Dacă lucrezi în HR, coordonezi o echipă sau ai propria ta afacere, cu siguranță știi ce este pontajul și care e rolul lui. Înregistrarea zilnică a orelor lucrate, adică pontarea și depontarea de la muncă, a apărut în companii dintr-o obligativitate legală. Legislația din România prevede în mod expres ca fiecare angajator să-și realizeze zilnic o evidență clară a timpului de muncă pentru fiecare salariat.
Toate informațiile privind prezența angajaților sunt înregistrate într-un document fizic sau digital, numit de obicei condică de prezență. Unii profesioniști HR folosesc și termenul de foaie de pontaj, dar acesta e un document separat, dedicat timpilor de muncă pe o lună întreagă și e necesar pentru pregătirea statelor de plată.
Ce format prevede legea pentru întocmirea condicii de prezență?
Legislația nu prevede multe detalii despre modul de redactare a condicii de prezență. Iată ce stabilește Codul Muncii la art. 119: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 161 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru”.
Prin urmare, angajatorul poate decide pe cont propriu ce format să aibă documentul atât timp cât acesta conține toate informațiile esențiale: orele prestate zilnic de către fiecare salariat, cu ora de început și cea de sfârșit a programului. O astfel de evidență a timpului e necesară pentru fiecare punct de lucru al firmei.
Întrucât legea nu impune un model general valabil pentru înregistrarea orelor de muncă, companiile pot folosi fie un format pe hârtie, fie unul digital - Excel, Word, tabele online sau chiar un soft de pontaj automat. Merită menționat faptul că semnătura angajatului nu e absolut necesară pe condica de prezență, dar rămâne la latitudinea angajatorului dacă o cere sau nu.
Condica de prezență digitală e recunoscută legal?
Da, formatul digital al condicii de prezență are valoare legală la fel ca o condică de prezență pe hârtie! Astfel, la un control ITM, inspectorii trebuie să accepte documentul în orice format, atât timp cât reflectă în mod corect timpii de muncă.
La acest capitol, legislația din România oferă flexibilitate angajatorilor, iar în anumite privințe chiar încurajează digitalizarea proceselor de HR. De exemplu, o dată cu tranziția definitivă la noul Registru de Evidență a Salariaților, angajatorii sunt obligați să raporteze în sistem concediile medicale ale angajaților. Astfel, pentru companiile care deja și-au automatizat acest proces, raportarea va fi foarte simplă.
Ca să fie recunoscută legal, o condică de prezență, fie că e completată manual, fie că se generează digital, trebuie să respecte câteva condiţii:
- Datele trebuie să reflecte realitatea, fără discrepanțe între pontaj și prezența efectivă.
- Să conțină informații complete, pentru fiecare salariat în parte și să aibă risc minim de fraudă.
- Să se păstreze în formă accesibilă pentru controalele ITM. Angajatorul trebuie să poată prezenta evidenţa la control.
E adevărat că pontajul automatizat simplifică considerabil întocmirea condicii de prezență pentru că datele se introduc instant. Cu Papervee, peste 300 de companii își generează instant condica de prezență din platforma cloud și nu mai pierd timp cu verificarea și corectarea erorilor. Toate datele sunt sigure, accesibile și ușor de gestionat.
Ce informații trebuie să conțină condica de prezență?
Condica de prezență se întocmește pentru fiecare salariat în parte și se actualizează zilnic. Documentul trebuie să reflecte situația reală a prezenței la locul muncă. Dacă folosești metoda pe hârtie, atunci datele se completează manual de către fiecare salariat în parte sau de către o persoană responsabilă. În cazul pontajului electronic, angajații doar își scanează cartela, iar informațiile sunt înregistrate automat.
Iată ce date să incluzi în condica de prezență zilnică:
- Date despre companie: nume, adresă, punctul de lucru
- Perioada pentru care se înregistrează prezența
- Numele angajatului pentru care se ține evidența orelor
- Departamentul din care face parte angajatului și funcția sa
- Ora de început și de sfârșit a programului zilnic
- Pauzele înregistrate pe parcursul zilei
- Dacă este cazul, deplasările de la birou
- Norma de muncă efectuată în fiecare zi
- Opțional: semnătura angajatului și / sau a persoanei responsabile de gestiunea condicii de prezență
Pentru zilele în care salariații lipsesc de la muncă: fie că sunt în concediu de odihnă, concediu medical, zi liberă pentru compensarea orelor suplimentare, fie au o absență nemotivată, motivul absenței trebuie consemnat și în condică.
Ai nevoie de un model editabil de condică de prezență zilnică?
Dacă îți faci condica de prezență în mod manual, descarcă gratuit acest model în Word și folosește-l cu ușurință în compania ta. Documentul este realizat astfel încât să respecte cerințele legale și poate fi adaptat cu ușurință în funcție de specificul firmei tale.
Dacă îți dorești să automatizează procesul de întocmire a prezenței, Papervee te poate ajuta cu o soluție de pontaj online și condică de prezență digitală. Ia legătura cu noi și scapă de munca repetitivă.