Documentele generate automat din cereri
Pentru multe dintre cererile pe care le creezi în Papervee, aplicația generează automat un document PDF și îl salvează în dosarul angajatului. Nu trebuie să faci nimic pentru asta. Acest articol explică ce cereri produc documente, când se generează și unde le găsești.
Când se generează un document
| Tip de cerere | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Concediu de odihnă, concediu pentru creșterea copilului, concediu fără plată, telemuncă | Documentul se generează în momentul în care cererea este creată, înainte de aprobare. Cererea poate fi creată de angajat sau de un manager sau HR pentru angajat. La concediul de odihnă, documentul se generează doar dacă tipul nu cere document original. |
| Alte tipuri de concedii | Documentul se generează la crearea cererii, dacă tipul de concediu nu cere document original. |
| Tipuri de concediu cu Necesită document original | Nu se generează un PDF. Documentul cererii este fișierul pe care îl atașează angajatul. |
| Concediu medical | Nu se generează un PDF. Fișierul atașat de angajat, dacă există, este salvat în folderul Concedii medicale. |
| Evenimente | Documentul se generează la crearea cererii doar dacă tipul de eveniment are activată opțiunea Generare document la crearea cererii. |
| Ore suplimentare | Documentul se generează sau se regenerează de fiecare dată când se salvează intervalele de activitate. Documentul vechi este înlocuit. |
Pentru ca un tip de concediu să ceară document original, sau pentru ca un tip de eveniment să genereze document, administratorul bifează opțiunile din setările tipurilor. Vezi Tipuri de concedii, coduri de indemnizație și tipuri de evenimente.
Ce șablon se folosește
Documentul se creează din șablonul activ pentru tipul cererii respective, în limba implicită a companiei:
- pentru concediul de odihnă, concediul pentru creșterea copilului, concediul fără plată, telemuncă și ore suplimentare există câte un șablon activ;
- pentru alte tipuri de concedii și pentru evenimente se folosește șablonul tipului respectiv. Dacă tipul nu are șablon propriu, se folosește șablonul Implicit.
Datele din document (nume, perioadă, număr de zile etc.) vin din cerere și din profilul angajatului. Administratorii pot personaliza șabloanele. Vezi Șabloanele de documente.
Unde găsești documentele
- Angajat: Documentele mele → Documente cereri, în folderul tipului de cerere. În aplicația mobilă, deschide tabul Documente → Documente cereri.
- Manager, HR Manager sau Owner: în Modul Manager, Dosar documente → alege angajatul → Documente cereri.
Pentru cererile de concediu și de telemuncă, numele documentului este tipul cererii, urmat de data de început și data de sfârșit. Pentru evenimente, numele mai conține și un număr care identifică momentul creării cererii.
Bine de știut
- Un document generat automat nu poate fi șters din tabelul de documente.
- Dacă HR-ul sau managerul încarcă un fișier în folderul unui tip de cerere, fișierul nu este legat de nicio cerere. Este doar un document în plus în dosar.
- Ștergerea documentului atașat unui concediu medical sau unui alt tip de concediu cu document original șterge și cererea de concediu. La concediul de odihnă cu document original se elimină doar fișierul. Vezi Cum încarci, descarci și ștergi documentele tale.
- Pentru concediul medical nu există șablon de cerere.
