Cine are acces la documente
Accesul la documente depinde de rolul fiecărei persoane și, pentru HR Manageri, de drepturile bifate la contul lor. Acest articol arată ce poate face fiecare și unde setezi drepturile HR Managerilor.
Cum setezi drepturile unui HR Manager
- Activează Modul Manager.
- Deschide Utilizatori și apasă iconița de creion de pe rândul HR Managerului. Se deschide panoul Editează angajatul.
- Deschide tabul Date de sistem.
- În secțiunea Seturi de drepturi, bifează drepturile dorite.
- Salvează modificările.
Secțiunea Seturi de drepturi apare doar pentru utilizatorii cu rolul HR Manager. Drepturile care contează pentru documente sunt:
| Drept | Ce permite |
|---|---|
| Flux HR | Gestionarea tuturor fluxurilor HR. În documente include încărcarea și descărcarea documentelor altor angajați, ștergerea lor, mutarea lor, modificarea șabloanelor de cereri și de adeverințe și gestionarea documentelor publice. |
| Upload Docs | Dreptul de a încărca documente în conturile utilizatorilor. Apare doar când Flux HR este oprit. |
| Download Docs | Dreptul de a descărca documente din conturile utilizatorilor. Apare doar când Flux HR este oprit. |
| Acces la date contractuale | Dreptul de a gestiona câmpuri, șabloane și documente care conțin date contractuale. |
| Acces la setările companiei | Dreptul de a accesa și gestiona setările companiei. În documente: categoriile personalizate, categoriile de adeverințe și alertele de expirare. |
Descrierea exactă a fiecărui drept se vede în aceeași secțiune, sub numele lui. Pentru mai multe despre roluri, vezi Roluri, relații și drepturi în Papervee.
Ce poate face fiecare rol
În tabelul de mai jos, „HR cu Flux HR” înseamnă un HR Manager cu dreptul Flux HR. „Manager” înseamnă un manager operațional, pentru angajații din echipa lui.
| Acțiune | Owner | HR Manager | Manager | Angajat |
|---|---|---|---|---|
| Vede propriile documente | Da | Da | Da | Da |
| Încarcă în Documente încărcate de mine și în subcategorii personalizate care permit încărcarea | Da | Da | Da | Da |
| Deschide Dosar documente | Da, pentru toți | Da, pentru toți | Da, pentru echipa lui | Nu |
| Încarcă în dosarul altui angajat (fără foldere contractuale) | Da | Cu Flux HR sau Upload Docs | Da | Nu |
| Descarcă din dosarul altui angajat (fără foldere contractuale) | Da | Cu Flux HR sau Download Docs | Da | Nu |
| Folderele contractuale (contract, acte adiționale, fluturași, demisii, decizii): vede, încarcă, descarcă | Da | Cu Acces la date contractuale | Nu | Doar propriile documente |
| Generează contract, acte adiționale, decizii; gestionează istoricul contractului și șabloanele contractuale | Da | Cu Acces la date contractuale | Nu | Nu |
| Descarcă un document generat dintr-un șablon cu date contractuale, al altcuiva | Da | Cu Acces la date contractuale | Nu | Doar propriul document |
| Generează adeverință pentru alt angajat | Da | Cu Flux HR sau Upload Docs | Da | Nu |
| Își generează propria adeverință sau cerere de demisie | Da | Da | Da | Da |
| Încarcă documente publice | Da | Cu Flux HR sau Upload Docs | Nu | Nu |
| Șterge documente publice | Da | Cu Flux HR (toate) sau cu Upload Docs (doar pe cele încărcate de el) | Nu | Nu |
| Vizualizează șabloanele de cereri și de adeverințe | Da | Da | Nu | Nu |
| Creează, modifică, activează, șterge șabloane de cereri și de adeverințe | Da | Cu Flux HR | Nu | Nu |
| Mută documente între categorii | Da | Cu Flux HR | Nu | Nu |
| Încarcă documente multiple | Da | Cu Upload Docs; pentru folderele contractuale, cu Acces la date contractuale | Da, pentru echipa lui | Nu |
| Deschide Documente șterse | Da | Nu | Nu | Nu |
| Setează categoriile personalizate, categoriile de adeverințe și alertele de documente | Da | Cu Acces la setările companiei | Nu | Nu |
Cine poate șterge un document
- Documentele generate automat din cereri nu se șterg din tabelul de documente. Excepție fac adeverințele generate. Contractul, actele adiționale și deciziile se gestionează din istoricul contractului.
- Owner-ul poate șterge orice document încărcat de utilizatori.
- În Concedii medicale, Documente încărcate de angajat și în subcategoriile personalizate: managerul operațional al angajatului și HR Managerul cu Flux HR pot șterge orice document, iar HR Managerul cu Upload Docs doar documentele încărcate de el.
- În celelalte foldere din dosarul angajatului, de exemplu cele pentru cereri, adeverințe sau Alte încărcări: HR Managerul și managerul operațional pot șterge doar documentele pe care le-au încărcat chiar ei.
- Pentru documentele legate de concedii, managerul operațional are nevoie și de permisiunile de aprobare a concediilor, setate de companie. Vezi Permisiunile managerilor operaționali.
- În folderele contractuale, ștergerea este disponibilă doar pentru Owner și pentru HR Manageri cu Acces la date contractuale.
- Angajatul poate șterge documentele încărcate de el în Documente încărcate de mine și în subcategoriile personalizate vizibile, adeverințele pe care și le-a generat, propria cerere de demisie generată și documentul atașat unui concediu medical.
Detalii în Dosarul de documente al angajaților.
Bine de știut
- Accesul HR Managerilor la lista de documente a angajaților este de citire. Pentru încărcare și descărcare au nevoie de drepturile de mai sus.
- În aplicația mobilă se aplică aceleași reguli. De exemplu, folderul Documente contractuale al altui angajat apare doar pentru Owner sau pentru HR Manager cu Acces la date contractuale.
- Subcategoriile personalizate nemarcate Vizibilă pentru angajați sunt ascunse angajaților. Vezi Personalizarea dosarului de documente.
