Încărcarea documentelor multiple
Dacă ai de încărcat același tip de document pentru mulți angajați, de exemplu fluturașii de salariu din luna curentă, nu trebuie să deschizi dosarul fiecăruia. Poți încărca toate fișierele deodată, iar Papervee le distribuie automat în dosarul fiecărui angajat, pe baza CNP-ului din numele fișierului.
Înainte să începi
- Numele fiecărui fișier trebuie să înceapă cu CNP-ul angajatului căruia îi aparține documentul.
- CNP-ul trebuie să fie completat în profilul angajatului și să fie unic în spațiul de lucru. Doar angajații activi, cu un CNP valid de 13 cifre, sunt luați în calcul.
- Documentele pot fi încărcate separat sau într-o arhivă zip. Arhiva este despachetată automat.
- Poți încărca cel mult 50 de fișiere deodată, iar fiecare fișier poate avea cel mult 20 MB. Tipurile acceptate sunt imagini, PDF, fișiere Excel și fișiere Word, plus arhive zip.
- Butonul de încărcare multiplă apare doar dacă ai dreptul să încarci cel puțin într-un folder. Vezi secțiunea „Cine poate folosi funcția” de mai jos.
Pași
- Activează Modul Manager.
- Deschide Dosar documente, apoi tabul Documentele utilizatorului.
- Fără să alegi un angajat, apasă butonul de încărcare a documentelor multiple, din partea de sus a paginii. Butonul dispare după ce alegi un angajat.
- Citește explicația din fereastra care se deschide.
- Completează Nume document. Numele introdus se regăsește la începutul numelui documentelor încărcate.
- Alege folderul în Selectează folder. Lista este grupată în Documente cereri, Documente contractuale, Adeverințe și Alte documente.
- Dacă folderul are subtipuri (alte tipuri de concedii, evenimente sau categorii personalizate), alege subtipul în Selectează subfolder.
- La Atașează un fișier, adaugă fișierele sau arhiva zip. Poți trage fișierele în zona de încărcare.
- Apasă Încarcă. O bară de progres arată cât a avansat încărcarea.
Câmpurile obligatorii necompletate afișează mesajul Câmpul este obligatoriu.
Fluturași de salariu securizați
Când alegi folderul Fluturași salariu, apare o bifă, activă implicit:
Documentele încărcate vor fi securizate prin criptare - accesarea acestora necesită introducerea parolei (CNP angajat) pentru descărcare.
Cât timp bifa este activă, fiecare fluturaș este salvat într-o arhivă zip protejată cu parolă. Parola este CNP-ul angajatului. Dacă debifezi, fluturașii se încarcă fără parolă.
Ce se întâmplă după încărcare
- Fiecare document apare în folderul ales din dosarul angajatului potrivit.
- Fiecare angajat primește o notificare că a fost încărcat un document nou în contul lui.
- La final vezi un mesaj care arată câte documente au fost încărcate. Dacă unele fișiere nu au putut fi procesate, mesajul le enumeră.
- Dacă niciun fișier nu corespunde unui angajat existent, vezi un mesaj care te anunță că nu s-au găsit documente potrivite.
Cine poate folosi funcția
- Owner-ul, HR Managerii cu dreptul Upload Docs și managerii operaționali pot încărca documente multiple. Managerii operaționali pot distribui documente doar către angajații din echipa lor.
- Pentru folderele contractuale (Contract, Acte adiționale, Fluturași salariu, Demisii, Decizii) trebuie să fii Owner sau HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale.
- Fișierele nu pot fi încărcate în folderul Documente încărcate de angajat.
Bine de știut
- Un fișier al cărui nume începe cu CNP-ul a doi angajați diferiți este omis.
- Fișierele goale sunt omise.
- Pentru încărcarea unui singur document, vezi Dosarul de documente al angajaților.
