contract a fiecărui angajat. 

• Acoperire inteligentă pe ture: Dacă programul companiei depășește durata unei norme, generatorul propune automat scenariul optim (ture fixe sau rotație pe săptămâni, cu tranziție lină după zilele libere).

• Respectarea istoricului: Sunt completate exclusiv zilele libere din perioadă; programele existente, concediile aprobate și sărbătorile legale rămân neatinse.

• Reguli specifice pentru minori: Pentru angajații sub 18 ani, generatorul limitează automat programul la maximum 6 ore pe zi (30 ore/săptămână), exclusiv în intervalul 06:00 – 22:00.

🔹 Avertismente legale și verificări după Codul Muncii în noul program de muncă

Pentru companiile din România, modulul analizează planificarea în timp real și evidențiază eventualele abateri de la legislația muncii (ex: nerespectarea repausului minim de 12 ore între ture conform Art. 135). 

• Control flexibil: Avertismentele au rol informativ pentru manageri și nu blochează salvarea (permițând derogările specifice sau contractele colective).

• Configurare dedicată: Regulile active pot fi activate sau dezactivate oricând din Setări → Papervee Apps → Reguli → Reguli Codul muncii.

🔹 Nou în Program de Muncă: Șabloane avansate și integrarea Telemuncii

• Telemuncă în program (TM): Zilele de telemuncă aprobate apar direct în calendarul de program de muncă cu eticheta „TM”. Acestea rămân zile lucrătoare și nu afectează norma sau orele planificate.

• Șabloane flexibile: Au fost introduse configurări rapide pentru cicluri de tip „X zile / Y libere” și „24 / 48”, alături de opțiunea de a copia orare între zile sau săptămâni.

• Adaugi mult mai ușor turele complexe: configurezi un singur șablon care se poate roti automat pe parcursul a până la 4 săptămâni sau care rulează pe un ciclu specific de zile.

• Filtrare și acțiuni rapide după șablon: Noul filtru afișează exclusiv angajații asociați anumitor șabloane, permițând selectarea și înlocuirea tuturor zilelor generate dintr-un șablon printr-un singur clic. Exportul PDF ține cont de aceste filtre.

Acest update te scutește de de mai multe sarcini repetitive. Datele contractuale ale angajaților sunt acum centralizate într-o pagină nouă. Le modifici rapid, faci acțiuni direct de acolo și ai rapoarte fără niciun efort. Iar în Papervee Proiecte, costul de manoperă se poate calcula automat în fiecare lună.

🔹 Nou în CoreHR: Datele Contractuale, mai ușor de accesat

Tot ce ține de parcursul contractual al angajaților se găsește acum într-un singur loc: noua pagină de Date Contractuale din CoreHR. În această zonă nouă din meniu, managerii de HR pot vizualiza contractele angajaților, datele de identificare, documentele, acțiunile Reges și tot istoricul contractual, fără să mai deschidă fișa angajatului.

Pe lângă asta, în pagina de Date Contractuale e disponibil un raport automat despre salariile din companie. De asemenea, din această zonă poți genera contracte, modifica date și realiza acțiuni de încetare și suspendare.

 Informațiile contractuale pot fi afișate și pentru angajați, dar trebuie să permiți acest lucru din setări. Mergi la Setări → Setări organizație → Contracte și activează opțiunea. După activare, angajații vor vedea propriile date contractuale, istoricul contractual și versiunile anterioare.

🔹 Actualizarea automată a costului variabil de manoperă (Papervee Proiecte)

Costul de manoperă din Papervee poate fi acum actualizat automat. Dacă ai nevoie ca acesta să varieze de la o lună la alta, costul pe oră al unui angajat nu mai trebuie introdus manual, ci poate fi calculat automat direct din salariul brut, raportat la normă × zile lucrătoare. Iată unde se activează: în profilul angajatului, secțiunea „Papervee Proiecte”, bifând opțiunea „Cost variabil, calculat din salariul brut”. Bifa poate fi activată și în momentul adăugării unui angajat nou.

Papervee Mobile App - cel mai recent update introduce două adiții importante în ecosistemul mobil: lansarea modulului Papervee Social pe telefon și vizualizare proiectului în pontaj (opțiune disponibilă acum și pentru utilizatori).

🔹 Papervee Social, disponibil și în aplicația mobilă

Începând cu această versiune, toate funcționalitățile modulului Social pot fi utilizate direct de pe smartphone (iOS și Android), ajutând echipele să rămână conectate la noutățile din organizație oriunde s-ar afla. Feed, comunități, anunțuri, notificări în timp real și aniversări - toate sunt acum live în aplicația mobilă. Pentru a le folosi, asigură-te că ai descărcat cea mai recentă versiune din App Store sau Google Play.

🔹 Vizualizarea proiectului în pontaj de către utilizator

În secțiunea „Timpii mei” din aplicația mobilă, fiecare înregistrare de timp indică acum proiectul și sub-proiectul alocat. Angajații pot consulta aceste date deschizând ziua dorită din calendar, chiar sub intervalul orar pontat.

Pentru a susține fluxuri de lucru complexe, Condica de prezență din Papervee include o gamă largă de funcții. Cele două completări din v3.1.2 vin tocmai în sprijinul acestei versatilități, făcând întregul spațiu de lucru și mai bine structurat și eficient.

🔹 Toate filtrele pentru condică într-un singur loc

Pentru o gestionare mai simplă a volumului mare de filtre, Condica de prezență include acum butonul „Setări afișare”. Această secțiune centralizează toate preferințele legate de condică, permițând selectarea rapidă a coloanelor vizibile, a proiectelor și a zonelor de muncă dintr-un singur loc.

