Pontajul este acțiunea zilnică prin care se înregistrează prezența angajaților la muncă: timpul lucrat, zilele de concediu efectuate, orele suplimentare, absențele și alte informații specifice privind timpul de muncă.
Conform Codului Muncii, angajatorul este obligat să țină la locul de muncă această evidență și să o pună la dispoziția inspectorilor ITM în cazul unui control. Prin urmare, pontajul se întocmește pentru fiecare salariat, chiar dacă lucrează de la distanță, are o muncă mobilă, e angajat part-time sau efectuează ore în weekend / de noapte.
Ce este foaia de pontaj
Toate informațiile privind prezența angajaților sunt înregistrate într-un document fizic sau digital, numit foaie de pontaj. Întrucât legea nu impune o regulă general valabilă referitoare la modul în care se întocmește foaia de pontaj, companiile pot folosi fie un format manual pe hârtie sau digital, fie o soluție de pontaj automat.
Foaia de pontaj este completată zilnic, indicând ora de început și sfârșit a programului de lucru, precum și pauzele efectuate de fiecare angajat. La finalul lunii, aceste informații sunt centralizate într-un document numit condică de prezență sau foaie de pontaj lunar. Spre deosebire de foaia de pontaj zilnic, evidența lunară arată activitatea completă a angajatului pe o lună întreagă, raportată la norma de lucru.
Pe lângă faptul că este solicitată prin lege, foaia de pontaj lunar ajută la monitorizarea prezenței și e necesară pentru întocmirea statelor de plată. Un alt aspect important e faptul că angajații nu sunt obligați, prin lege, să semneze foaia de pontaj, iar decizia aparține fiecărui angajator. Companiile care folosesc un sistem de pontaj electronic au siguranța că diminuează riscul de fraudă, astfel că semnarea zilnică a foii de pontaj nu mai e necesară. Clienții Papervee au scăpat de grijile legate de autenticitatea pontajului și conformitatea cu cerințele ITM, iar platforma îi ajută să eficientizeze întregul proces.
Ce trebuie să conțină foaia de pontaj lunar
Fie că angajatorul folosește un soft de pontaj, o fișă pe suport de hârtie sau un model Excel, e foarte important să se asigure că aceasta include următoarele informații în documentul de la finalul lunii:
- Numele companiei și, opțional, departamentul vizat
- Luna și anul curent, cu numărul de zile corespunzător
- Numele și prenumele fiecărui angajat
- Norma de lucru lunară (ore)
- Timpul de muncă efectuat în fiecare zi
- Evidența clară a zilelor de sărbătoare legală și a celor de repaus
- Zilele de concediu luate: de odihnă, medical sau alt tip
- Evenimentele speciale, dacă e cazul: delegație, învoire, etc
- Absențele nemotivate de la muncă
- Orele efectuate suplimentar, de weekend și/sau de noapte
- Zilele de telemuncă înregistrate
- Tichetele de masă cuvenite
Documentul poate fi completat manual sau generat prin softuri de HR precum Papervee și trebuie să fie întotdeauna disponibil în cazul unui control din partea Inspecției Teritoriale a Muncii.
Model editabil foaie de pontaj lunar
Ai nevoie de un model de foaie de pontaj lunar simplu și gata de completat? Descarcă gratuit acest fișier Excel, care te va ajuta să ții evidența orelor lucrate de angajați, într-un format clar și conform cerințelor legale. Documentul este realizat astfel încât să respecte cerințele legale și poate fi adaptat cu ușurință în funcție de specificul firmei tale.
