Rapoarte personalizate: cum construiești un raport

ManagerHR ManagerOwnerWeb

Pagina Rapoarte personalizate îți permite să construiești propriul tabel cu date despre angajați: date personale, ore lucrate, zile de concediu, telemuncă, ore suplimentare și altele. Alegi perioada, alegi coloanele, restrângi rândurile cu filtre, apoi exporți rezultatul sau îl salvezi ca să-l refolosești.

Rapoartele se construiesc doar pe web, în Modul Manager. Aplicația mobilă nu are rapoarte.

Înainte să începi

Activează comutatorul Modul Manager. Fără el, meniul Rapoarte nu apare. Vezi Modul Manager: ce este și cum îl folosești.
Pagina este disponibilă pentru Owner, HR Manager și pentru angajații care sunt manageri operaționali ai altor angajați. Angajații fără aceste roluri nu o văd.

Deschide pagina

Activează Modul Manager.
Din meniul Core HR, apasă Rapoarte.
Se deschide pagina Rapoarte personalizate, cu trei pași: perioada, conținutul raportului și filtrele.

Dacă vrei o prezentare rapidă a paginii, apasă Ghid interactiv, în partea de sus. Ghidul are cinci pași și poți naviga prin el cu Următorul și Înapoi. Îl închizi cu Am înțeles sau Închide.

Pornește de la un exemplu

Secțiunea Începe de la un exemplu îți oferă rapoarte gata făcute. Un singur clic completează perioada, coloanele și condițiile, apoi rulează raportul. Le poți modifica după aceea, ca pe orice raport.

Ore lucrate luna aceasta afișează prenumele, numele, funcția, timpul înregistrat, timpul lucrat și orele suplimentare, pentru luna curentă.
Ore suplimentare luna aceasta afișează doar angajații care au ore suplimentare în luna curentă.
Contracte care expiră în 90 de zile afișează angajații al căror contract de muncă se încheie în următoarele 90 de zile. Acest exemplu folosește date contractuale, care sunt vizibile doar pentru Owner și pentru un HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale.

Construiește raportul pas cu pas

Pasul 1: Alege perioada raportului

În secțiunea Alege perioada raportului, folosește săgețile de lângă perioadă ca să treci la perioada anterioară sau la cea următoare.
Pentru un interval exact, apasă butonul cu calendar.
Alege una dintre variantele rapide sau un interval din calendar.

Variantele rapide sunt: Astăzi, Ieri, Săptămâna aceasta, Săptămâna trecută, Luna aceasta, Luna trecută, Ultimele 30 de zile, Ultimele 60 de zile, Ultimele 90 de zile și Anul acesta. Varianta Anul acesta cuprinde perioada de la 1 ianuarie până în ziua curentă.

La prima deschidere, perioada este luna curentă. Datele de timp din raport (ore lucrate, zile de concediu, telemuncă, ore suplimentare) sunt calculate pe perioada aleasă. Raportul se reîncarcă singur de fiecare dată când schimbi perioada.

Pasul 2: Alege coloanele

Secțiunea Ce conține raportul arată coloanele raportului sub formă de etichete, iar un contor îți spune câte coloane ai.

Apasă Editare coloane. Se deschide un panou în dreapta.
Bifează câmpurile pe care vrei să le vezi ca coloane. Câmpurile sunt grupate pe categorii și le găsești descrise în Ce câmpuri poți include într-un raport personalizat.
Închide panoul.

Pentru a schimba ordinea coloanelor, trage o etichetă într-un alt loc. Ordinea aleasă se aplică tabelului, exporturilor și configurațiilor salvate. Pentru a scoate o coloană, apasă pe × de lângă ea.

Coloanele Prenume și Nume nu pot fi scoase. La prima deschidere, raportul pornește cu Prenume, Nume, Email/nume utilizator, Funcție, Manager ierarhic și Manager operațional.