🔹 Format nou pentru export: WinMENTOR 2

Condica de prezență: atât cea standard, cât și cea normalizată permite acum descărcarea unui nou tip de fișier, optimizat pentru integrarea directă în WinMENTOR, modulul Import pontaje lunare. Noua variantă se regăsește în Centrul de exporturi, la generarea condicii, sub denumirea 'Format WinMENTOR 2' din grupul Excel. Totodată, am păstrat și exportul anterior pentru programul WinMENTOR, doar că l-am redenumit în 'Format WinMENTOR 1', păstrându-și funcționalitatea intactă.

Procesul de redesign al platformei Papervee continuă: tot mai multe secțiuni beneficiază de o interfață modernizată, alături de noi îmbunătățiri funcționale. Vedeta acestui update este modulul Papervee Proiecte, unde am introdus calculul automat al costurilor de manoperă pentru un control financiar complet al timpului efectuat.

🔹 Un upgrade vizual în Papervee Proiecte

După actualizările din Papervee Social, și modulul de Proiecte a adoptat noua identitate vizuală minimalistă a platformei. Totul este mai compact, mai expresiv și gata să-ți ofere o imagine fidelă a costurilor reale dintr-o singură privire.

🔹 NOU în Papervee Proiecte - Cost de manoperă 

Acum poți monitoriza în timp real rentabilitatea fiecărui proiect. Noua funcționalitate calculează automat profitabilitatea scăzând costul de manoperă (cheltuielile orare cu angajații) din valoarea proiectului.

Cum configurezi și folosești costul de manoperă:

1. Setează costul orar: Introdu costul de manoperă direct din Papervee Core HR (secțiunea Editare utilizator) sau din Papervee Proiecte (în dreptul fiecărui membru al echipei).

2. Activează coeficienții (opțional): Din setările Papervee Proiecte, poți defini multiplicatori de cost pentru orele lucrate în weekend, orele suplimentare (peste normă) sau orele de noapte.

3. Înregistrarea timpului: Pe măsură ce echipa pontează orele pe proiecte, sistemul aplică automat tarifele și coeficienții corespunzători.

4. Urmărește datele în Rapoarte: Ai acces la o analiză detaliată a costurilor de manoperă, a orelor facturabile și a marjei finale de profit.

🔹 O nouă experiență de navigare în Dashboard-ul Core HR

Probabil ai sesizat încă de la prima logare că lucrurile arată diferit. Am organizat interfața și am mutat toate elementele de navigare în meniul din stânga, pentru a fi mai simplu și mai rapid de găsit. Și o surpriză vizuală: meniul de navigare suportă acum și modul Dark! Traseul tău în platformă a devenit mult mai intuitiv, așa că te vei acomoda imediat la noul dashboard.

🔹 Harta de Pontaj - design actualizat

Am actualizat secțiunea Hartă de Pontaj pentru o vizualizare mai clară și mai intuitivă pontajelor pe locații.

🔹 Câmp nou în documente: Data de expirare a actului de identitate

Acum poți afișa data de expirare a actului de identitate direct pe documentele angajaților. Pentru a introduce acest câmp, navighează la editorul de șabloane → editează șablonul dorit → click în zona de date personale angajat → și selectează tag-ul 'Dată expirare act de identitate'. Ulterior, la generarea documentului bazat pe acest șablon, tag-ul este înlocuit automat cu data de expirare a actului de identitate din datele personale ale angajatului, în formatul zz.ll.aaaa. Dacă angajatul nu are completată această dată, câmpul rămâne gol.

🔹 Coloană nouă în condica de prezență: Orele de concediu de odihnă (CO)

Condica de prezență și condica normalizată au o coloană care afișează în ore cât timp a petrecut fiecare angajat în concediu de odihnă pentru perioada selectată. Valoarea este reprezentată de numărul de zile de CO din perioadă înmulțit cu norma zilnică a angajatului. De exemplu, 3 zile de CO la o normă de 8 ore înseamnă 24 de ore. Coloana este ascunsă implicit, dar o poți activa din setările de coloane ale condicii.

🔹 Export detaliat pentru condica normalizată

Condica normalizată are acum, la fel ca și condica de prezență standard, opțiunea de export 'Format Excel detaliat'. Pe lângă totalul zilnic, fișierul afișează pentru fiecare angajat și fiecare zi toate intervalele de lucru și pauzele, cu ora de început și ora de sfârșit.

🔹 Font nou în documente - Times New Roman

Am adăugat fontul Times New Roman pentru toate tipurile de documente (contracte, decizii, acte adiționale, adeverințe, cereri, concedii, evenimente și ore suplimentare). Cum funcționează? Selectezi fontul direct în șablonul dorit, iar acesta se va aplica automat pe toate documentele generate din acel șablon.

O nouă serie de actualizări, cu schimbările care se resimt în întreaga platformă. Eficiență crescută, costuri reduse și o experiență vizuală complet transformată.

🔹 Papervee Social - Redesign complet în modulul de comunitate

Continuăm procesul de optimizare vizuală a platformei Papervee, iar, de data aceasta, îmbunătățirile au ajuns și în modulul de comunitate. Creat la intersecția dintre designul minimalist și rigoarea funcțională, noul Papervee Social devine un mediu intuitiv în care conectarea umană devine parte din fluxul natural de lucru.

🔹 Papervee AI - Performanță superioară la un cost de minim 8 ori mai mic

Am optimizat arhitectura modului AI pentru a-ți oferi putere maximă de automatizare la un cost semnificativ mai mic. Acum poți gestiona un volum mare de date, fără să suprasoliciți agenții AI sau bugetul disponibil. De exemplu, pentru o interogare complexă a asistentului AI: „Am nevoie de o analiză a timpului lucrat în septembrie, cine a lucrat cel mai mult, potențialul de burnout și corelarea cu salariile”, costul procesării a scăzut de la 2,65 RON la doar 0,21 RON.

🔹 Papervee Proiecte - Grupurile de utilizatori devin parte din fluxul tău de muncă

Am extins rolul grupurilor de utilizatori, integrându-le direct în modulul de Proiecte: atât la selectarea membrilor pe proiecte, cât și în rapoarte.

