Ai cel puțin un angajat pe firmă? Atunci poți intra oricând în atenția Inspecției Teritoriale a Muncii (ITM), indiferent dacă administrezi un PFA, un SRL, un ONG, o fundație, o instituție publică sau o unitate de învățământ. ITM desfășoară constant controale pentru a verifica dacă angajatorii respectă legea privind relațiile de muncă, sănătatea și securitatea în muncă, precum și conformitatea cu normele UE.

Deși un control ITM poate părea complex și stresant, lucrurile devin mult mai clare atunci când știi la ce să te aștepți și ai toate actele pregătite. Atât timp cât procesele interne sunt bine puse la punct, iar actele necesare la un control ITM sunt complete și ușor de găsit, nu ai niciun motiv de îngrijorare.

Echipa noastră a documentat timp de șase luni subiectul controalelor ITM, alături de consultanți și experți, având permanent legislația ca punct de referință. Apoi am reunit toate informațiile într-un ghid ITM complet, disponibil gratuit. În acest articol, detaliem care sunt actele necesare în cazul unui control axat pe relații de muncă și pe sănătate și siguranță în muncă (SSM), oferind lista completă.

Actele necesare la un control ITM axat pe relații de muncă 

Relațiile de muncă sunt una dintre principalele arii aflate în responsabilitatea ITM și se numără printre cele mai frecvent verificate domenii. În cadrul unui astfel de control, inspectorii urmăresc dacă angajările au fost realizate legal, dacă drepturile salariale sunt respectate și dacă regulile privind timpul de lucru și timpul de odihnă sunt aplicate corect.

Documentele cerute nu sunt însă întotdeauna aceleași. Lista lor ar putea să difere în funcție de obiectivul, tematica și amploarea verificării. În plus, în baza Legii nr. 208/2021, inspectorii pot solicita documente semnate electronic și în format digital chiar înainte de începerea controlului propriu-zis.

1. Certificatul de înmatriculare la Registrul Comerțului 
Acest document e “buletinul” firmei, fiind dovada că societatea e înființată legal și are dreptul să desfășoare activități economice conform codului CAEN și statutului înregistrat.

2. Actul constitutiv al organizației
Acest document prevede regulile de funcționare ale companiei: cine sunt asociații, ce drepturi și obligații au, cum se administrează firma, capitalul social, obiectul de activitate etc.

3. Registrul Unic de Control
Registrul Unic de Control ține evidența tuturor controalelor efectuate într-o firmă de către autoritățile specializate și se păstrează un exemplar pentru fiecare punct de lucru. Pe lângă Registrul Unic de Control, inspectorii pot solicita și certificatele constatatoare emise la verificările anterioare. 

4. Actul de identitate al administratorului
În majoritatea societăților comerciale, administratorul poate fi un asociat sau o persoană angajată special în acest rol și care reprezintă organizația din punct de vedere legal și administrativ.

5. Împuternicire pentru reprezentantul legal
Dacă controlul ITM este gestionat de către o persoană împuternicită în acest sens, inspectorii vor solicita actul doveditor și cartea de identitate a reprezentantului legal. Împuternicirea trebuie să specifice clar scopul și limitele mandatului oferit. 

6. Actele din dosarul de personal
Toate actele de angajare, documentele contractuale, certificatele adiționale și fișele ce privesc relația angajator-angajat trebuie incluse în dosarul de personal.
Inspectorii ITM pot solicita unul sau mai multe dosare ale salariaților, iar documentele contractuale se prezintă în original, cu semnătura ambelor părți, data semnării și mențiunea angajatului ”am primit un exemplar”. Citește pe blog mai multe detalii despre dosarul de personal. 

7. Dovezile de calcul și de plată a salariilor
Documente precum statele de plată, care arată clar suma brută a salariului, impozitele, contribuțiile sociale, reținerile aplicate fiecărui angajat, extrasul bancar, fluturașii de salariu sau tabelul cu bonurile de masă acordate angajaților.

8. Evidența orelor de muncă prestate
Angajatorul poate demonstra evidența prezenței prin două documente esențiale: foaia de pontaj, care precizează orele de început și sfârșit ale fiecărei zile de lucru, și condica de prezență, unde se prezintă o imagine de ansamblu pe întreaga lună. Ambele trebuie să fie actualizate la zi și pot fi prezentate în format digital sau tipărit.

9. Contractele de muncă ale angajaților (CIM)
CIM-ul trebuie însoțit de oferta de angajare, fișa postului, fișa de instruire SSM și actele adiționale. Inspectorii ITM compară deseori informațiile din documentele contractuale cu declarațiile angajaților, astfel că orice modificare din contract trebuie agreată cu salariatul, apoi reglementată printr-un act adițional.

