Agentul de concedii

OwnerHR ManagerWeb

Agent concedii aprobă sau respinge automat cererile de concediu noi, dar numai când o regulă scrisă de tine acoperă cazul. Dacă nicio regulă nu se potrivește, cererea rămâne la un om, ca de obicei. Regulile se scriu pe web, în Setări → Agenți AI.

Înainte să începi

Owner-ul trebuie să fi activat abonamentul Vee AI - Agent concedii. Vezi Abonamentele agenților Vee AI.
Agentul trebuie să fie pornit, iar compania să fi acceptat termenii. Vezi Activarea agenților Vee AI.
Ai rolul de Owner sau de HR Manager cu Flux HR și Acces la setările Vee AI, cu Modul Manager pornit.

Cât timp agentul este oprit sau abonamentul lipsește, editorul de reguli este inactiv și vezi Activează agentul pentru a-i configura instrucțiunile. sau Necesită un abonament separat pentru a fi activat.

Cum scrii instrucțiunile generale

Instrucțiunile generale sunt regulile permanente ale companiei.

Apasă Setări, apoi tabul Agenți AI.
Apasă cardul Agent concedii. Este selectat implicit.
În cardul Instrucțiuni generale, scrie regulile în editor.
Pentru a insera o acțiune, un angajat sau un grup, scrie @ sau apasă butonul + de sub editor. Alege din taburile Acțiuni (aprobă sau respinge), Utilizatori sau Grupuri.
Apasă Validează cu AI. Dacă regula are probleme, le vezi într-o listă roșie, iar lângă butoane apare Validarea instrucțiunii nu a reușit. Corectează și validează din nou. Când totul este în ordine, butonul devine Validat.
Apasă Salvează. Vezi mesajul Instrucțiunile generale au fost salvate.

Nu poți salva o instrucțiune nevalidată. Poți salva însă un editor gol, ca să ștergi regulile existente.

Cum scrii instrucțiuni temporare

O instrucțiune temporară este valabilă doar pe o perioadă, de exemplu pentru o lună aglomerată.

În cardul Instrucțiuni temporare, apasă Adaugă. Se deschide panoul Configurare instrucțiune temporară.
Scrie numele instrucțiunii.
Alege perioada în câmpul Selectează data sau perioada.
Scrie regula, la fel ca la instrucțiunile generale.
Apasă Validează cu AI, apoi Salvează.

Perioada nu poate începe prea departe în viitor, nu poate fi în întregime în trecut, iar data de sfârșit nu poate fi înaintea celei de început.

Tabelul cu instrucțiuni temporare are coloanele Nume instrucțiune, Perioadă și Status, cu valorile Activ, Expirat sau În viitor. Cu iconița de creion modifici o instrucțiune, iar cu iconița de coș o ștergi, după ce confirmi întrebarea Ești sigur că vrei să ștergi această instrucțiune temporară?. Comutatorul Instrucțiuni expirate afișează și instrucțiunile expirate, iar câmpul Caută le filtrează.

Cum citește agentul regulile

Fiecare paragraf sau element de listă este o regulă separată. Scrie câte o decizie pe paragraf.
O regulă se aplică tuturor angajaților, cu excepția cazului în care numește un angajat sau un grup.
Când mai multe reguli se potrivesc, câștigă prima din această ordine: instrucțiunile temporare înaintea celor generale și, în fiecare, regulile pentru un angajat, apoi pentru un grup, apoi pentru toți.
Agentul poate decide doar dacă regula conține acțiunea aprobă sau respinge, aleasă din listă. Un cuvânt scris de mână nu contează. O regulă cu respinge poate duce doar la respingere sau la amânare, niciodată la aprobare.
Scrie acțiunea afirmativ. Validarea respinge formulări precum „nu aproba”. Spune ce să facă agentul sau nu scrie nicio regulă: tot ce nu e acoperit de o regulă ajunge la un om.

Exemple de reguli:

„@aprobă cererile de concediu de odihnă depuse cu cel puțin 14 zile înainte de începutul concediului.”
„@respinge cererile de concediu de odihnă care se suprapun cu concediul unui coleg din grupul @Recepție.”

La al doilea exemplu, dacă nu există suprapunere, regula nu autorizează nimic, iar cererea rămâne la un om.

Ce informații are agentul

O regulă poate depinde doar de informațiile pe care agentul le primește:

tipul cererii, datele ei, numărul de zile, data depunerii și cu cât timp înainte de început a fost depusă;
zilele libere legale și zilele de weekend din perioadă;
dacă angajatul a atașat un document (nu și ce conține);
grupurile angajatului;
vechimea în contractul curent, perioada de probă și, la contract pe durată determinată, data de încheiere;
soldul de concediu de odihnă și cât rămâne după cerere;
concediile aprobate ale colegilor din aceleași grupuri care se suprapun;
propriile concedii ale angajatului din ultimele trei luni și din luna cererii.

Regulile care depind de altceva, de exemplu salariu, funcție, evaluări, conținutul unui document sau numărul de colegi din echipă, sunt respinse la validare. Validarea respinge și textele de test, regulile care nu țin de concedii, cele discriminatorii, cele care încearcă să schimbe modul de lucru al agentului și regulile care se contrazic.

Când decide agentul

Agentul evaluează o cerere de concediu nouă sau modificată, care așteaptă aprobare. Nu evaluează cererile de telemuncă, de eveniment sau de ore suplimentare.
Nu există o reverificare periodică: cererile depuse înainte de pornirea agentului rămân la oameni.
Dacă un om a decis deja cererea, agentul nu face nimic.
Cererile recreate după o revizuire manuală nu mai trec prin agent.

Agentul amână, adică lasă cererea În aprobare, când nicio regulă nu se potrivește, când regula nu mai este activă (de exemplu o instrucțiune temporară expirată), când regula nu autorizează acțiunea, când agentul nu este suficient de sigur sau când a atins o limită zilnică de siguranță.

Dacă agentul a consumat limita lunară de utilizare corectă, inclusă în abonament, nu mai evaluează cereri noi: ele rămân În aprobare, la oameni, până începe perioada următoare. La fel se întâmplă cât timp abonamentul agentului nu este activ.

Ce vede angajatul

Un card Decizie AI în Vee AI Agents, cu rezultatul Aprobată, Respinsă sau Amânată. Textul este scris în limba angajatului și include motivul, la respingere.
Notificarea obișnuită de aprobare sau de respingere, în care ca aprobator apare Papervee Vee AI.
La respingere, butonul Doresc revizuire manuală.

Managerii angajatului văd decizia în Vee AI Agents, cu Modul Manager pornit. Managerii operaționali direcți și HR Manager-ii cu Flux HR primesc și notificările obișnuite despre decizia asupra cererii. Vezi Deciziile și anomaliile semnalate de Vee AI.