• Când adaugi membri într-un proiect, poți selecta acum unul sau mai multe grupuri, iar toți colegii din acele grupuri care au acces la modulul de proiecte sunt bifați automat.

• Rapoartele din Papervee Proiecte au acum un filtru nou, care-ți permite să afișezi informațiile în funcție de grupurile de utilizatori selectate.

🔹 Papervee Core HR - Două funcționalități utile pentru extra vizibilitate în rapoarte și concedii

În HR, orice informație e importantă, iar modul în care o accesezi face toată diferența. De aceea, am adăugat aceste două noi opțiuni ce-ți pot fi de folos:

• Filtru nou în zona de Rapoarte personalizate, „Timp pe proiecte”, care afișează pentru fiecare proiect și subproiect: timpul lucrat și numărul de zile lucrate. Valorile se calculează pentru perioada selectată în raport, iar coloanele alese rămân vizibile chiar și atunci când, în perioada respectivă nu au fost înregistrate intrări.

• Pagina de Istoric concedii a fost extinsă pentru a funcționa ca un centru unic de analiză și descărcare a datelor despre absențe. Acum poți exporta într-un fișier Excel datele despre concedii, aplicând filtre și selectând perioada dorită.

🔹 Aplicația mobilă Papervee are un nou design

Papervee Mobile App a primit un upgrade de design, cu o interfață mai modernă și mai bine aliniată cu evoluția vizuală a platformei web. Am reorganizat și rafinat experiența pentru ca tu să navighezi cu ușurință prin funcționalitățile pe care le folosești zi de zi.

În continuare, din aplicația mobilă poți gestiona pontajul, concediile, programul de muncă, orele suplimentare și telemunca, iar modulul AI este, de asemenea, disponibil direct din aplicație.

🔹 NOU: Papervee Virtual Hub App

Am lansat Papervee Virtual Hub App, aplicația dedicată pontajului prin cod PIN.

Sistemul poate fi folosit pe orice dispozitiv și se sincronizează cu platforma web, astfel încât datele de pontaj să fie centralizate în Papervee. Până acum, pontajul prin cod PIN era utilizat doar din browser, dar acum ai și varianta unei aplicații dedicate, disponibilă pentru Android și iOS.

Varianta web îți oferă flexibilitatea de a accesa Virtual Hub direct din browser, în timp ce aplicația dedicată este gândită pentru dispozitivele folosite permanent ca punct de pontaj. O instalezi o singură dată, iar dispozitivul este gata de utilizare ori de câte ori angajații trebuie să ponteze.

Și versiunea Virtual Hub Web App a primit un update de design, pentru o experiență vizuală mai coerentă indiferent de varianta pe care alegi să o folosești.

🔹 Istoricul balanței zilelor de concediu

În Concedii → Istoric poți vedea acum cum s-a modificat soldul de concediu al unui angajat, de la cereri, modificări și respingeri până la corecții, încetarea contractului și reportarea anuală.

Pentru fiecare schimbare vezi data, persoana care a făcut-o, valorile înainte și după și soldul rămas, astfel încât să poți urmări ușor cum s-a ajuns la soldul actual.

Funcționalitatea este disponibilă pentru Workspace Owner, HR Admin și managerii operaționali, pentru angajații pe care îi gestionează.

🔹 Optimizări fine la pontajul prin cod QR și Geolocație

Am realizat câteva optimizări în aplicațiile mobile pentru a îmbunătăți acuratețea pontajului prin cod QR și identificarea locației în momentul pontării. Sunt ajustări subtile care contribuie la o identificare mai precisă a locației și la o experiență mai predictibilă atunci când angajații își înregistrează prezența folosind aceste metode.

Papervee - mai mult control, mai multă precizie, mai puțini pași

🔹 Descărcarea rapidă a cererilor de concediu pentru solicitările spre aprobare

Am adăugat un câmp sugestiv pentru descărcarea cererii de CO direct din zona de solicitările trimise spre aprobare. Astfel, persoana care aprobă solicitarea poate accesa direct cererea aferentă și are la îndemână informațiile necesare pentru verificare, fără pași suplimentari.

🔹 Concedii vizibile doar pentru membrii aceluiași grup

Am adăugat o nouă setare în Setări organizație → Concedii și evenimente → „Afișează suprapunerile de concediu doar pentru utilizatorilor din același grup”. Când este activată, un angajat va putea vedea, atunci când depune o cerere de concediu, doar suprapunerile cu colegii care fac parte din același grup de utilizatori. Ai astfel mai mult control asupra informațiilor despre disponibilitatea colegilor și poți păstra vizibilitatea concediilor relevantă pentru fiecare echipă.

Adițional, vei găsi în Papervee Social, la zona de permisiuni utilizatori, o nouă opțiune - „Acces doar la membrii din același grup în calendarele publice”, pe care o poți lăsa inactivă sau o poți activa oricând.

🔹 Condica de prezență - turele de noapte, afișate în ziua în care încep

Turele care trec peste miezul nopții pot fi acum afișate integral în ziua în care au început - doar e nevoie să activezi căsuța din condica de prezență. O funcționalitate utilă mai ales atunci când pontajul și plata sunt raportate la tură, nu la ziua calendaristică.

De exemplu, o tură 22:00-06:00 nu va mai fi împărțită între două zile: 22:00–23:59 în prima zi și 00:00–06:00 în următoarea, ci apare integral pe ziua de început: ex. 22:00 → 06:00⁺¹. Marcajul ⁺¹ înseamnă că ora de sfârșit este în ziua următoare. Opțiunea este disponibilă separat și pentru condica normală și cea normalizată.

🔹 Actele adiționale se numerotează automat

Dacă la informațiile contractuale ale angajatului ai completat câmpul cu ultimul număr de act adițional, la generarea unui nou act adițional, Papervee îl completează automat pe următorul. Astfel, numerotarea actelor se păstrează într-o ordine corectă, fără să mai verifici sau să completezi manual numărul de fiecare dată.

