Șabloane de emailuri automate pentru candidați
Papervee Recrutare poate trimite automat emailuri candidaților în momentele importante ale procesului: la aplicare, la acceptare sau refuz și la programarea unui interviu. Tu decizi care emailuri se trimit și ce text au.
Înainte să începi
- Ai nevoie de acces la Papervee Recrutare și de rolul de Owner sau de HR Manager cu dreptul Acces la setările companiei.
- Compania trebuie să aibă o adresă de email conectată. Emailurile pleacă din ea. Vezi Cum conectezi adresa de email a companiei (SMTP/IMAP).
Cum activezi emailurile automate
- Navighează la Recrutare → Setări.
- În cardul Șabloane emailuri automate, activează comutatorul.
- Apasă linkul Editează setările, care apare după activare.
Dacă nu ai o adresă de email conectată, comutatorul nu rămâne activ și vezi mesajul Nu se pot activa șabloanele deoarece nu există o adresă email configurată. Aceasta se configurează din App Center.
Cele șase șabloane
În fereastra Șabloane pentru emailurile trimise către aplicanți, coloana Șablon listează șase șabloane. Fiecare are propriul comutator și un buton cu creion pentru editare. Toate sunt dezactivate inițial.
Numele șabloanelor apar în limba implicită a companiei. În română sunt:
| Șablon | Când se trimite |
|---|---|
| Aplicare | Când un candidat aplică pe pagina de cariere |
| Acceptat | Când muți un candidat în statusul Angajat |
| Refuzat | Când muți un candidat în statusul Respins |
| Programare interviu | Când programezi un interviu |
| Modificare interviu | Când modifici un interviu |
| Ștergere interviu | Când ștergi un interviu |
Pentru Acceptat și Refuzat, emailul se trimite când muți candidatul prin tragere pe tablă sau cu Mută în alt pas din fișa lui.
Când se trimite un email automat
Un email automat ajunge la candidat doar dacă sunt îndeplinite toate condițiile:
- Comutatorul din cardul Șabloane emailuri automate este activat.
- Compania are o adresă de email conectată.
- Comutatorul șablonului respectiv este activat.
- Candidatul are o adresă de email în fișă.
Emailul se trimite în limba implicită a companiei.
Nu se trimite niciun email când dezarhivezi un candidat sau când îl muți într-un status personalizat sau în În curs de angajare.
Cum editezi un șablon
- În fereastra Șabloane pentru emailurile trimise către aplicanți, apasă butonul cu creion de pe rândul șablonului.
- În fereastra Modificarea șablonului, modifică Subiectul email-ului.
- Modifică textul în editor. Poți folosi text îngroșat, cursiv și subliniat, poți alege mărimea textului și alinierea.
- Pentru a insera date ale candidatului sau ale interviului, apasă un câmp din Câmpuri predefinite. Câmpul apare în text acolo unde este cursorul.
- Apasă Salvează modificările.
Dacă treci cu mouse-ul peste un câmp, un mesaj îți spune ce afișează. Modificările de text și de subiect se aplică versiunii șablonului în limba implicită a companiei. Comutatorul unui șablon se aplică tuturor versiunilor lui.
Câmpurile predefinite
| Câmp | Disponibil în |
|---|---|
| Nume candidat, Prenume candidat, Nume poziție deschisă, Nume companie | toate șabloanele |
| Data aplicării | Aplicare, Acceptat, Refuzat |
| Data interviului, Ora interviului | Programare interviu, Modificare interviu (data și ora vechi), Ștergere interviu |
| Noua dată a interviului, Noua oră a interviului | Modificare interviu |
| Locația interviului | Programare interviu, Modificare interviu |
Datele apar în email în formatul zz.ll.aaaa, iar orele în formatul HH:mm.
Bine de știut
- Dacă ștergi adresa de email conectată, emailurile automate se dezactivează. Vezi Cum conectezi adresa de email a companiei (SMTP/IMAP).
- Pentru emailurile pe care le scrii tu unui candidat, vezi Cum trimiți emailuri candidaților și cum vezi răspunsurile.
