Pagina Program de lucru în Modul Manager

Când pornești Modul Manager, pagina Program de lucru devine calendarul echipei: un rând pentru fiecare persoană și o coloană pentru fiecare zi. De aici vezi cine are program și cât, comparat cu norma, și adaugi, modifici sau ștergi programul echipei. Pagina este pentru manageri operaționali, HR Manageri și Owner.

Înainte să începi

• Pornește comutatorul Modul Manager. Cum funcționează este explicat în Modul Manager: ce este și cum îl folosești.
• Ce vezi depinde de rolul tău:
  • Managerul operațional vede doar angajații pe care îi coordonează.
  • HR Managerul și Owner-ul văd toți angajații.
• Ce poți face depinde tot de rol:
  • Managerul operațional adaugă, modifică și șterge programul angajaților pe care îi coordonează.
  • Un HR Manager cu dreptul Flux HR poate face același lucru pentru toți angajații.
  • Un HR Manager fără dreptul Flux HR vede calendarul, dar poate adăuga, modifica și șterge programul doar pentru angajații pe care îi coordonează ca manager operațional. Dacă nu coordonează pe nimeni, butoanele nu apar.
  • Owner-ul poate adăuga, modifica și șterge programul pentru toți angajații, inclusiv pentru el însuși.

Pe web

Deschide Program de lucru din meniul din stânga, apoi tabul Program de lucru.

Perioada

• Sub titlu vezi câte zile lucrătoare și câte sărbători legale are perioada și câte persoane apar în calendar.
• Alege Lună sau Săptămână. Săptămâna începe luni și se termină duminică.
• Cu săgețile treci la perioada anterioară sau la cea următoare. După ce pleci din perioada de azi, apare butonul Luna curentă sau Săptămâna curentă, care te aduce înapoi.
• Ziua de azi este evidențiată, iar calendarul se derulează singur până la ea.
• Browserul reține dacă ai ales lună sau săptămână.

Căutarea și filtrele

• Caută angajat caută după nume sau prenume.
• Filtrare grupuri păstrează doar persoanele din grupurile alese.
• Filtrare șabloane apare când există șabloane. Păstrează persoanele care au în perioadă program adăugat dintr-unul dintre șabloanele alese, iar celelalte zile ale lor apar estompate. Dacă poți modifica programul, apare și butonul Selectează zilele din șablon. El selectează dintr-o dată zilele cu program din acele șabloane, pentru persoanele pe care le coordonezi de pe pagina curentă, și deschide meniul selecției.
• Filtrare program filtrează după orele unei zile, de exemplu „08:00 – 16:00”: de la primul început până la ultimul sfârșit din zi, cu pauzele incluse. Lista conține orele care apar în perioada afișată, fiecare cu numărul de persoane care le au, cele mai frecvente primele. Rămân persoanele care au cel puțin o zi cu orele alese, iar zilele lor cu alte ore apar estompate.
• Afișare deschide opțiunile de afișare:
  • Text în celule (lună), doar în vizualizarea pe lună: Interval (de exemplu „8–16”), Ore (orele lucrate, de exemplu „8h”) sau Cod program (un cod scurt format din numele programului, explicat sub calendar).
  • La Opțiuni: Include colaboratori/PFA adaugă în calendar și colaboratorii (vezi Utilizatori Colaborator/PFA). Exclude weekenduri la selecția manuală, vizibilă dacă coordonezi cel puțin un angajat, face ca selecția pe zile să sară peste sâmbete și duminici.
  • La Norma de lucru: bifează norma lunară (Norma de lucru), norma zilnică sau pe amândouă, apoi apasă Aplică. Planificatul fiecărei persoane se compară cu norma aleasă.

Browserul reține textul din celule și opțiunile.

Stările

Sub butoanele de acțiune ai un rând de stări: Fără program, Sub normă, Peste normă și, doar pentru companiile din România, Avertismente Codul muncii. Apasă o stare ca să vezi doar persoanele aflate în ea. Filtrul se aplică tuturor persoanelor păstrate de căutare și de celelalte filtre, nu doar celor de pe pagina curentă. Dacă alegi mai multe stări, vezi persoanele care se află în oricare dintre ele. Stările nu afișează un număr de persoane.