🔹 Duplicarea proiectelor îți permite acum să alegi alt client

Când duplici un proiect, clientul asociat nu mai este preluat fără modificări din proiectul inițial. După duplicare, poți acum să modifici clientul și să reutilizezi mai ușor structura unui proiect existent pentru un alt client, fără să pornești de la zero.

Papervee CoreHR - cele mai noi funcționalități îți oferă mai multă automatizare în gestionarea documentelor de personal și o experiență mai clară în platformă.

🔹 Generarea deciziei de suspendare a contractului

Când înregistrezi suspendarea unui contract de muncă în Papervee, poți genera automat și decizia aferentă, gata de descărcat. Documentul pornește de la un șablon nou, pe care îl poți personaliza oricând. Suspendările pot fi ulterior modificate sau corectate și includ de fiecare dată temeiul legal aferent.

De asemenea, am adăugat un nou șablon pentru decizia de încetare a contractului de muncă. 

🔹 Font nou pentru documente și un aspect optimizat

Am introdus un font nou pentru documentele generate din șabloane și am făcut mai multe ajustări care îmbunătățesc aspectul și lizibilitatea documentelor.

🔹 Rapoartele personalizate: ghid interactiv și optimizări de design

Zona de rapoarte are acum o interfață îmbunătățită și un ghid interactiv care te conduce pas cu pas prin procesul de configurare.

🔹 Îmbunătățiri de design și în zona de Profil, Contul meu și Notificări

Am actualizat designul acestor zone pentru o experiență mai coerentă, o navigare mai intuitivă și acces mai facil la informațiile personale.

Papervee Performance - în modulul de evaluări am pus accent pe raportarea rezultatelor, flexibilitatea evaluărilor și o experiență mai intuitivă pentru administratori, manageri și angajați.

🔹 Centru de șabloane cu evaluări predefinite

Am adăugat o zonă nouă la șabloanele de evaluări - un centru de unde poți folosi șabloane deja create, cu unele dintre cele mai utilizate tipuri de evaluări:

• Evaluare anuală a performanței

• Evaluare la finalul perioadei de probă

• Evaluare 360° – feedback de la colegi

Șabloanele predefinite nu sunt atribuite direct angajaților. Prin butonul „Utilizează”, Papervee creează o copie în contul companiei, pe care o poți personaliza înainte de a o folosi într-o evaluare.

🔹 Duplicarea șabloanelor de evaluare

Am introdus posibilitatea de a copia un șablon existent de evaluare. Pornești de la o structură care deja funcționează

în compania ta, o copiezi și apoi modifici doar elementele de care ai nevoie, fără să reconstruiești evaluarea de la zero. 

🔹 Scoruri de performanță: actualizare mod de calcul

Scorurile din evaluări pot reflecta acum mai bine prioritățile reale ale fiecărui rol sau proces de evaluare. Pentru că nu toate categoriile au aceeași importanță, poți seta ponderi diferite pentru categorii și obiective, direct din șablon sau le poți modifica pe parcurs, într-o evaluare curentă.

Astfel, competențele esențiale pentru un anumit rol pot influența mai mult rezultatul final, iar cele secundare pot avea o greutate mai mică. De exemplu, o categorie cu ponderea 2 va conta de două ori mai mult decât una cu ponderea 1.

Scorul final este calculat ca medie ponderată:

(medie categorie × pondere categorie) / suma ponderilor.

Exemplu:

• Comunicare: medie 3, pondere 2

• Competențe tehnice: medie 5, pondere 1

• Obiective: medie 4, pondere 1

Scor final: (3×2 + 5×1 + 4×1) / (2+1+1) = 3,75

🔹 Scoruri mai clare pentru fiecare tip de evaluator

În pagina de rezultate găsești acum carduri distincte pentru: scor auto-evaluare, scor manager, scor colegi și scor obiective. Cardurile sunt afișate chiar dacă respectivul tip de evaluare nu contribuie la scorul final, astfel încât să poți vedea separat perspectiva angajatului, managerului sau colegilor.

🔹 Mai mult control asupra evaluărilor care influențează scorul final

Poți stabili acum dacă auto-evaluarea și evaluarea managerului contribuie sau nu la nota finală. Astfel, pentru fiecare proces de evaluare poți decide mai precis ce tipuri de feedback trebuie luate în calcul și ce informații rămân doar orientative.

🔹 Export PDF pentru rezultatele evaluărilor

Rezultatele unei evaluări pot fi acum exportate în format PDF. Exportul este disponibil atât pentru:

Admin: Gestionare evaluări → Rezultate;

Angajat: Profilul meu → Istoric evaluări complete.

Documentul este generat folosind datele existente în platformă la momentul exportului, astfel încât rezultatele incluse să corespundă informațiilor reale din evaluare.

🔹 Un design nou în întreg modulul de Performanță

Odată cu noile funcționalități introduse, am restilizat paginile din Papervee Performanță pentru o experiență mai coerentă și mai ușor de urmărit. Am îmbunătățit ierarhia informațiilor, navigarea și modul în care sunt prezentate configurările și rezultatele, astfel încât procesele de evaluare să fie mai ușor de administrat de la început până la final.

Papervee - optimizări vizuale și funcționale pentru utilizatori & funcții utile în modulul de Proiecte 

După lansarea modulului AI, ne-am întors atenția și către elementele pe care deja le folosești zi de zi. Le-am modernizat și optimizat, păstrând experiența intuitivă cu care te-ai obișnuit în platformă.

🔹 Dashboard utilizatori: o interfață actualizată

Dashboardul este punctul de plecare al angajaților pentru informațiile lor de HR, așa că am vrut să îl facem mai ușor de parcurs în Papervee. Am actualizat interfața, dar fără să intervenim asupra funcționalităților existente. Rezultatul este un panou mai clar și mai aerisit, dar suficient de familiar încât echipa ta să se adapteze rapid la noul aspect.

