Dosarul de documente al angajaților

În Dosar documente poți deschide dosarul fiecărui angajat pentru care ai acces: să vezi documentele lui, să încarci fișiere noi, să generezi adeverințe și să descarci sau să ștergi documente. Pagina este disponibilă pentru Owner, pentru HR Manageri și pentru managerii operaționali.

Înainte să începi

• Pe web, activează comutatorul Modul Manager. Dosar documente apare în meniu doar în Modul Manager. Vezi Modul Manager.
• Owner-ul și HR Managerii pot deschide dosarul oricărui angajat. Un manager operațional poate deschide dosarele angajaților din echipa lui.
• Ce poți face în dosar depinde de drepturile tale. Pentru contract, acte adiționale, fluturași, demisii și decizii ai nevoie să fii Owner sau HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale. Vezi Cine are acces la documente.

Pe web

Cum deschizi dosarul unui angajat

1. Activează Modul Manager.
2. Deschide Dosar documente, apoi tabul Documentele utilizatorului.
3. Alege angajatul din lista Selectează angajat. Poți căuta după nume. Angajații sunt grupați în Activi și Arhivați.
4. Alege unul dintre taburile dosarului:
   • Documente cereri
   • Documente contractuale: apare doar dacă ești Owner sau HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale.
   • Adeverințe
   • Alte documente
5. Alege un card din stânga pentru a vedea documentele din folderul respectiv.

Folderele sunt aceleași ca în Pagina Documentele mele. Câteva denumiri diferă. Folderul cererilor de ore suplimentare se numește Cereri de ore suplimentare, iar fișierele încărcate de angajat se află în Documente încărcate de angajat.

Cum încarci un document în dosarul unui angajat

1. Deschide folderul în care vrei să adaugi fișierul.
2. Apasă Încarcă un document.
3. Completează Nume document.
4. Într-o subcategorie personalizată poți completa și Dată expirare document.
5. Atașează fișierul, un singur fișier de cel mult 20 MB, în formatele .png, .jpeg, .jpg, .pdf, .xls, .xlsx, .doc sau .docx.
6. Apasă Adaugă.

Butonul Încarcă un document apare în toate folderele, mai puțin în Documente încărcate de angajat, dacă ai dreptul să încarci. Când încarci un document în dosarul altcuiva, angajatul primește o notificare.

Un fișier încărcat în folderul unui tip de cerere nu este legat de nicio cerere. Pentru mai multe fișiere deodată, vezi Încărcarea documentelor multiple.

Cum descarci un document

Apasă iconița de descărcare de pe rândul documentului. Dacă iconița este dezactivată, treci cu mouse-ul peste ea: vezi mesajul Nu ai acces să descarci acest document.

Cum modifici data de expirare a unui document

În subcategoriile personalizate, apasă iconița de creion de pe rândul documentului. În fereastra Editează document poți schimba Nume document și Dată expirare document. Apasă Salvează.

Cum ștergi un document

1. Apasă iconița de coș de pe rândul documentului.
2. Confirmă ștergerea.

Dacă iconița de coș este dezactivată, vezi mesajul Nu ai acces să ștergi acest document.

Alte acțiuni din dosar

• Generează adeverință: în tabul Adeverințe. Vezi Cum generezi o adeverință.
• Mutare documente: apare după ce bifezi documente. Vezi Mutarea documentelor între categorii.
• Tabul Documente publice: vezi Documentele publice.
• Tabul Documente șterse: doar pentru Owner. Vezi Arhiva de documente șterse.

În aplicația mobilă

1. Activează Mod Manager din profilul tău.
2. Apasă tabul Documente. Se deschide ecranul Dosar documente.
3. Apasă Selectează angajat, caută persoana în caseta Caută angajat și alege-o. Lista este împărțită în Activi și Arhivați.
4. Răsfoiește folderele și apasă iconița de descărcare pentru a deschide un document.

Pe mobil poți doar să vezi și să descarci documente. Încărcarea, ștergerea, generarea de adeverințe și mutarea se fac pe web. Detalii în Programul echipei și documentele angajaților în aplicația mobilă.

Bine de știut

• Cine poate încărca: Owner-ul, HR Managerii cu dreptul Flux HR sau Upload Docs și managerii operaționali, pentru angajații din echipa lor.
• Cine poate descărca: Owner-ul, HR Managerii cu dreptul Flux HR sau Download Docs și managerii operaționali, pentru angajații din echipa lor. Documentele care conțin date contractuale pot fi descărcate doar de Owner sau de HR Manageri cu dreptul Acces la date contractuale.
• Cine poate șterge: Owner-ul poate șterge orice document încărcat de un utilizator. Ceilalți pot șterge astfel:
  • în Concedii medicale, Documente încărcate de angajat și în subcategoriile personalizate: managerul operațional al angajatului și HR Managerul cu Flux HR pot șterge orice document, iar HR Managerul cu Upload Docs doar documentele încărcate de el;
  • în celelalte foldere, de exemplu cele pentru cereri, adeverințe sau Alte încărcări: doar documentele pe care persoana respectivă le-a încărcat chiar ea, dacă are dreptul de a gestiona dosarul angajatului;
  • în folderele contractuale: doar Owner-ul și HR Managerii cu Acces la date contractuale.
• Pentru documentele legate de concedii, managerii operaționali au nevoie și de permisiunile de aprobare a concediilor, setate de companie. Vezi Permisiunile managerilor operaționali.
• Documentele generate automat din cereri nu pot fi șterse din tabel. Fac excepție adeverințele și cererile de demisie generate.
• Contractul, actele adiționale și deciziile generate se gestionează din istoricul contractului. Vezi Actele adiționale și istoricul retroactiv al contractului.
• Ștergerea documentului atașat unui concediu medical sau unui tip de concediu cu document original șterge și cererea de concediu. La un concediu de odihnă cu document original se elimină doar fișierul.
• Pentru angajații arhivați nu poți genera contract, acte adiționale sau decizii.
• Alertele de expirare se aplică documentelor cu dată de expirare din subcategoriile personalizate. Vezi Alertele de expirare a documentelor.

Articole conexe

• Încărcarea documentelor multiple
• Mutarea documentelor între categorii
• Cum generezi o adeverință
• Cine are acces la documente