Formatele de export ale condicii de prezență

Condica de prezență și condica normalizată se exportă în mai multe formate: Excel, Excel detaliat, Benefit, WinMENTOR, PDF simplu și PDF îmbunătățit. Poți descărca același export în oricare dintre ele. Acest articol explică ce conține fiecare format și ce setezi înainte de export.

Înainte să începi

• Activează Modul Manager și deschide Condică de prezență din meniul Core HR. Vezi Condica de prezență și Condica normalizată.
• Pentru formatul Format Benefit, integrarea Benefit trebuie să fie activată de administratorul companiei. Vezi Benefit: ID Benefit și exportul pentru tichete de masă.

Generează exportul

1. Deschide Condică de prezență și alege tabul Condică de prezență sau Condică normalizată.
2. Alege perioada (Săpt. sau Lună), grupurile și, dacă ai nevoie, caută un angajat.
3. Apasă Setări afișare și alege ce trebuie să conțină fișierul (vezi mai jos).
4. Apasă Exportă.
5. Deschide Centru de exporturi, apasă Exportă pe rândul exportului și alege formatul dorit. Pașii sunt descriși în Centrul de exporturi.

Ce setezi în Setări afișare

Panoul Setări condică controlează conținutul exportului. Setările se aplică doar pentru tine, se salvează automat și intră în vigoare când închizi panoul.

• Tabul General: activează Condică simplificată ca fiecare zi să arate doar durata, fără orele de intrare și de ieșire. Activează Ture de noapte în ziua de început ca o tură care trece de miezul nopții să apară integral în ziua în care a început.
• Tabul Coloane: alege coloanele de statistici (ore lucrate, zile lucrate, tichete de masă și altele). Exportul le include în ordinea aleasă. Coloanele cu zilele lunii apar doar dacă ai bifat Zile calendaristice.
• Tabul Proiecte și tabul Zone (în condica de prezență, nu și în cea normalizată): apar doar dacă în companie există proiecte cu timp înregistrat, respectiv zone de pontaj. Dacă bifezi proiecte sau zone, exportul adaugă câte o coloană pentru fiecare.

La deschiderea meniului de formate, în partea de sus apare Generat cu:, urmat de etichete care arată cum a fost generat exportul: Condică standard sau Condică simplificată, plus Ture de noapte în ziua de început, dacă ai ales această opțiune. Ele te ajută să înțelegi de ce un format este disponibil sau nu.

Formatele Excel

Format Excel

Descarcă raportul complet al condicii de prezență. Fișierul are o foaie numită Condică de prezență și conține:

• Nr. crt., Nume, Prenume;
• câte o coloană pentru fiecare zi, dacă ai bifat Zile calendaristice;
• coloanele de statistici alese de tine, în ordinea aleasă;
• coloane pentru proiecte sau zone, dacă le-ai bifat;
• la final, o Legenda cu codurile de concediu, codurile de eveniment și codul de telemuncă folosite.

În condica standard, fiecare angajat ocupă trei rânduri: ora de intrare, ora de ieșire și durata, pentru fiecare zi. În condica simplificată, fiecare angajat ocupă tot trei rânduri, dar fiecare zi arată doar durata, pe al treilea rând. În zilele de concediu, de eveniment sau de telemuncă, codul respectiv apare pe primul rând.

Format Excel detaliat

Exportă fiecare interval (timp și pauză) pe zi. Fișierul are o foaie numită Condică de prezență detaliată, cu coloanele Început, Sfârșit și Tip (Timp sau Pauză).

Formatul este disponibil doar pentru exporturile generate fără condica simplificată. Dacă exportul a fost generat cu Condică simplificată, formatul apare inactiv, cu mesajul Disponibil doar pentru exporturile generate fără condica simplificată. Nu apare deloc la exporturile mai vechi.

Format Benefit

Descarcă raportul Benefit, cu numărul de tichete de masă. Apare doar când integrarea Benefit este activă. Vezi Benefit: ID Benefit și exportul pentru tichete de masă.

Format WinMENTOR 1 și Format WinMENTOR 2

Formate pentru importul pontajului în WinMENTOR. Apar mereu în meniu, dar sunt disponibile doar când exportul îndeplinește anumite condiții. Vezi Exportul condicii pentru WinMENTOR.

Formatele PDF

Simplu

Exportă versiunea simplă a condicii de prezență, într-un singur tabel cu toți angajații, în orientare orizontală, pe pagini mari (format A1). Antetul conține numele companiei, CUI:, Număr Înreg: și titlul, de exemplu „Condică de prezență - Luna septembrie - 2026”. Paginile sunt numerotate (Pagina X din Y), iar la final apar data generării și numele celui care a generat documentul, spațiul pentru semnătură (Semnătura:) și legenda codurilor.

Îmbunătățit

Exportă versiunea îmbunătățită a condicii, pe pagini A4 în orientare orizontală, cu un bloc pentru fiecare angajat. Paginile sunt numerotate (Pagina X din Y). La final apar data generării și numele celui care a generat documentul (Generat la data … de către:), spațiul pentru semnătură (Semnătura:), mențiunea că documentul a fost generat cu ajutorul Papervee și legenda codurilor.

Condica normalizată

Pentru condica normalizată meniul de formate este același: Format Excel, Format Excel detaliat, Format Benefit, Format WinMENTOR 1, Format WinMENTOR 2, Simplu și Îmbunătățit. Datele provin din condica normalizată. Pagina condicii normalizate are propriul buton Setări afișare, cu propriile setări. Acolo nu alegi proiecte sau zone.

Bine de știut

• Datele sunt cele din momentul exportului. Dacă modifici ulterior pontajele, exportul existent nu se schimbă. Generează un export nou.
• Datele companiei din PDF. Antetul PDF-urilor conține datele companiei. Dacă ai filtrat un grup care are date de companie proprii, se folosesc datele acelui grup. Vezi Date de companie diferite pe grup.
• Exporturi mai vechi. Unele formate pot lipsi la exporturile generate înainte de apariția lor. Generează exportul din nou.
• Săptămână sau lună. Fișierele pentru o săptămână au în nume intervalul de date, iar cele pentru o lună au în nume luna și anul.

Articole conexe

• Centrul de exporturi
• Exportul condicii pentru WinMENTOR
• Benefit: ID Benefit și exportul pentru tichete de masă
• Condica de prezență