• Fără program: persoana are cel puțin o zi lucrătoare fără program.
• Sub normă și Peste normă: planificatul diferă de normă cu cel puțin un minut.
• Avertismente Codul muncii: programul persoanei are cel puțin un avertisment. Vezi Avertismentele Codul muncii din programul de lucru.

Calendarul

• Fiecare rând este o persoană. Numele este un link către profilul angajatului, la tabul Program de lucru. Când norma zilnică este bifată, sub nume apare, de exemplu, „Normă 8h/zi”.
• Weekendurile și sărbătorile legale au alt fundal. La trecerea mouse-ului peste antetul unei sărbători vezi numele ei. Zilele dinainte de angajare și cele de după arhivare sunt hașurate și nu primesc program.
• În vizualizarea pe lună, o zi cu program arată textul ales în Afișare și o bară cu lucrul și pauzele. Dacă ții mouse-ul pe o zi, vezi pe scurt intrările ei.
• În vizualizarea pe săptămână, fiecare zi arată intrările cu nume, ore și durată, plus concediile, telemunca și evenimentele.
• Concediul aprobat apare cu codul lui pe fundal albastru. Evenimentele apar cu codul în chenar, iar telemunca cu codul ei pe fundal verde. Telemunca nu înlocuiește programul: ziua rămâne zi lucrătoare.
• Zilele goale pe care le poți completa au un „+”: angajatul este unul pe care îl coordonezi, nu are concediu în ziua respectivă și este activ în companie.

Sub calendar ai legenda: Program de lucru, Pauză, Zi lucrătoare fără program, Weekend sau sărbătoare legală, Continuă a doua zi și, când pagina are avertismente, Avertisment Codul muncii. Pe rânduri separate vezi codurile de concediu, de telemuncă și de eveniment din perioada afișată și, în vizualizarea pe lună cu Cod program, codurile de program, fiecare cu numele lui.

Planificat față de normă

Coloana Planificat arată timpul programat al fiecărei persoane în perioadă, cu pauzele incluse, iar lângă el norma din contract. La trecerea mouse-ului vezi totalul împărțit în lucru și pauză. Dedesubt ai o bară de progres și starea rândului:

• „N zile fără program”, dacă persoana are zile lucrătoare fără program. Această stare are prioritate.
• Normă completă, dacă planificatul este egal cu norma.
• „+X peste normă” sau „X sub normă”, cu diferența.
• Numărul de avertismente ale Codului muncii, dacă există.

În vizualizarea pe lună se folosește norma lunară. În vizualizarea pe săptămână se folosește norma zilnică, înmulțită cu zilele lucrătoare din săptămână în care persoana este angajată și nu are concediu.

Ce înseamnă „Zi lucrătoare fără program”

O zi este marcată Zi lucrătoare fără program când este o zi de luni până vineri, nu este sărbătoare legală, persoana este angajată în acea zi și nu are nici program de lucru, nici concediu aprobat, nici un eveniment pe toată ziua. O zi care are doar pauze sau doar telemuncă rămâne zi fără program.

Două excepții:

• Weekendul sau sărbătoarea lucrată. Pentru fiecare zi de weekend sau de sărbătoare legală în care persoana are program, o zi lucrătoare goală din aceeași săptămână (de luni până duminică) nu mai este marcată, începând cu prima din săptămână. Contează ziua în care începe programul: dimineața unei ture de noapte începute în ziua anterioară nu se socotește.
• Norma atinsă. Dacă planificatul persoanei atinge norma, nicio zi goală nu mai este marcată.

Sortarea

Apasă antetul Angajat ca să ordonezi persoanele după nume, pe toate paginile. Apasă antetul Planificat ca să le ordonezi după timpul planificat, pe pagina curentă. Când ai ales o stare, ambele sortări se aplică tuturor persoanelor filtrate. Calendarul are 10, 25, 50 sau 100 de rânduri pe pagină.