Pasul 3: Filtrează rândurile (opțional)

Secțiunea Filtre te ajută să păstrezi doar rândurile de care ai nevoie. Poți filtra după orice câmp, chiar dacă nu l-ai adăugat ca coloană. Fără nicio condiție, raportul include toți angajații din domeniul tău de acces.

Pașii pentru condiții sunt în Filtrarea unui raport personalizat.

Lucrează cu tabelul

Numărul de rânduri apare deasupra tabelului, în forma „{număr} rezultate”.
Pentru o căutare rapidă, scrie în câmpul Căutare rapidă…. Căutarea filtrează instant rândurile din tabel, după coloanele afișate. Apasă pe butonul de ștergere de lângă câmp ca să golești căutarea.
Majoritatea coloanelor se pot sorta: apasă pe titlul coloanei. Coloanele cu manageri nu se sortează.
Când raportul are mai mult de 25 de rânduri, tabelul se împarte în pagini. Poți alege 25, 50 sau 100 de rânduri pe pagină.
Dacă cel puțin o coloană conține doar numere sau durate, la finalul tabelului apare rândul Total ({număr} rânduri) cu suma fiecărei astfel de coloane. Duratele se adună în format ore:minute.
Datele apar în formatul zz.ll.aaaa, valorile da/nu apar ca Da sau Nu, iar duratele apar ca ore:minute. Managerii apar cu nume și adresă de email.

Când nu există rânduri de afișat, pagina îți spune de ce:

Nimic nu corespunde căutării: apasă Șterge căutarea.
Niciun rând nu corespunde filtrelor: apasă Șterge filtrele sau modifică condițiile.
Nu există date pentru acest raport: încearcă o perioadă mai largă sau alte coloane.

Exportă sau salvează raportul

Deasupra tabelului ai trei butoane:

Salvează configurația curentă: păstrezi perioada, coloanele și filtrele pentru data viitoare. Vezi Salvarea și reutilizarea configurațiilor de raport.
Export XLS și Export PDF: descarci tabelul. Vezi Exportarea unui raport personalizat.

Bine de știut

Cine apare în raport. Owner-ul și HR Manager-ul văd angajații care au fost activi în perioada aleasă și care au comutatorul Utilizatorul va apărea în rapoarte activat. Un manager operațional vede doar angajații pe care îi coordonează (tot cu comutatorul Utilizatorul va apărea în rapoarte activat), iar propriile date nu apar în raport.
Datele contractuale. Grupul de coloane Date contractuale apare doar pentru Owner și pentru un HR Manager cu dreptul Acces la date contractuale.
Calculat în momentul deschiderii. Raportul se calculează de fiecare dată când îl rulezi. Papervee nu păstrează rapoartele generate, ci doar configurațiile pe care le salvezi.
Ultima configurare este reținută. Perioada, coloanele, ordinea și filtrele folosite ultima oară se păstrează în browserul tău. Când revii pe pagină din același browser, le regăsești. Aceasta este diferită de o configurație salvată, care rămâne disponibilă în lista ta și pe alte dispozitive.
Numai datele aprobate. Zilele de concediu, evenimentele, telemunca și orele suplimentare din raport provin doar din cererile aprobate. Regulile de calcul sunt descrise în Ce câmpuri poți include într-un raport personalizat.

Întrebări frecvente

De ce nu văd meniul Rapoarte? Verifică dacă Modul Manager este activat. Meniul apare doar pentru Owner, HR Manager și manageri operaționali.

De ce lipsește un angajat din raport? Verifică dacă a fost activ în perioada aleasă, dacă are activat comutatorul Utilizatorul va apărea în rapoarte, dacă ai accesul necesar la el (ca manager operațional vezi doar angajații pe care îi coordonezi) și dacă filtrele sau căutarea rapidă nu îl ascund.

Raportul apare și în Centrul de exporturi? Nu. Fișierele din Export XLS și Export PDF se descarcă direct din pagină. Centrul de exporturi se folosește pentru exporturile din paginile modulelor.