Alertele: documente, utilizatori și ore lucrate
Papervee te anunță din timp când expiră documentele și anumite date ale angajaților și când un angajat depășește orele lucrate. Cardul Alerte din Papervee Apps conține trei tipuri de alerte: pentru documente, pentru date ale utilizatorilor și pentru timp. Articolul explică cum le configurezi și cine le primește.
Înainte să începi
- Ai nevoie de acces la Setări. Vezi Pagina Setări.
- Alertele pentru documente se creează pentru subcategoriile personalizate din Dosar documente, doar pentru documentele care au o dată de expirare. Vezi Papervee Apps: Documente.
Cum ajungi aici
- Apasă Setări → Papervee Apps.
- În lista de carduri din stânga, apasă Alerte.
- În dreapta apar cele trei carduri: Alerte documente, Alerte utilizator și Alerte de timp.
- Apasă Gestionează pe cardul dorit. Se deschide un panou lateral.
- Modifică setările, apoi apasă Salvează modificările. Vei vedea mesajul Ai salvat setările alertelor cu succes.
Alerte documente și alerte utilizator
Cele două carduri lucrează la fel: pentru fiecare tip de document sau de dată stabilești cu câte zile înainte de expirare vrei să primești alerta.
- Alerte documente: câte un panou pentru fiecare categorie din Dosar documente, cu un rând pentru fiecare subcategorie personalizată. Dacă o categorie nu are nicio subcategorie personalizată, panoul ei afișează un mesaj cu un link către Dosar documente, de unde poți adăuga una.
- Alerte utilizator: alertele pentru Expirare contract (data de încetare a contractului), Expirare carte de identitate și pentru încetarea suspendării contractului (data la care se termină suspendarea).
Tabelul are coloanele Tip document, Alertă normală, Alertă medie, Alertă prioritară și Status.
- Pornește comutatorul din coloana Status pentru tipul dorit. Cât timp este oprit, câmpurile cu zile nu pot fi modificate.
- Completează, în zile, câmpurile Alertă normală, Alertă medie și Alertă prioritară. Valorile pot fi între 0 și 180 de zile.
- Apasă Salvează modificările.
Alerta medie nu poate depăși alerta normală, iar alerta prioritară nu poate depăși alerta medie. Dacă introduci o valoare mai mare, aplicația o corectează automat. Cele trei alerte au culori diferite: albastru pentru normală, portocaliu pentru medie, roșu pentru prioritară.
Când se trimit alertele
Papervee verifică zilnic datele de expirare. Pentru fiecare tip activ, o alertă se trimite în ziua în care mai sunt exact atâtea zile până la expirare câte ai setat la Alertă normală, la Alertă medie și la Alertă prioritară. Prin urmare, pentru fiecare dată de expirare pot fi trimise până la trei alerte.
Cine primește alertele
Alertele pentru documente și pentru datele utilizatorilor merg la:
- Owner;
- toți HR Managerii;
- managerii operaționali ai angajatului.
Angajatul nu primește alerta. Destinatarii sunt stabiliți de aplicație, nu îi poți alege. Alertele apar ca notificări în aplicație și ca notificări pe telefon, nu prin email.
Alerte de timp
Cardul Alerte de timp te anunță când un angajat depășește orele lucrate. În panoul lateral alegi numărul de ore după care pontajul se consideră timp peste program. Sunt două alerte:
- Depășire normă zilnică cu număr de ore lucrate: ore între 0 și 23, plus minute.
- Depășire raport lucru cu număr de ore lucrate: ore între 0 și 744, plus minute.
- Pornește comutatorul alertei dorite. Cât timp este oprit, câmpurile pentru ore și minute nu pot fi modificate.
- Completează orele și minutele. Dacă alerta este pornită și durata este 0 ore și 0 minute, apare mesajul Selectează o durată validă și nu poți salva.
- Apasă Salvează modificările.
Când se trimit alertele de timp
- Alerta zilnică: cât timp angajatul este pontat, alerta se trimite când timpul lucrat în ziua respectivă atinge norma lui zilnică plus durata aleasă.
- Alerta lunară: se verifică la fiecare depontare. Alerta se trimite când timpul lucrat în lună depășește norma lunară estimată plus durata aleasă. Se trimite cel mult o dată pe zi pentru fiecare destinatar.
Alertele de timp merg la managerii operaționali ai angajatului și la toți HR Managerii. Owner-ul le primește doar dacă este și manager operațional. Ele ajung ca notificare în aplicație și pe telefon, cu titlul Alertă pontaj, și nu pot fi dezactivate de destinatar.
Bine de știut
- Alertele pentru documente apar în notificări cu butonul Vezi documentul, care deschide dosarul angajatului, în categoria și subcategoria respectivă. În dashboard-ul din Modul Manager apar și în blocul Alerte. Vezi Alertele de expirare a documentelor.