🔹 Modul Recrutare: o experiență redefinită pentru pagina de joburi

Am îmbunătățit aspectul vizual și la pagina publică de joburi din modulul de Recrutare. Acum poți vedea mai ușor câte poziții sunt deschise, fiecare job este prezentat într-o structură mai clară, iar interacțiunea cu pagina este mai fluidă și mai rapidă.

🔹 NOU în Papervee Proiecte: adăugare activități, duplicare proiect și editarea manuală a timpului

Am extins modul în care poate fi urmărit și alocat pontajul efectuat în Papervee. De acum, timpul înregistrat pe proiecte și subproiecte poate fi împărțit pe activități concrete, completat cu notițe și analizat mai ușor în rapoarte.

• Activități pentru proiecte și subproiecte

  Am introdus o pagină nouă de „Activități”, disponibilă doar administratorilor de proiecte, unde pot crea și aloca activități concrete, astfel încât să poată fi selectate de către angajați în momentul depontării.

• Împărțirea timpului lucrat pe activități

  La oprirea pontajului sau la începerea unei pauze, angajatul vede activitățile disponibile pentru proiectul sau subproiectul pe care lucrează și poate distribui durata sesiunii între acestea, în ore și minute. Suma timpului alocat activităților nu poate depăși durata totală a sesiunii. Această funcționalitatea este disponibilă în pontajul desktop și mobile, în Virtual Hub și direct din modulul Proiecte.

• Adăugare și editare manuală a timpului

  Angajații pot completa sau modifica timpul și distribuția acestuia pe activități din CoreHR și din dashboardul Proiecte, iar administratorii pot face modificări din Condică și Rapoarte.

• Mai multe detalii în rapoarte

  Rapoartele oferă acum o imagine mai detaliată asupra modului în care este folosit timpul, incluzând și pontajul pe activități. Sub fiecare intrare pot fi afișate activitățile pe care a fost împărțit timpul, durata alocată fiecăreia și eventualul timp rămas nealocat. Am introdus și posibilitatea de grupare după activitate, iar informațiile sunt incluse și în exportul Excel din Proiecte.

• Notițe pentru intrările de pontaj

  Fiecare intrare de timp poate avea acum și o notiță de pontaj. Funcționalitatea este disponibilă și în fluxurile de adăugare, editare și aprobare a timpului, iar pentru pontajul asociat proiectelor, aceasta este transferată automat în modulul Proiecte ca descriere a intrării.

• Duplicarea proiectelor

  Am introdus posibilitatea de a duplica proiectele existente, astfel încât să poți crea mai rapid proiecte noi pornind de la o structură deja configurată, fără să refaci configurările de la zero.

Papervee 3.0 - Un nou nivel de inteligență în HR prin agenți autonomi AI

Paltforma Papervee tocmai a primit cel mai mare upgrade de până acum: un modul AI care îți redefinește munca de HR, automatizând acele sarcini care consumă cel mai mult timp. Răspunsuri la întrebările angajaților, verificarea pontajului zilnic, aprobarea concediilor - sunt sarcini ce pot fi preluate complet de Papervee AI. Procesele pe care le-ai construit în Papervee rămân la fel de relevante, iar noul modul doar adaugă un strat în plus de inteligență și autonomie.

Iată ce capacități are modulul AI și cum le poți pune în practică.

🔹 Asistentul personal de HR (agentul conversațional)

Am creat interfața principală a modului AI sub aspectul unui hub conversațional, care te ajută cu informații în funcție de rolul pe care-l ai în Papervee. Aici nu doar afli răspunsuri, ci și vizualizezi deciziile luate de agenții autonomi. Practic, ei la dispoziție un asistent personal care te poate ajuta indiferent dacă ești angajat, manager de HR sau manager operațional

• Răspunde la orice întrebare de HR

• Are context asupra companiei tale

• Generează grafice ușor de înțeles

• Îți comunică deciziile luate automat

• Păstrează un istoric al conversațiilor

🔹 Agentul autonom de concedii

Agentul de concedii preia sarcinile repetitive de aprobare a cererilor de concedii, în funcție de politica ta internă. Managerul de HR setează regulile într-un mod conversațional, iar agentul acționează automat, comunicând toate deciziile în hubul conversațional.

• Setezi reguli temporare sau generale

• Agentul aplică automat politica de aprobare

• Deciziile de respingere pot fi contestate

• Totul e transparent și ușor de urmărit

🔹 Agentul autonom de timp

Rolul acestui agent e să verifice fiecare intrare de timp pentru a identifica potențiale abateri de pontaj. Poți activa diferite nivele de conformitate, iar agentul va acționa automat pe baza lor: legală, devieri de program și corectitudinea prezenței. Orice anomalie detectată este afișată în hubul conversațional.

• Setezi nivelurile de conformitate

• Agentul aplică regulile automat

• Vezi anomaliile în fiecare dimineață

• Rezolvi abaterile înainte să escaladeze

🔹 Integrarea prin MCP Connector

Conectorul MCP este o funcționalitate puternică, dar ușor de implementat, care îți permite să creezi o legătură sigură între Papervee și platforma ta preferată de AI. Astfel, poți cere prin ChatGPT, Claude sau orice alt sistem compatibil informații direct din Papervee.

1. Continui să folosești AI-ul pe care îl ai deja

2. Poți integra datele din Papervee în rapoarte complexe

3. Sistem extern de AI are acces doar la datele aprobate manual

Papervee devine tot mai complet, cu funcționalități care simplifică și automatizează administrarea de personal. Am adăugat funcționalități așteptate și câteva completări care aduc mai mult control și vizibilitate în platformă.

🔹 NOU: Întocmirea automată a deciziei de încetare a contractului de muncă

Dosarul de documente din Papervee se extinde cu un nou șablon important: decizia de încetare a contractului de muncă. În acest fel, completăm setul de documente contractuale cu un act esențial, generat automat și fără pași complicați.

Decizia poate fi generată doar atunci când inițiezi încetarea contractului de muncă a unui utilizator și completezi câmpurile necesare, inclusiv temeiul legal al încetării.

