Actele adiționale și istoricul retroactiv al contractului

Când se modifică un element al contractului unui angajat, de exemplu salariul sau programul de lucru, poți genera din Papervee actul adițional corespunzător. Pentru modificări mai vechi, de dinainte să folosești Papervee, poți completa retroactiv istoricul contractului, cu act adițional generat, atașat sau fără act adițional.

Înainte să începi

• Trebuie să fii Owner sau HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale. Vezi Cine are acces la documente.
• Angajatul nu trebuie să fie arhivat.
• Compania trebuie să aibă un șablon activ pentru acte adiționale. Poate fi activ un singur astfel de șablon. Vezi Șabloanele de documente.
• Activează Modul Manager. Pașii de mai jos pornesc din Utilizatori, la iconița de creion a angajatului, în panoul Editează angajatul, tabul Informații contractuale.

Cum generezi un act adițional la modificarea datelor

1. În tabul Informații contractuale, apasă Modificare date și schimbă câmpurile dorite.
2. Apasă Continuă spre salvare. Dacă s-a modificat ceva, se deschide panoul Modificări contractuale, cu lista modificărilor.
3. Pornește comutatorul Generare act adițional modificări.
4. Bifează modificările care trebuie incluse în actul adițional.
5. Completează Alege data actului adițional, Alege data de începere a modificărilor și Introdu numărul actului adițional. Numărul propus este cu o unitate mai mare decât Numărul ultimului act adițional din fișă.
6. Apasă Salvare.
7. În panoul Generare act adițional, alege șablonul. Lista conține șablonul activ pentru acte adiționale.
8. Verifică textul în Modificare act adițional și rezultatul în Previzualizare act adițional. Poți edita textul.
9. Apasă Salvează modificările și generează actul adițional.

Modificările se salvează în fișa contractuală, iar actul adițional apare în Istoric contract și în Documente contractuale → Acte adiționale, în dosarul angajatului.

Dacă nu pornești comutatorul Generare act adițional modificări, datele se salvează direct, fără document. Dacă închizi panoul Generare act adițional fără să salvezi, nu se salvează nimic, nici modificările de date.

Dacă lipsește o dată, numărul actului sau nu ai bifat nicio modificare, aplicația te anunță printr-un mesaj și nu salvează.

Ce modificări pot intra într-un act adițional

Pot fi incluse modificările următoarelor date contractuale:

• numărul și data contractului, perioada, data de încheiere și excepția de la data de încheiere;
• perioada de preaviz;
• funcția conform COR;
• norma zilnică și norma săptămânală;
• salariul brut și sporurile salariale;
• zilele de concediu;
• numărul de marcă;
• adresa punctului de lucru, tipul locului de muncă, județul și localitatea;
• tipul contractului, tipul normei, durata timpului de muncă;
• tipul intervalului de repartizare, repartizarea timpului de muncă și detaliile ei;
• ora de început și de sfârșit a programului, tipul turei și orele de repaus;
• nivelul de studii;
• informațiile adiționale.

Cum adaugi retroactiv în istoric

Folosește această funcție pentru contracte sau modificări care au avut loc înainte de a folosi Papervee.

1. În tabul Informații contractuale, în dreapta, la Istoric contract, apasă Adaugă istoric retroactiv.
2. În fereastra Adăugare intrare istoric, alege tipul intrării: Modificare contractuală sau Contract de muncă.
3. Completează Alege data. Câmpul este obligatoriu.

Pentru o modificare contractuală

1. Opțional, alege Tip de modificare (opțional).
2. Completează Alege data de începere a modificărilor. Câmpul este obligatoriu.
3. Dacă ai ales un tip de modificare, completează Valoare veche și Valoare nouă. Dacă nu ai ales un tip, descrie modificarea în caseta de text. Descrierea este obligatorie.
4. Alege una dintre cele trei opțiuni:
   • Fără act adițional: se înregistrează doar intrarea în istoric.
   • Generare act adițional: introdu numărul actului la Introdu numărul actului adițional. Papervee folosește automat șablonul activ pentru acte adiționale, fără alegerea șablonului și fără previzualizare.
   • Atașare act adițional: încarcă fișierul actului. Sunt acceptate fișiere .png, .jpeg, .jpg, .pdf, .doc și .docx.
5. Apasă Salvează intrare.

Pentru un contract de muncă

1. Încarcă fișierul contractului, în format .png, .jpeg, .jpg, .pdf, .doc sau .docx. Este obligatoriu.
2. Apasă Salvează intrare.

Contractul apare în Documente contractuale → Contract, cu data intrării pe care ai ales-o.

Cum ștergi o intrare din istoric

1. Apasă iconița de coș de pe cardul intrării. Se deschide panoul Confirmare ștergere.
2. Citește avertismentul sau bifa afișată. Conținutul depinde de intrare:
   • la un act adițional cu document, ștergerea intrării șterge automat și actul adițional;
   • la o intrare de contract, poți bifa Contractul de muncă se va șterge împreună cu intrarea;
   • la o intrare de încetare sau de suspendare, poți bifa Decizia generată va fi ștearsă împreună cu intrarea.
3. Apasă Ștergere. Pentru a renunța, apasă Anulare.

Documentele șterse din istoric se șterg definitiv și nu ajung în arhiva de documente șterse.

Bine de știut

• Fiecare card din Istoric contract arată data, cine a adăugat intrarea, o descriere și, dacă există, un link către document, de exemplu (contract de muncă), (act adițional generat), (act adițional atașat) sau (decizie).
• Intrările fără document au mențiuni de tipul (fără act adițional generat) sau (fără decizie generată).
• Actul adițional atașat sau generat apare și în dosarul angajatului, la Acte adiționale.

Articole conexe

• Generarea și gestionarea contractului individual de muncă
• Generarea deciziilor de încetare și suspendare
• Șabloanele de documente
• Editarea datelor unui angajat