Pentru fiecare salariat încadrat cu contract individual de muncă, angajatorul are obligația de a întocmi și păstra în condiții bune un dosar personal. Dosarul personal al salariatului este registrul ce cuprinde documentele de angajare și o serie de acte privind parcursul angajatului în companie. Documentele pot fi păstrate într-un dosar fizic sau unul digital, iar în cazul verificărilor ITM, acesta se va pune la dispoziția inspectorilor.
Lista documentelor necesare 2024
Conform H.G. nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, dosarul personal al salariatului trebuie să cuprindă următoarele documente:
1. Actele necesare angajării:
- Copia actului de identitate
- CV
- Adeverința medicală eliberată de către medicul de familie al angajatului
- Avizul medicului de medicina muncii
- Copie după certificatul de căsătorie / decret de divorț și certificatele de naștere ale copiilor (dacă este cazul)
- Diplomă de absolvire a ultimei instituții de învățământ
- Alte certificate sau documente de specializare / calificare
- Extras de cont
2. Contractul individual de muncă împreună cu:
- Oferta de angajare
- Fişa postului
- Raportul de evaluare conform criteriilor stabilite
3. Actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă, cum ar fi:
- Actele adiționale la contractul de muncă care atestă schimbarea poziției, salariului, programului de lucru sau a locului de muncă
- Decizia de suspendare a contractului de muncă pentru cazurile precum concediul de creștere a copilului, concediul pentru formare profesională, suspendarea activității de către angajator
- Notificare de suspendare a contractului de muncă de către angajat
- Documentele prin care se dispune reluarea activităţii
- Actele de încetare a raportului de muncă
- Actele de delegare sau detașare
4. Alte documente relevante:
- Acordul angajatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal
- Cazierul judiciar
- Cererile angajatului de efectuare a zilelor de concediu
- Fișa de instruire la angajare privind sănătatea și securitatea în muncă
- Declarația privind luarea la cunoștință a prevederilor contractului colectiv de muncă
- Rezultatele evaluărilor anuale a performanței angajatului
- Diverse adeverințe acordate salariatului pe parcursul angajării
- Alte documente care au legătură cu raportul de muncă angajat-angajator
Ce alte aspecte sunt prevăzute în lege?
H. G. nr. 905/2017 prevede faptul că un angajat actual sau un fost salariat al unei companii poate solicita eliberarea de copii ale documentelor existente în dosarul personal. Angajatorul va elibera documentele în copie certificată.
Un alt aspect de avut în vedere este că dosarele personale ale fiecărui salariat trebuie să fie păstrate în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea datelor, precum și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal. Cea mai sigură și eficientă metodă de păstrare a documentelor angajaților este prin intermediul unei soluții digitale de HR. În acest mod, eviți teancurile de dosare printate și ajungi rapid la informațiile de care ai nevoie.
Rămâi la curent cu noutățile din industria de HR prin abonarea la #NewsletterPapervee! Trimitem în fiecare săptămână informații utile pentru tine și echipa ta.