Cum generezi programul de lucru

Cu Generează program faci deodată programul mai multor angajați pentru o perioadă: fiecare primește norma din contract, în orele în care e deschisă firma, cu regulile Codului muncii respectate. Înainte să se adauge ceva, vezi rezultatul persoană cu persoană. Articolul este pentru managerii operaționali, HR Manageri și Owner.

Înainte să începi

• Butonul Generează program apare doar dacă țara companiei este România.
• Pornește Modul Manager și deschide pagina Program de lucru. Vezi Pagina Program de lucru în Modul Manager.
• Butonul apare doar dacă poți adăuga program altor angajați: Owner-ul, HR Managerul cu dreptul Flux HR și managerii operaționali. Poți genera programul doar pentru angajații cărora le poți adăuga program și manual. Vezi Cum gestionezi programul de lucru al altor angajați.
• Angajații au nevoie de contract în Papervee, cu norma zilnică completată. Zilele lor lucrătoare sunt cele ale grupului din care fac parte, din Setări → Setări organizație → Pontaj → Zile lucrătoare.
• Pentru angajații sub 18 ani, completează Data nașterii în fișa lor.

Pași

1. Pentru cine și pentru ce perioadă?

1. Pe pagina Program de lucru, apasă Generează program.
2. La Persoane, alege angajații. Persoanele bifate în calendar sunt deja alese.
3. Alege Data de începere a intervalului și Data de oprire a intervalului. Fereastra pornește cu perioada afișată pe pagină. Perioada poate avea cel mult 62 de zile.
4. Apasă Continuă.

2. Când e deschisă firma?

1. Alege un program din Programe uzuale, de exemplu „Lun–Vin 09–18” sau „Lun–Sâm 08–20”, ori setează fiecare zi în parte.
2. Pentru fiecare zi a săptămânii, pornește comutatorul dacă firma e deschisă și alege ora de deschidere și ora de închidere. O zi cu comutatorul oprit apare Închis.
3. La Oameni în același timp, cel puțin, alege câte persoane vrei la lucru în orice moment cât e deschisă firma.
4. Apasă Continuă.

Nimeni nu este programat în afara acestor ore. Ora de închidere trebuie să fie după ora de deschidere, în aceeași zi.

3. Ora de început și pauza

1. La Începutul zilei de lucru, alege:
   • Când se deschide firma;
   • La o oră aleasă, apoi ora la Ziua de lucru începe la;
   • Ca să se termine la închidere.
2. La Pauza de masă, alege Fără sau durata pauzei, între 15 și 60 de minute.
3. Dacă ai ales o pauză, la Când e pauza alege La jumătatea zilei sau La o oră anume, apoi ora la Pauza începe la.
4. Sub alegeri vezi un exemplu de zi pentru o normă de 8 ore, care se schimbă pe măsură ce alegi.
5. Opțional, în secțiunea Reguli Codul muncii, apasă Vezi regulile ca să oprești sau să pornești o regulă doar pentru această generare. Revino la regulile firmei anulează schimbările.
6. Apasă Vezi rezultatul.

4. Ce se va adăuga

Papervee calculează programul și îți arată rezultatul. Nimic nu se adaugă încă.

1. Dacă o singură zi de lucru nu acoperă toate orele firmei, alege între două variante:

   • O zi de lucru pentru fiecare: toți lucrează în același interval.
   • 2 ture, pe rând (sau mai multe): oamenii se împart pe ture. La Ture alegi între 2 și 4 ture. Cu Tura se schimbă în fiecare săptămână pornit, fiecare schimbă tura după zilele libere. Oprit, rămâne pe aceeași tură toată perioada.

   Varianta care lasă cel mai puțin timp cu mai puțini oameni decât ai cerut este marcată Recomandat și este aleasă implicit.

2. Citește verificările: dacă fiecare are norma din contract, dacă totul e în orele firmei, unde sunt mai puțini oameni decât ai cerut (cu zilele și orele), dacă apar avertismente Codul muncii și după câte reguli s-a verificat. Lângă unele verificări apare Schimbă regulile, care te duce înapoi la regulile din pasul 3.

3. Verifică persoanele. Cele care trebuie privite atent apar primele, la Cu observații. Restul sunt grupate Pe programe sau Pe ture: apasă un grup ca să vezi cine e în el. Cei care nu primesc nimic sunt la Nu primesc program nou. Pentru fiecare persoană vezi orele planificate față de norma perioadei și notele care o privesc.

4. Apasă Adaugă în calendar.

După ce adaugi programul

• Apare mesajul Programul a fost adăugat, cu numărul persoanelor care l-au primit și, dacă e cazul, al celor care nu l-au primit din cauza regulilor.
• Calendarul de pe pagină se actualizează.
• Fiecare persoană care a primit program primește notificarea Adăugare program de lucru de către manager. Vezi Notificări pentru program, telemuncă și ore suplimentare.
• Dacă te-ai răzgândit, apasă Anulează generarea, chiar în această fereastră. Se șterge tot ce a adăugat generarea, iar zilele care aveau deja program rămân cum erau. După ce apeși Închide, butonul nu mai este disponibil și ștergi zilele ca pe orice program. Vezi Ștergerea programului de lucru pe un interval.

