Exportul condicii pentru SmartBill Conta

Dacă salarizarea se face în SmartBill Conta, poți descărca pontajul lunar din Papervee în formatul pe care SmartBill îl importă din Calcul salarii. Fișierul are structura foii „pontaj” din modelul SmartBill: aceleași celule, formule, culori și liste de valori. Opțiunea Format SmartBill Conta apare în meniul de formate din Centru de exporturi, după Format WinMENTOR 2, atât pentru condica de prezență, cât și pentru condica normalizată.

Înainte să începi

• Exportul trebuie generat pentru o lună întreagă, cu Condică simplificată activată în Setări afișare.
• Marja de rotunjire a companiei trebuie să fie de 30 de minute. Pașii sunt în secțiunea „Setează marja de rotunjire la 30 de minute” din Exportul condicii pentru WinMENTOR.
• Fiecare angajat trebuie să aibă CNP-ul completat în datele personale. SmartBill recunoaște angajații după CNP.
• Câmpul CUI trebuie completat în datele companiei sau, dacă angajații sunt într-un grup cu date de companie proprii, în datele grupului. Vezi Completarea datelor companiei și Date de companie diferite pe grup.

Pași

1. Deschide Condică de prezență din meniul Core HR, în Modul Manager.
2. Alege Lună și luna dorită, apoi apasă Exportă.
3. Deschide Centru de exporturi, apasă Exportă pe rândul exportului și alege Format SmartBill Conta.
4. Citește mesajul afișat după descărcare, dacă apare, și corectează în fișier zilele listate.
5. În SmartBill Conta, deschide Calcul salarii pentru aceeași lună și importă fișierul cu Importa pontaj.

În SmartBill, statul de plată al lunii trebuie să fie creat și să nu fie blocat. Toți angajații din fișier trebuie să existe în SmartBill, cu același CNP.

Ce conține fișierul

• Antetul: numele firmei, CIF-ul (valoarea din câmpul CUI, fără „RO”), luna, anul, numărul de zile lucrătoare (luni–vineri, fără sărbătorile legale din Papervee) și DA sau NU la tichete de masă (DA dacă cel puțin un angajat are tichete de masă).
• Câte un rând pentru fiecare angajat: nume, CNP, normă, tip normă, câte o coloană pentru fiecare zi a lunii și coloanele de totaluri.
• Un rând de totaluri pentru toată firma, la sfârșitul tabelului, pe rândul 1017, nu imediat sub ultimul angajat.

Norma și tipul normei vin din contractul angajatului, după câmpul Tip interval repartizare:

Dacă intervalul este pe săptămână sau pe lună, dar norma respectivă nu este completată, se folosește norma zilnică.

Ce apare în fiecare zi

Fiecare zi conține fie orele lucrate, fie un cod din legenda SmartBill, fie rămâne goală. Prima situație care se potrivește decide:

O zi fără pontaj rămâne goală, nu se marchează AN. Papervee știe doar că nu există pontaj, nu și motivul absenței.

Codurile care nu există în legenda SmartBill (de exemplu CCC) rămân în celulă și sunt listate în avertismentul de la descărcare. Înlocuiește-le înainte de import cu codul SmartBill potrivit.

Orele suplimentare

Orele suplimentare se calculează pe toată luna, ca în SmartBill. Orele lucrate în plus într-o zi acoperă întâi orele lipsă din alte zile. Exemplu, cu normă de 8 ore: luni 10 ore și marți 6 ore înseamnă 0 ore suplimentare, deși condica Papervee arată 2 ore peste normă luni.

Totalul se împarte după ziua în care s-a lucrat, în această ordine, fiecare coloană primind cel mult cât a rămas din total:

1. Ore supl. sarb.: orele lucrate în zilele de sărbătoare legală;
2. Ore supl. S-D: orele lucrate sâmbăta și duminica;
3. Ore supl. L-V: restul.

Ore S-D arată orele de weekend care nu sunt suplimentare. Coeficienții din setările condicii Papervee nu se aplică: fișierul conține orele reale. Coloanele Ore noapte, Ore nelucrate (timp redus), Prime brute, Avantaje in natura, Retineri și Avans rămân goale. Tichete masa conține numărul de tichete calculat în Papervee.

Mesajele de la descărcare

Descărcarea nu pornește dacă niciun angajat nu are CNP valid, dacă lipsește CIF-ul firmei sau dacă exportul conține angajați din firme cu CIF-uri diferite. În ultimul caz, generează exportul doar pentru grupurile unei singure firme.

După descărcare poate apărea un avertisment care nu dispare singur după câteva secunde, ca celelalte mesaje. El listează:

• angajații lăsați în afara fișierului, pentru că nu au CNP valid;
• zilele cu coduri pe care SmartBill nu le acceptă, de exemplu „Ion Popescu: 12, 13 (CT)”;
• orele lucrate de sărbători care doar au completat norma lunii și nu apar la Ore supl. sarb.

Bine de știut

• Coloana Valid? arată un semn verde când orele și absențele unui angajat completează norma lunii și un X roșu când nu o completează. Un X apare de obicei la zile goale, la coduri necunoscute sau la un export generat înainte de sfârșitul lunii.
• Pontajele sunt cele din momentul exportului. Dacă modifici pontajele, generează un export nou. CNP-ul, CIF-ul, Tip interval repartizare și normele săptămânală și lunară se citesc la descărcare.
• Exporturi mai vechi. Dacă formatul apare inactiv cu mesajul Generează din nou exportul pentru a folosi acest format, generează exportul din nou.

Întrebări frecvente

De ce diferă orele suplimentare din fișier de orele peste normă de luni până vineri din condică? Condica adună orele în plus din fiecare zi. Fișierul scade din ele orele lipsă din zilele mai scurte sau fără pontaj, așa cum calculează SmartBill.

Formatul apare inactiv. Ce fac? Sub nume apare motivul. Verifică dacă exportul este lunar, generat cu Condică simplificată și cu rotunjire de 30 de minute, apoi generează exportul din nou.

Articole conexe

• Formatele de export ale condicii de prezență
• Centrul de exporturi
• Exportul condicii pentru WinMENTOR
• Pagina Date contractuale
• Condica de prezență