Cardul zilei

Apasă pe o zi care are ceva pe ea ca să deschizi cardul zilei. Cardul arată:

• numele persoanei, data și, dacă e cazul, sărbătoarea;
• timpul de lucru, pauza și intervalul zilei;
• avertismentele Codului muncii ale zilei, dacă există;
• concediile, telemunca și evenimentele;
• fiecare intrare, cu numele, orele, durata, șablonul din care provine, cine a creat-o și descrierea. O descriere lungă se deschide cu Vezi tot.

Pentru angajații pe care îi coordonezi, fiecare intrare are butoanele Modifică și Șterge. În partea de jos a cardului ai Adaugă program în această zi și, când ziua are cel puțin două intrări, Șterge ziua. Pașii sunt în Cum gestionezi programul de lucru al altor angajați.

Dacă apeși pe o zi goală în care poți adăuga program, se deschide direct fereastra de adăugare, cu persoana și ziua alese.

Selecția pe zile

• Trage mouse-ul peste zilele uneia sau mai multor persoane. Când eliberezi butonul, se deschide meniul selecției, cu numărul de zile, persoanele alese și opțiunile Adaugă program și Șterge program. Dacă zilele selectate nu au program, ștergerea este dezactivată și vezi Zilele selectate nu au program.
• Ține apăsat Ctrl (⌘ pe Mac) ca să adaugi zile la selecție prin tragere sau ca să adaugi ori să scoți o singură zi printr-un clic. Meniul se deschide după ce eliberezi tasta.
• Selecția include doar zilele care pot primi program: angajați pe care îi coordonezi, zile din perioada de angajare, fără concediu.
• Apasă Esc sau fă clic în afara calendarului ca să renunți la selecție.

Bifele din dreptul numelor selectează persoane întregi. Persoanele bifate sunt deja alese când apeși Adaugă program, Șterge program sau Generează program. Bifa din antet le selectează pe toate de pe pagină.

Butoanele de acțiune

Deasupra calendarului ai:

• Șabloane, cu numărul de șabloane, pentru cei care pot gestiona programul. Vezi Șabloane de recurență.
• Exportă, care generează un PDF cu programul. Vezi Cum descarci programul de lucru.
• Șterge program, care șterge programul pe un interval. Vezi Ștergerea programului de lucru pe un interval.
• Generează program, doar pentru companiile din România, care face programul pentru mai multe persoane după norma fiecăruia și orele firmei. Vezi Cum generezi programul de lucru.
• Adaugă program. Vezi Cum gestionezi programul de lucru al altor angajați.

Șterge program, Generează program și Adaugă program apar doar dacă printre persoanele de pe pagina curentă este cel puțin una pe care o coordonezi.

După fiecare adăugare, modificare sau ștergere, calendarul se actualizează pe loc, fără să-și piardă poziția.

Pentru un tur al paginii, apasă Ghid interactiv, în dreapta titlului. Vezi Ghidul interactiv.

În aplicația mobilă

Pornește Mod Manager din Profil, apoi deschide tabul Program. Secțiunea Program arată programul echipei, pe o perioadă aleasă: poți căuta un angajat, filtra după grup și alege perioada. Fiecare angajat are un card care se deschide. În aplicația mobilă programul echipei se poate doar consulta. Detalii în Programul echipei și documentele angajaților în aplicația mobilă.

Bine de știut

• Programul nu se adaugă în zilele în care angajatul are concediu aprobat.
• Avertismentele Codului muncii doar te atenționează. Nu împiedică salvarea programului.
• Telemunca și orele suplimentare ale echipei au pagini separate, în aceleași taburi. Vezi Telemunca în Modul Manager și Orele suplimentare în Modul Manager.

Articole conexe

• Cum gestionezi programul de lucru al altor angajați
• Cum generezi programul de lucru
• Avertismentele Codul muncii din programul de lucru
• Șabloane de recurență
• Roluri, relații și drepturi în Papervee