10. Decizia de gestiune a Registrului de Evidență a Salariaților
De cele mai multe ori, angajatorul desemnează un angajat intern sau apelează la un prestator extern pentru gestiunea datelor din REGES-Online. În ambele cazuri, compania trebuie să întocmească un document pentru a desemna responsabilul.

11. Contractul colectiv de muncă
Conform legii, companiile cu peste 10 salariați sunt obligate să încheie un contract colectiv de muncă și să îl revizuiască periodic prin negocieri cu reprezentanții angajaților.

12. Planificarea concediilor de odihnă
Inspectorii ITM pot solicita această planificare pentru a verifica respectarea duratei şi a modului de acordare a concediilor. Tabelul anual trebuie să cuprindă numele salariatului și datele de început și sfârșit ale concediului de odihnă.

13. Regulamentul Intern al companiei 
Regulamentul intern e documentul care reglementează modul de funcționare al organizației, pornind de la prevederile Codului Muncii și poate fi completat cu norme convenite intern.

14. Alte documente relevante pentru tematica controlului
Lista poate fi suplimentată cu alte acte specifice, care sunt cerute și în funcție de industria în care activezi.

Actele necesare la un control ITM axat pe Sănătate și Siguranță în Muncă (SSM)

Când controlul ITM vizează sănătatea și securitatea în muncă, accentul cade pe modul în care îți protejezi angajații. Inspectorii pot verifica spațiul de lucru, riscurile existente și actele care dovedesc că ai luat măsuri concrete pentru prevenirea accidentelor și îmbolnăvirilor profesionale.

  • Certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului și actul constitutiv al companiei;
  • Registrul Unic de Control și ștampila organizației;
  • O copie a actului de identitate al administratorului firmei;
  • Împuternicirea scrisă și actul de identitate al reprezentantului firmei pentru semnarea documentelor de control;
  • Autorizarea de funcționare în domeniul SSM pentru activitățile desfășurate;
  • Evaluarea riscurilor de accidentare și planul de prevenție și protecție;
  • Tematica de instruire, instrucțiuni privind periodicitatea instruirii, evidența locurilor de muncă cu pericol grav și iminent, evidența zonelor cu risc ridicat și specific;
  • Instrucțiuni proprii pentru completarea reglementărilor de securitate și sănătate în muncă;
  • Determinările de noxe, în cazul unităților cu tehnologii care degajă noxe chimice, pulberi, zgomot etc;
  • Lista de dotare a salariaților cu Echipamente Individuale de Protecție (EIP);
  • Fișele de instruire individuală privind sănătatea și securitatea în muncă;
  • Fișele de post cu atribuții în domeniul SSM și fișele de aptitudini eliberate de medicina muncii;
  • Baza decizională pentru organizarea activității de prevenire și protecție: decizia de desemnare a lucrătorului și dovada participării la cursul SSM, ori decizia serviciului intern SSM și certificatul de instruire, ori contractul cu un serviciu extern de prevenire și protecție și certificatul de abilitare;
  • Decizia de înființare de Comitetului de Securitate și Sănătate în Muncă (CSSM) și dovada transmiterii ultimului proces verbal al ședinței CSSM depus la ITM;
  • Avizul ISCIR pentru echipamente tehnice (ET), în special instalații de ridicat și sub presiune;
  • Document de autorizare a angajaților pentru utilizarea echipamentelor cu risc;
  • Dovada măsurilor luate pentru protecția împotriva electrocutării (verificare împământare);
  • Alte documente relevante pentru tematica controlului;

Spre deosebire de un control pe relații de muncă, care se concentrează în principal pe documentele de personal și respectarea Codului Muncii, un control SSM verifică atât documentele, cât și modul în care măsurile de securitate sunt aplicate în practică. Inspectorii pot merge în secții, depozite, șantiere sau birouri, pot discuta cu angajații și pot verifica dacă ceea ce este trecut în documente se regăsește și în activitatea de zi cu zi. 

Pregătirea începe înainte de control

Cel mai bun moment să pui documentele în ordine nu este ziua controlului, ci cu mult înainte de el. Un dosar de personal complet, o evidență a orelor actualizată la zi și documentele semnate corect îți dau liniștea de care ai nevoie atunci când inspectorii ajung la ușă sau îți trimit notificarea de control pe email.

Un control ITM poate surveni atât inopinat (fără o notificare prealabilă), cât și în urma unei înștiințări directe. Descoperă cum se desfășoară un control, ce urmează după verificare și care sunt cele mai întâlnite mituri în acest ghid complet al angajatorului pentru verificările ITM.