Exportul condicii pentru WinMENTOR

Dacă ții contabilitatea sau salarizarea în WinMENTOR, poți descărca pontajul lunar din Papervee într-un format pregătit pentru import. Papervee oferă două formate, Format WinMENTOR 1 și Format WinMENTOR 2. Ambele se descarcă din Centru de exporturi, după ce generezi exportul din condica de prezență sau din condica normalizată.

Nu există o setare a companiei care alege formatul. Cele două formate apar mereu în meniu, iar tu o alegi pe cea de care ai nevoie la descărcare.

Înainte să începi

• Ambele formate cer ca exportul să fi fost generat cu Condică simplificată.
• Format WinMENTOR 2 cere în plus un export lunar și o rotunjire de 30 de minute, stabilită în setările companiei.
• Pentru Format WinMENTOR 2, fiecare angajat trebuie să fie într-un grup și să aibă completat câmpul Număr marcă.

Pregătește exportul

1. Deschide Condică de prezență din meniul Core HR, în Modul Manager.
2. Apasă Setări afișare, deschide tabul General și activează Condică simplificată. Este o setare personală: se aplică doar pentru tine.
3. Pentru Format WinMENTOR 2, verifică rotunjirea din setările companiei (vezi mai jos). Fă acest pas înainte de export, pentru că exportul păstrează rotunjirea de la momentul generării.
4. Alege luna dorită (Lună).
5. Apasă Exportă.
6. Deschide Centru de exporturi, apasă Exportă pe rândul exportului și alege Format WinMENTOR 1 sau Format WinMENTOR 2.

Pașii de la Centrul de exporturi sunt descriși în Centrul de exporturi.

Setează marja de rotunjire la 30 de minute

Setarea se face de către Owner sau de un HR Manager cu dreptul Acces la setările companiei.

1. Navighează la Setări → Papervee Apps → Pontaj.
2. Pe cardul Setări personalizate condică de prezență, apasă Gestionează.
3. În fereastra Gestionează setări din condică, mergi la secțiunea Condică simplificată, rubrica Rotunjire calcul timp.
4. La Marjă de rotunjire, alege 30 minute. Cealaltă variantă este 15 minute.
5. Apasă Salvează.

Cu marja de 30 de minute, durata fiecărei zile se rotunjește la ore întregi (jumătățile de oră se rotunjesc în sus).

Format WinMENTOR 1

Formatul păstrează structura fișierului Excel obișnuit al condicii (Nr. crt., Nume, Prenume, coloanele zilelor și coloanele de statistici alese), dar cu un singur rând pentru fiecare angajat. Coloanele zilelor apar dacă ai bifat Zile calendaristice în Setări afișare.

• În zilele de concediu apare codul concediului, așa cum îl vezi în Papervee (de exemplu „CO”).
• În zilele de eveniment apare codul evenimentului.
• În celelalte zile, inclusiv în cele de telemuncă, apare doar durata zilei, fără mențiunea de telemuncă.
• La final apare o legendă.

Formatul este disponibil doar pentru exporturile generate cu Condică simplificată. Altfel, apare inactiv, cu mesajul Disponibil doar pentru exporturile generate cu condica simplificată.

Format WinMENTOR 2

Formatul respectă structura WinMENTOR 2 pentru importul pontajelor lunare, în format .xls. Fișierul are o singură foaie, numită Pontaj, fără rând de antet, cu câte un rând pentru fiecare angajat. Coloanele sunt în ordinea cerută de import:

1. anul;
2. luna;
3. simbolul echipei: numele grupului din care face parte angajatul, tăiat la primele 10 caractere;
4. identificatorul echipei, lăsat gol;
5. marca: Număr marcă al angajatului. Dacă are între 1 și 10 cifre, se exportă ca număr, altfel ca text;
6. cele 31 de coloane ale zilelor, câte una pentru fiecare zi a lunii. Zilele pe care luna nu le are rămân goale;
7. opt coloane goale, rezervate pentru avans și lichidare;
8. numărul de zile suspendate;
9. numărul de zile active.

Ce apare în coloana unei zile

Fiecare zi conține fie numărul de ore lucrate (ore întregi), fie un simbol de absență. Dacă o zi are mai multe situații, are prioritate evenimentul, apoi concediul, apoi telemunca, apoi orele lucrate.

Concediul medical se împarte după codul de indemnizație ales în cerere (disponibil în companiile din România). Vezi Concediul medical: cod de indemnizație și certificat.

Pentru orice alt tip de concediu sau de eveniment, în celulă apare codul afișat în Papervee, scris cu prima literă mare și restul mici. Dacă acel cod coincide cu un simbol din legenda WinMENTOR, se folosește scrierea din legendă.

Zile active și zile suspendate

• Se numără ca zile suspendate zilele cu simbolurile Bo, Bp, Am și I (precum și alte simboluri din legenda WinMENTOR pentru suspendări).
• Se numără ca zile active zilele cu simbolurile Co, Tm și D (precum și alte simboluri active din legenda WinMENTOR) și zilele cu cel puțin o oră lucrată, după rotunjire.
• O zi al cărei cod nu este în legenda WinMENTOR nu se numără nici ca activă, nici ca suspendată.

Când Format WinMENTOR 2 este inactiv

Dacă formatul nu este disponibil, în loc de descriere apare motivul. Condițiile se verifică în această ordine:

1. Generează din nou exportul pentru a folosi acest format: exportul este mai vechi și nu conține datele necesare. Generează un export nou.
2. Disponibil doar pentru exporturile generate cu condica simplificată: activează Condică simplificată în Setări afișare și generează din nou exportul.
3. Disponibil doar pentru exporturile lunare: alege Lună, nu Săpt., și generează din nou exportul.
4. Disponibil doar pentru exporturile cu rotunjire de 30 de minute: setează marja de rotunjire la 30 de minute, apoi generează din nou exportul.

Bine de știut

• Aceleași formate pentru ambele condici. Formatele WinMENTOR apar atât la exporturile din Condică de prezență, cât și la cele din Condică normalizată.
• Rotunjirea se păstrează în export. Dacă schimbi marja de rotunjire după ce ai generat exportul, exportul existent rămâne cu rotunjirea veche. Generează un export nou.
• Setarea Condică simplificată este personală. Ea se aplică doar pentru tine, nu și colegilor.

Articole conexe

• Formatele de export ale condicii de prezență
• Centrul de exporturi
• Condica de prezență
• Condica normalizată: ce este și cum se completează