Documentul se bazează pe un șablon predefinit. Am inclus în Papervee un șablon general, dar poți crea oricând variante proprii, adaptate nevoilor tale, cu câmpurile specifice acestui document.

După generare, decizia poate fi descărcată rapid și este adăugată automat în dosarul digital al angajatului, în secțiunea „Decizii”.

🔹 Generarea cererii de demisie și în aplicația mobilă Papervee

Funcționalitatea de generare a cererilor de demisie era deja disponibilă în platforma Papervee, iar acum a fost extinsă și în aplicația mobilă Papervee. O altă îmbunătățire este faptul că, în momentul creării cererii, utilizatorul trebuie să introducă data la care va înceta activitatea, iar aceasta va apărea automat și în documentul generat.

🔹 Format detaliat pentru condica de prezență

Zona de export a condicii de prezență include acum un format nou, mai detaliat, în care sunt afișate toate intrările de timp înregistrate de angajați. În locul unei vederi sintetice, ai acces la un fișier complet, cu multiple intervale de lucru și pauză, exact așa cum au fost raportate în platformă.

🔹 Menționare înlocuitor pe durata concediului

Am introdus un mecanism simplu pentru selectarea și afișarea unui înlocuitor atunci când un angajat solicită orice tip de concediu. În momentul depunerii cererii în Papervee, utilizatorul poate alege persoana care îl va înlocui, iar managerul va vedea această informație în fluxul de aprobare.

După aprobare, înlocuitorul este afișat în calendarul de concedii și în detaliile cererilor de odihnă. Pentru a utiliza această funcționalitate, care are momentan rol informativ, trebuie activată opțiunea din Setări organizație → Concedii și evenimente.

NOU: Papervee Virtual Hub (cod PIN) – Pontaj în mod offline

Avem o noutate majoră pentru echipele care se pontează prin cod PIN. Înregistrarea timpului cu Papervee Virtual Hub funcționează acum și fără conexiune la internet – cu salvare locală automată și sincronizare în momentul în care conexiunea revine. Modul offline este disponibil și pe dispozitivele Suprema, asigurând continuitate totală și un proces de pontaj sigur, predictibil, indiferent de context.

🔹 Angajații se ponteză chiar și în lipsa conexiunii la internet

🔹 Dacă dispozitivul nu a fost utilizat înainte de întreruperea conexiunii, dar se pontează în absența internetului, pontajul va începe automat cu acțiunea „Start pontaj".

🔹 Modul offline funcționează pe toate tipurile de dispozitiv: Virtual Hub Standard, Virtual Hub Simplificat și Virtual Hub Manager.

Limitări în modul offline: selectarea proiectelor și fotografiile de pontaj nu sunt disponibile în modul offline. De asemenea, codurile PIN introduse incorect nu vor fi validate la revenirea conexiunii.

De asemenea, am lansat și: Aleră la depășirea normei de muncă lunare.

După implementarea notificării la atingerea normei zilnice de muncă, am adăugat același mecanism și pentru norma lunară. Dacă un utilizator atinge pragul de ore dintr-o lună, HR managerul este notificat automat. Pentru a activa această funcționalitate, navighează la Setări → Papervee Apps → Alerte de timp.

Uneori nu ai nevoie de un update major ca să simți o diferență. Noua versiune Papervee vine cu îmbunătățiri discrete, dar cu impact în rutina zilnică de HR.

🔹 Dashboard Papervee: informații noi

La logarea în Papervee vei vedea acum un dashboard mai complet pentru că am adăugat două casete noi: 'Angajați în eveniment' (delegații, învoiri etc) și 'Angajați în telemuncă' pentru ziua curentă.

🔹 Documente personalizate: editarea datei de expirare

La documentele personalizate (cele pe care le setezi din Papervee Apps) am adăugat posibilitatea de a edita data de expirare. Astfel, în dosarul de documente poți modifica această dată atât în momentul încărcării, cât și ulterior.

🔹 Raport cu locațiile de pontaj prin geolocație

După introducerea Hărții de pontaj, completăm funcționalitatea cu un export dedicat: un raport în format PDF, cu numele angajatului și locația zilnică a pontajului prin geolocație, la nivel de oraș și țară.

Noile actualizări îți oferă mai mult control, mai multă vizibilitate și mai puțină muncă manuală: transfer automat în banca de ore, o hartă dedicată pontajelor cu geolocație, coloane și filtre inteligente în condică și setări noi pentru pauza automată. Totul ca să lucrezi mai ușor, mai clar și mai eficient.

🔹 NOU: Banca de ore automată

Poți simplifica complet procesul de transfer al balanței de timp din banca de ore: activezi opțiunea de automatizare, alegi ziua, iar sistemul se ocupă de restul. Dacă preferi raportul simplificat, poți activa inclusiv și un transfer simplificat al timpului în banca de ore.

Din Setări → Setări organizație → Banca de ore, bifezi opțiunea 'Transfer automat în banca de ore' și selectezi ziua lunii în care vrei să se realizeze transferul. Transferul are loc în ziua pe care o alegi, dar în luna următoare, pentru orele rămase din luna anterioară. Ex: dacă alegi ziua 5, pe 5 mai se transferă timpul din aprilie.

🔹 NOU: Hartă de Pontaj

Am introdus un nou mod de a vizualiza rapid toate pontajele înregistrate. În noua secțiune din zona de Pontaj → Hartă pontaj, vezi toate înregistrările din perioada selectată direct pe hartă, sub formă de pin-uri. Abaterile devin mai ușor de identificat, iar filtrele pe grupuri și zone îți oferă control total asupra datelor.

