Alertele de expirare a documentelor
Unele documente expiră: un certificat, o diplomă, o autorizație. Dacă adaugi o dată de expirare unui document dintr-o subcategorie personalizată, Papervee te poate anunța din timp, ca să ai timp să ceri sau să încarci documentul nou. Acest articol arată cum setezi alertele și cine le primește.
Înainte să începi
- Alertele se aplică doar documentelor din subcategoriile personalizate ale companiei, care au completat câmpul Dată expirare document. Subcategoriile se creează în Personalizarea dosarului de documente.
- Pentru a seta alertele, trebuie să fii Owner sau HR Manager cu dreptul Acces la setările companiei.
Cum setezi alertele
- Activează Modul Manager.
- Deschide Setări, apoi Papervee Apps.
- Alege cardul Alerte, apoi cardul Alerte documente.
- Apasă Gestionează. Se deschide un panou în dreapta.
- Deschide categoria dorită. Fiecare subcategorie are un rând în tabel.
- Pornește comutatorul Status pentru subcategoriile la care vrei alerte.
- Completează numărul de zile la Alertă normală, Alertă medie și Alertă prioritară.
- Apasă Salvează modificările.
Vezi mesajul Ai salvat setările alertelor cu succes.
Fiecare alertă se setează în zile înainte de data expirării. Poți alege între 0 și 180 de zile. Alerta medie nu poate depăși alerta normală, iar alerta prioritară nu poate depăși alerta medie: dacă introduci o valoare prea mare, Papervee o ajustează automat.
Când creezi o subcategorie nouă, alertele ei sunt pornite implicit, cu 30 de zile pentru alerta normală, 15 pentru cea medie și 3 pentru cea prioritară. Dacă o categorie nu are nicio subcategorie, panoul îți arată un mesaj și un link către Dosar documente.
Cine primește alertele
Alertele ajung la:
- Owner;
- HR Manageri;
- managerul operațional al angajatului al cărui document expiră.
Alertele se trimit o dată pe zi, în ziua în care mai sunt exact atâtea zile până la expirare câte ai setat la alerta normală, medie sau prioritară. De exemplu, cu setările implicite, primești alerte cu 30, 15 și 3 zile înainte de data expirării.
Alertele nu se trimit pe email. Ele apar ca notificări în aplicație și ca notificări push în aplicația mobilă. Mesajul îți spune numele documentului și data expirării.
Unde vezi alertele
Pe web
- În lista de notificări, alerta are butonul Vezi documentul.
- În Dashboard-ul din Modul Manager, în blocul Alerte.
Ambele deschid Dosar documente, în tabul Alte documente al angajatului, la categoria și subcategoria documentului.
În aplicația mobilă
Alerta apare în lista de notificări, ca alertă. Nu are legătură directă către document. Pentru a-l găsi, activează Mod Manager, deschide tabul Documente și alege angajatul în Dosar documente.
Bine de știut
- Dacă oprești comutatorul Status pentru o subcategorie, nu se mai trimit alerte pentru documentele ei.
- Dacă ștergi o subcategorie, se șterg și alertele ei.
- Când un document este restaurat din arhivă, își pierde data de expirare și nu mai generează alerte, până când o completezi din nou.
- Pe pagina Alerte găsești și alerte pentru date ale utilizatorilor și pentru timpul lucrat. Vezi Alertele: documente, utilizatori și ore lucrate.