Ce notițe poți vedea la o persoană

• Zilele în care lucrează, când nu sunt cele din grupul ei, ca să fie acoperite toate zilele în care firma e deschisă.
• Zilele care rămân libere ca programul să nu treacă de norma perioadei sau ca să fie respectate regulile pornite. Când sunt până la trei, notița le numește.
• Zilele deja programate și zilele de concediu, care rămân cum sunt.
• Orele care nu încap în programul firmei sau care au fost mutate în alte zile, pentru că firma e închisă într-o zi de lucru a persoanei.
• Programul redus pentru un angajat sub 18 ani.
• Motivul pentru care nu primește program: nu are contract sau normă, contractul nu acoperă perioada, toate zilele au deja program, firma e închisă în toate zilele lui de lucru sau noile zile ar încălca reguli pornite, cu numele acestora.

Cum alege Papervee programul

• Norma: fiecare primește norma zilnică din contract în zilele lui de lucru. Norma perioadei nu include sărbătorile legale, concediile aprobate și zilele din afara contractului.
• Zilele de lucru: dacă firma e deschisă și în alte zile decât cele de lucru ale persoanei, Papervee alege pentru ea tot atâtea zile, dintre cele deschise, cu două zile libere la rând (duminica și lunea de după contează ca zile la rând). Astfel se acoperă toate zilele deschise. Angajații cu normă parțială, sub 8 ore pe zi, își păstrează zilele de lucru.
• Zilele lăsate libere: dacă zilele alese apar în perioadă de mai multe ori decât zilele de lucru obișnuite, de exemplu cinci duminici într-o lună, cele în plus rămân libere. Rămân libere întâi zilele în care lipsa persoanei afectează cel mai puțin acoperirea orelor firmei. Dacă tot rămâne un interval descoperit, o zi lăsată liberă poate fi lucrată în locul alteia de aceeași lungime.
• Orele pe zi: norma săptămânii se împarte pe zilele deschise. O zi în care firma e închisă își dă orele celorlalte zile. O zi are cel mult 12 ore cât timp regula Cel mult 12 ore într-o tură e pornită. Orele care tot nu încap apar ca lipsă.
• Pauza: intră în norma zilei, deci o zi de 8 ore durează 8 ore cu pauza inclusă. Se adaugă doar în zilele de peste 6 ore. La ora aleasă, pauza rămâne doar dacă are cel puțin o oră de lucru înainte și după ea. Altfel, cade la jumătatea zilei.
• Ora de început: dacă ziua nu încape până la închidere, începe mai devreme. Dacă firma se deschide mai târziu decât ora aleasă, începe la deschidere. Rezultatul îți spune când s-a întâmplat. Pe ture, turele se întind de la deschidere până la închidere, iar ora de început aleasă nu se aplică.
• Zilele libere: sărbătorile legale (când compania folosește Zile libere legale), concediile aprobate și zilele din afara contractului rămân libere.
• Angajații sub 18 ani: un angajat sub 18 ani primește cel mult 6 ore pe zi și 30 pe săptămână, doar între 06:00 și 22:00, chiar dacă norma din contract e mai mare. Limitele se aplică doar cât sunt pornite regulile pentru angajații sub 18 ani.
• Regulile pornite sunt obligatorii: dacă noile zile ale unei persoane ar da un avertisment, Papervee lasă libere, pe rând, zilele care îl provoacă. Dacă nici așa nu se rezolvă, persoana nu primește program și vezi regulile care au oprit-o. Avertismentele care existau deja în zilele programate dinainte nu opresc pe nimeni.
• Regulile schimbate pentru o generare: țin doar pentru această generare. Regulile companiei rămân cum sunt, iar avertismentele din calendar le urmează pe ale companiei.

Ce nu face generarea

• Nu modifică zilele care au deja program. Completează doar zilele goale.
• Nu creează șabloane. Zilele adăugate nu provin dintr-un șablon.
• Nu programează pe nimeni în afara orelor firmei.
• Nu schimbă regulile din Setări → Papervee Apps → Reguli.

Bine de știut

• Programul generat apare în calendar ca orice program adăugat de un manager. Angajații îl văd ca program setat de manager.
• Dacă între timp altcineva adaugă program într-o zi pe care o completa generarea, ziua își păstrează programul adăugat de acea persoană.
• Avertismentele Codul muncii sunt explicate în Avertismentele Codul muncii din programul de lucru.

Articole conexe

• Pagina Program de lucru în Modul Manager
• Avertismentele Codul muncii din programul de lucru
• Papervee Apps: Reguli
• Cum gestionezi programul de lucru al altor angajați
• Ștergerea programului de lucru pe un interval