🔹 Condica de prezență: coloane noi

Ai parte de un plus de flexibilitate în condica de prezență cu 3 coloane noi și un filtru inteligent. Uite ce informații suplimentare poți adăuga:

1. Normă zilnică;

2. Program contractual;

3. Zile lucrătoare: se afișează în funcție de setarea de grup pentru zile lucrătoare;

4. Filtrul 'Timp înregistrat per locație' afișează câte o coloană pentru fiecare zonă de pontaj, folosind același mecanism ca în 'Rapoartele personalizate', dar aplicat direct în condică.

🔹 Ajustare pontaj: pauza condiționată & interval pentru pauza automată

Am extins secțiunea de setări Ajustări pontaj cu un bloc dedicat pauzei, astfel încât să poți adapta funcționalitatea exact după modul tău de lucru. Pe lângă transformarea timpului în pauză, poți activa acum 'Adăugarea unui interval de pauză', cu ore de început și final.

De asemenea, poți alege în ce zile se aplică pauza automata și poți stabili o durată minimă lucrată - de exemplu, pauza să fie introdusă automat doar dacă angajatul a înregistrat cel puțin 6 ore.

🔹 Concedii si evenimente: weekendurile nu mai apar ca zile de CO

Raportul lunar din Papervee nu mai afișează CO în weekend dacă acele zile nu sunt incluse în concediu. Calendarul reflectă acum aceeași logică din condica de prezență, pentru o vizibilitate mai clară.

Setări și notificări noi care te ajuta să gestionezi mai granular timpul de muncă și să optimizezi acțiuni specifice de HR.

🔹 Generare documente în format landscape

Șabloanele acceptă acum încadrarea pe orizontală, iar toate documentele generate vor respecta automat formatul setat. Creezi, editezi și exporți documente exact în layout-ul de care ai nevoie.

🔹 Rapoarte disponibile și în format PDF

Rapoartele personalizate pot fi acum exportate și în format PDF, pe lângă Excel. Funcționalitatea este disponibilă direct în zona dedicată de Rapoarte.

🔹 Afișarea în cereri a detaliilor privind aprobarea

Șabloanele de cereri permit acum includerea persoanei care a aprobat cererea respectivă și a datei de aprobare. Dacă adaugi noile taguri în șablon, aceste detalii vor fi vizibile automat la generarea cererilor.

🔹 Condica de prezență: vizualizarea orelor plătite din banca de ore și a balanței înainte/după transfer

Am adăugat trei coloane noi pentru condica de prezență: 'Timp plătit din banca de ore', 'Balanță banca de ore final luna precedentă' și 'Balanță banca de ore final luna curentă'. La bifarea acestor filtre, condica va include informațiile pentru fiecare angajat.

🔹 Notificări în aplicația mobilă pentru pontare / depontare

Ai posibilitatea să configurezi diverse notificări pentru a le reaminti angajaților tăi să își gestioneze pontajul zilnic. Acestea pot fi activate în zona Setări organizație → Aplicație mobilă → Notificări, unde poți să alegi unul sau mai multe tipuri de remindere.

Iată opțiunile introduse:

1. Notificare depontare la atingerea unui anumit număr de ore lucrate

2. Notificare depontare la o oră fixă setată

3. Notificare pontare la o oră fixă setată

4. Notificare pontare la ora de început a primului program de lucru din ziua curentă

5. Notificare depontare la ora de sfârșit a ultimului program de lucru din ziua curentă

🔹 Transfer în banca de ore a raportului de lucru din condica simplificata

Odată cu această versiune Papervee, regula de rotunjire folosită în condica simplificată se aplică și la transferul timpului în banca de ore. Astfel, orele din 'Raportul de lucru lunar' sunt rotunjite conform setărilor tale și transferate corespunzător în banca de ore.

🔹Alertă la depășirea unui anumit număr de ore suplimentare

Această notificare este destinată managerilor operaționali și HR Managerilor și se trimite atunci când un angajat depășește norma de muncă. Poți activa alerta și seta pragul de ore suplimentare din Papervee Apps → Alerte → Alerte de timp → Depășire număr ore lucrate.

Ajustări inteligente pentru mai multă acuratețe, precizie și coerență maximă în fluxurile tale de HR

🔹 Delegație avansată

Cererile de delegație includ acum câmpuri suplimentare precum locația de pornire, destinația, raportul de activitate și persoana care dispune delegația. Ele pot fi completate în momentul solicitării sau la editarea evenimentului.

Toate informațiile sunt opționale și disponibile atât în web app, cât și în mobile, pentru o completare mai detaliată și flexibilă.

De asemenea, atunci când o delegație este aprobată, restricțiile de pontaj sunt eliminate automat pe durata ei, exact ca în cazul cererilor de tip Telemuncă.

🔹 Raport detaliat pentru Ore Suplimentare

Pentru o vizibilitate mai clară asupra timpului suplimentar efectuat, am introdus un raport PDF detaliat. Acesta include numele angajatului, totalurile pentru perioada selectată și informații complete pentru fiecare cerere: data, orele solicitate, tipul de compensare, motivul și toate intervalele de activitate înregistrate.

🔹 Coloane noi în condica de prezență

Poți adăuga din zona de filtre două coloane noi în condicile de prezență, atât cea standard, cât și în condica normalizată.

• Ore normă lucrate - afișează timpul total efectuat, împreună cu pauza, care nu include orele de weekend, orele suplimentare și nici timpul efectuat de sărbători legale.

• Zile neangajat - se aplică la numărul de zile din perioada selectată în care utilizatorul nu era angajat. De exemplu, apare atunci când un utilizator este adăugat la mijlocul lunii sau este arhivat în cursul lunii.

🔹 Grupul angajatului, afișat direct în pagina de profil

Acum poți vedea rapid grupul din care face parte un anumit angajat, fără să mai cauți prin setări. Navighează la secțiunea Utilizatori, click pe profilul angajatului și verifică informația afișată în colțul stânga‑sus.

🔹 Mutare rapidă a utilizatorilor între grupuri

Mutarea utilizatorilor între grupuri se poate face acum fără drag & drop. Am adăugat un buton dedicat, ideal dacă ai multe departamente în companie, astfel încât reorganizarea să fie mult mai rapidă și mai ușoară.

