Personalizarea dosarului de documente
Pe lângă folderele standard, fiecare companie își poate crea propriile categorii și subcategorii de documente, de exemplu „Certificate” sau „Diplome”. Pentru fiecare subcategorie alegi dacă angajații o văd și dacă pot încărca documente în ea. Documentele din subcategoriile personalizate pot avea dată de expirare, iar compania poate primi alerte înainte ca acestea să expire.
Înainte să începi
- Trebuie să fii Owner sau HR Manager cu dreptul Acces la setările companiei.
- Activează Modul Manager. Setările se află în Setări.
Pași
Cum deschizi setările dosarului
- Deschide Setări, apoi Papervee Apps.
- Alege cardul Documente.
- La cardul Dosar documente, apasă Gestionează dosarul.
Se deschide o fereastră cu butonul Creează o categorie nouă și cu câte un panou pentru fiecare categorie existentă.
Cum creezi o categorie
- Apasă Creează o categorie nouă.
- Completează Nume categorie.
- Apasă Creează categoria.
Vezi mesajul Ai adăugat categoria cu succes.
Numele categoriei este obligatoriu, are cel mult 100 de caractere, nu poate conține slash-uri sau caractere speciale și nu poate fi format doar din puncte. Dacă există deja o categorie cu același nume, vezi mesajul Există deja o categorie de documente cu același nume.
Cum modifici o categorie
- În antetul panoului categoriei, apasă iconița de creion.
- Schimbă Nume categorie.
- Apasă Modifică categoria.
Vezi mesajul Ai modificat categoria cu succes.
Cum creezi o subcategorie
- În antetul panoului categoriei, apasă iconița de adăugare.
- În fereastra Creează subcategoria, completează Nume subcategorie. Se aplică aceleași reguli ca la numele categoriei.
- Bifează Vizibilă pentru angajați dacă angajații trebuie să vadă subcategoria.
- Dacă ai bifat opțiunea de mai sus, poți bifa și Angajații vor putea încărca documente în această subcategorie.
- Apasă Creează subcategoria.
Vezi mesajul Ai adăugat subcategoria personalizată cu succes. Dacă există deja o subcategorie cu același nume în categoria respectivă, vezi Există deja o subcategorie de documente cu același nume.
Fiecare subcategorie nouă are alertele de expirare activate implicit. Vezi Alertele de expirare a documentelor.
Cum modifici o subcategorie
- În panoul categoriei, găsește subcategoria în tabel și apasă iconița de creion din coloana Acțiuni.
- Schimbă numele.
- Apasă Modifică subcategoria.
Comutatoarele Vizibilă pentru angajați și Angajații pot încărca documente din tabel se salvează imediat. Al doilea comutator este dezactivat cât timp subcategoria nu este vizibilă pentru angajați.
Cum muți documentele unei subcategorii
În coloana Acțiuni, apasă iconița de folder. Vezi Mutarea documentelor între categorii.
Cum ștergi o subcategorie sau o categorie
- Apasă iconița de coș din coloana Acțiuni (pentru subcategorie) sau din antetul panoului (pentru categorie).
- Dacă o categorie nu are nicio subcategorie, confirmi în mesajul Ești sigur că vrei să ștergi categoria?.
- Altfel, și la ștergerea unei subcategorii, se deschide o fereastră de ștergere: Ștergere categorie de documente sau Ștergere subcategorie de documente.
- Dacă vrei să păstrezi documentele, bifează Vreau să mut documentele înainte de ștergere. Apoi alege Alege categoria și Alege subcategoria în care se mută.
- Apasă Șterge categoria personalizată sau Șterge subcategoria personalizată.
Ștergerea unei categorii șterge și toate subcategoriile ei, împreună cu alertele lor de expirare.
Bine de știut
- Dacă ștergi o categorie sau o subcategorie fără să muți documentele, documentele încărcate de utilizatori ajung în arhiva de documente șterse. Vezi Arhiva de documente șterse.
- Angajații văd în Documentele mele doar subcategoriile marcate Vizibilă pentru angajați. HR-ul și managerii le văd pe toate în Dosar documente.
- Un angajat poate încărca fișiere doar într-o subcategorie care permite acest lucru. Poate modifica sau șterge doar fișierele încărcate de el într-o subcategorie vizibilă pentru angajați.
- Adeverințele au categorii separate. Vezi Categorii personalizate de adeverințe.
