Șabloanele de documente: creare, activare, editare, ștergere

OwnerHR ManagerWeb

Papervee generează documentele din șabloane: cererile de concediu, de telemuncă și de ore suplimentare, contractele, actele adiționale, deciziile, cererile de demisie și adeverințele. Poți folosi șabloanele implicite sau le poți crea pe ale companiei, cu aspectul și textul dorit.

Înainte să începi

Activează Modul Manager. Șabloane de documente apare în meniu doar în Modul Manager, pentru Owner și HR Manageri. Dacă ești Owner și nu vezi elementul imediat după ce activezi Modul Manager, reîncarcă pagina.
Pentru a crea, modifica, activa sau șterge șabloane de cereri și de adeverințe, trebuie să fii Owner sau HR Manager cu dreptul Flux HR. Un HR Manager fără acest drept poate doar vizualiza șabloanele.
Șabloanele contractuale (contract, acte adiționale, demisii, decizii) sunt vizibile și se gestionează doar de Owner sau de HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale.
Documentele se generează în limba implicită a companiei, din șabloanele create pentru ea.

Ce găsești în pagina Șabloane de documente

Pagina are trei taburi.

Șabloane cereri conține câte un card pentru fiecare tip de cerere:

Cerere concediu de odihnă
Cerere concediu pentru creșterea copilului
Cerere concediu fără plată
Cerere alte tipuri de concedii: are un sub-tab Implicit și câte un sub-tab pentru fiecare tip de concediu care nu cere document original.
Cerere eveniment: are un sub-tab Implicit și câte un sub-tab pentru fiecare tip de eveniment.
Cerere telemuncă
Cerere ore suplimentare

Nu există șablon pentru concediul medical.

Șabloane contractuale conține cardurile Contract de muncă, Acte adiționale, Demisii și Decizii.

Adeverințe conține cardul Adeverință salariat și câte un card pentru fiecare categorie personalizată de adeverințe.

Fiecare card arată câte șabloane are. În tabelul unui card vezi data, numele șablonului (Document) și Status, cu Activ sau Inactiv. Caseta Caută șablon filtrează lista. În coloana Acțiuni găsești iconițele de vizualizare (ochi), de modificare (creion) și de ștergere (coș). Șabloanele implicite nu au iconițele de modificare și de ștergere.

Cum creezi un șablon

Deschide Șabloane de documente și alege tabul potrivit.
Alege cardul tipului de document, iar la Cerere alte tipuri de concedii sau Cerere eveniment, alege sub-tabul dorit.
Apasă Creează șablon nou. Butonul nu apare pe ecrane foarte mici.
În panoul Creează un șablon nou, completează Numele șablonului. Câmpul este obligatoriu.
Alege orientarea paginii: Portret sau butonul alăturat, pentru orientare pe lățime.
Scrie textul documentului în editor. Pentru datele care se completează automat, folosește butonul de câmpuri dinamice din bara editorului. Vezi Câmpurile dinamice disponibile în șabloane. Conținutul este obligatoriu.
Pentru șabloanele de cereri și cele contractuale, bifează Activează documentul ca șablon pentru toți angajații dacă vrei ca noul șablon să fie folosit imediat.
Pentru adeverințe, bifează opțiunile de vizibilitate: șablonul poate fi folosit de angajați din Documentele mele, de admini din Dosar documente sau de ambele.
Apasă Creează șablon.

Vezi mesajul Ai creat șablonul de document cu succes. La șabloanele contractuale, panoul afișează lângă editor un PDF de previzualizare, sub titlul Previzualizare șablon.

Cum vizualizezi un șablon

Apasă iconița de ochi de pe rândul șablonului. Fereastra arată numele și data creării. Șabloanele contractuale se afișează ca PDF, iar celelalte într-un editor care nu poate fi modificat.

Cum modifici un șablon

Apasă iconița de creion de pe rândul șablonului.
În panoul Modificare șablon, schimbă numele sau conținutul.
Apasă Modifică șablon.

Vezi mesajul Ai editat șablonul de document cu succes. Statusul și vizibilitatea nu se schimbă din acest panou. Le modifici din comutatoarele din tabel.

Cum activezi sau dezactivezi un șablon

Folosește comutatorul de lângă Status pe rândul șablonului. Pentru adeverințe, tabelul are trei comutatoare: Status, Vizibil pentru angajați și Vizibil pentru admini.

Regulile de activare diferă după tipul de document:

Cereri (concediu de odihnă, creșterea copilului, fără plată, alte tipuri de concedii, evenimente, telemuncă, ore suplimentare), acte adiționale și demisii: poate fi activ un singur șablon pentru fiecare tip. Când activezi un șablon, cel activ până atunci se dezactivează. Există mereu un șablon activ: dacă dezactivezi șablonul activ, Papervee activează automat șablonul implicit sau, dacă tu ai dezactivat șablonul implicit, un alt șablon al companiei.
Contract de muncă și decizii: pot fi active mai multe șabloane în același timp. Alegi șablonul dorit în momentul generării documentului.
Adeverințe: pot fi active mai multe șabloane. Dacă dezactivezi un șablon, el devine automat nevizibil și pentru angajați, și pentru admini. Un șablon poate fi folosit de angajați doar dacă este activ și vizibil pentru angajați, respectiv de admini doar dacă este activ și vizibil pentru admini.

Cum ștergi un șablon

Apasă iconița de coș de pe rândul șablonului.
Confirmă ștergerea. Fereastra îți arată numele și data creării șablonului.

Vezi mesajul Ai șters șablonul de document cu succes. Dacă ștergi șablonul activ al unui tip cu un singur șablon activ, șablonul implicit devine activ din nou.

Bine de știut

Șabloanele implicite nu pot fi modificate sau șterse. Dacă vrei un text diferit, creează un șablon nou și activează-l.
Documentele din cereri se generează automat din șablonul activ. Vezi Documentele generate automat din cereri.