🔹 Setarea durate specifice la depontarea automată

Depontarea automată funcționează acum și cu inserarea unei durate exacte în formatul HH:MM, nu doar cu setare de oră exactă sau bazat pe normă. Introdu numărul exact de ore și minute lucrate, iar sistemul va calcula automat momentul depontării automate în mod mai precis. 

🔹 Eliminarea marcajului de concediu la sărbători legale

Marcajul de concediu (orice tip de concediu) nu va mai apărea în condica de prezență pentru zilele de sărbătoare legală. La fel ca în weekend, aceste zile sunt acum excluse automat din afișarea concediului.

Papervee - securitate la superlativ, flexibilitate la autentificare și un flux mai rapid de conectare

🔹 Securitate sporită printr-un sistem modernizat

Am îmbunătățit semnificativ mecanismul de autentificare a utilizatorilor în Papervee. Astfel, îți oferim cel mai avansat și sigur sistem de logare, păstrând aceeași experiență la accesarea platformei: intuitivă, cu riscuri minime și la cele mai înalte standarde de securitate.

🔹 Autentificare în Papervee prin SSO (Single Sign-On)

Pe lângă sistemul modernizat de securitate, am lansat și o nouă metodă de autentificare în Papervee: Single-Sign-On. Utilizatorii pot acum să se conecteze mult mai rapid, folosindu-și contul Google sau Microsoft.

Pentru a folosi acest mecanism de logare, mergi la zona de 'Integrări și automatizare' și activează autentificarea prin 'Google Workspace SSO' sau 'Microsoft Workspace SSO'. Apoi utilizatorii vor putea să-și conecteze contul personal de Google / Microsoft din setările de la profil → 'Setări se Securitate'.

Utilizatorii pot folosi o singură metodă de autentificare: ori varianta clasică, ori prin SSO. Există și opțiunea de a seta SSO-ul obligatoriu, iar utilizatorii nu vor mai putea folosi parola clasică pentru autentificare.

🔹 Opțiunea de a schimba datele de logare: de la Email la Username sau invers

Funcționalitatea oferă posibilitatea de a comuta tipul de autentificare al unui utilizator de la email la username și invers. De asemena, administratorul poate reseta parola și pentru conturile configurate cu autentificare prin email.

Pentru a înlocui emailul cu un username, accesează zona 'Utilizatori', editează utilizatorul dorit și bifează 'Doresc să modific adresa de email în nume de utilizator', apoi introdu un nume.

Papervee - funcționalități solicitate de echipele HR, acum live în platformă. Cu această versiune, Papervee se pliază și mai bine pe modul tău de lucru.

🔹 Depontare automată după un număr de ore

Am introdus o nouă setare pentru depontarea automată a angajaților, care îți permite să oprești automat pontajul după atingerea unui număr anumit de ore. Pentru a activa opțiunea, mergi la Setări organizație → Automatizări → pornește setarea și introdu numărul de ore. 

🔹 Rapoarte: crearea șabloanelor predefinite

În cea mai recentă versiune Papervee poți crea și utiliza șabloane de rapoarte exact așa cum ai nevoie. Pentru a configura un șablon, mergi la zona de Rapoarte, alege filtrele dorite sau selectează coloanele din raport, apoi click pe butonul de salvare. Oferă un nume raportului creat, iar după salvarea configurației vei putea folosi șablonul în orice moment.

🔹 Rapoarte: coloană nou pentru 'ore în sărbători legale'

Tot în zona de rapoarte am introdus o coloană nouă la segmentul de Timp, care afișează orele efectuate în zile de sărbătoare legală.

🔹 Condica normalizată: transferare timp din program de lucru

De acum poți transfera, prin simpla apăsare a unui buton, timpul angajaților din programul de lucru direct în condica normalizată, oricând ai nevoie. Funcționalitatea se poate aplica pentru unul sau mai mulți angajați. Menționăm și că transferul nu se aplică dacă există deja timp normalizat sau concedii/evenimente înregistrate.

🔹 Condica de prezență: un nou format compatibil cu Benefit

Noua integrare cu Benefit Edenred, disponibilă în 'App Centre', îți oferă posibilitatea să exporți condica de prezență într-un format compatibil cu platforma Benefit. O dată cu activarea acestei integrări, vei putea selecta noul format în momentul exportului.

Papervee - Sistem de alerte la expirarea documentelor 

Noua versiune a platformei Papervee include un sistem inteligent de notificări, care te anunță când documentele importante de HR se apropie de termenul de expirare. În acest mod, ai vizibilitate continuă asupra contractelor aflate la final de termen, a documentelor medicale ce necesită reînnoire, a actelor de identitate ce urmează să expire sau asupra altor documente configurate de tine. 

Iată cum funcționează:

🔹 Funcționalitatea este deja activă în contul tău, iar începând de astăzi vei primi notificări pentru toate documentele care se apropie de expirare.

🔹 Am introdus două tipuri de alerte:

• Alerte pentru documente - trimise pentru documentele create custom, disponibile în secțiunea Alte documente din profilul utilizatorului.

• Alerte pentru informațiile utilizatorului – generate automat la expirarea contractului, expirarea cărții de identitate sau la încetarea suspendării contractului.

🔹 Sistemul de notificări funcționează pe trei praguri de avertizare: cu 30 de zile, 15 zile și 3 zile înainte de data expirării.

🔹 Cine primește alertele? Sunt transmise către Managerii Operaționali, HR Manageri și Administratorii din organizație.

🔹 Alertele se trimit atât în platforma web, la zona de Notificări, cât și în aplicația mobilă Papervee.

🔹 Poți gestiona alertele și termenul lor de declanșare în zona de Setări → Papervee Apps → secțiunea Alerte.

Papervee te ajută să știi din timp când expiră documentele esențiale, astfel încât să eviți suprizele neplăcute și să te pregătești din timp pentru reînnoire.