Fiecare angajare vine cu o serie de pași obligatorii, iar completarea registrului de evidență a salariaților este unul dintre cele mai importante. Legea cere ca angajatorii să înregistreze noile contracte de muncă cu cel puțin o zi înainte ca acestea să intre în vigoare. În trecut, procesul de raportare prin Revisal era destul de anevoios, iar odată cu implementarea REGES Online, procedura a suferit modificări.

Fiind vorba de o platformă nouă, angajatorii trebuie să-și activeze accesul înainte să se ocupe de completarea datelor. În același timp, nu întotdeauna administratorul firmei se ocupă direct de registru, de aceea el trebuie să asigure acces în mod corect și persoanelor responsabile de introducerea și actualizarea datelor în REGES Online: angajații săi din departamentul HR, prestatorul de servicii sau o altă persoană împuternicită în acest sens.

Cum să accezi registrul firmei ca reprezentant legal

Primul pas pentru utilizarea platformei REGES Online e crearea contului de acces la registrul firmei. E important să știi că în REGES nu există ”cont de firmă”, iar accesul la datele companiei se face pe baza contului de utilizator care e asociat cu un CNP.

Astfel, pentru a începe tranziția către REGES Online, trebuie să te conectezi în platformă folosind datele tale de reprezentant legal al companiei. În majoritatea cazurilor, această persoană este și fondatorul, administratorul sau directorul general al firmei. Mai multe detalii despre metodele acces la registru ca administrator în acest articol de blog.

Abia după după ce ți-ai creat contul de utilizator, următorul pas e să soliciți accesul la registrul companiei tale: secțiunea Registre → Cerere acces. Cererea poate fi depusă în două moduri:

  • Ca reprezentant legal – adică persoana menționată în actele oficiale ale firmei.
     
  • Ca împuternicit –  persoană desemnată prin procură sau alt act juridic de către reprezentantul legal pentru exercitarea unor atribuții.

Deși legislația permite ca împuternicitul să acceseze primul registrul, experții recomandă ca această acțiune să fie realizată de către reprezentantul legal. Ulterior, acesta poate delega drepturile de utilizare către prestatorul împuternicit, în funcție de nevoile firmei.

Dacă ai contractat un prestator de servicii pentru a te ajuta cu crearea contului de acces în REGES Online, acesta va trebui să atașeze un document justificativ la depunerea cererii de acces. Conform ghidului oficial REGES Online, e necesar să fie atașat: „contract de prestări servicii sau act adițional din care să rezulte obligația prestatorului de creare cont de acces al angajatorului în registru”.

Platforma delimitează clar accesul la registrul firmei în funcție de calitatea solicitantului și de statutul juridic al angajatorului. În anumite cazuri, aprobarea accesului se realizează instant, dar în alte situații trebuie să încarci acte justificative. Indiferent de situație, sistemul te va ghida prin etape, iar dacă îți dorești să consulți lista oficială de acte necesare și alte detalii pentru solicitarea accesului, iată aici informațiile.

Nu uita că odată ce ai trecut la REGES Online, nu mai poți folosi vechiul Revisal. Toate modificările legate de contractele de muncă se vor face doar în noul sistem, așa că e important să alegi cu grijă momentul în care realizezi tranziția.

Dacă ai deja acces la registrul firmei, poți merge mai departe pentru a explora opțiunile de delegare a operării în REGES Online.

Cum să delegi accesul la un prestator de servicii?

Înainte de a intra în detalii, trebuie să știi că accesul împuternicitului este un drept delegat și poate fi încetat din interfață, iar dacă relația contractuală se încheie înainte ca reprezentantul legal să aibă propriul cont aprobat, firma poate rămâne fără utilizator activ și trebuie să reia procedura de acces. De aceea e important să te asiguri că prestatorul de servicii nu este unicul utilizator cu drept de acces.

La fel ca reprezentantul legal, prestatorul de servicii trebuie să își creeze propriul cont în REGES Online, indiferent de forma juridică a firmei sale. Ulterior, trebuie să solicite acces la registrul propriei companii, chiar dacă nu are are angajați activi. Abia după acești doi pași importanți, prestatorul poate primi delegarea pentru a opera datele din registrul firmei tale.

După ai observat mai sus, procedura de acces stabilește întocmirea unui contract de prestări servicii între angajator și prestator, pentru ca delegarea în REGES Online să fie validă din punct de vedere legal. Odată ce atât firma pe care o reprezinți, cât și firma prestatoare sunt asociate unor conturi active, cu acces la propriile registre, se poate face delegarea dreptului de operare. Pentru asta mergi la meniul Registre → Delegare și completează datele solicitate: datele prestatorului, data începerii colaborării, durata și data încetării. Tot din această secțiune poate fi încetată o delegare.

După ce delegarea este activă, prestatorul poate lucra direct în registrul tău sau poate desemna salariați din firma sa pentru operare. În acest caz, fiecare salariat trebuie să aibă cont propriu în REGES Online pentru a primi delegarea la rândul său și pentru a realiza acțiunile în sistem.

Cum oferi salariaților tăi drept de operare în REGES Online?

După cum ai observat, platforma REGES Online funcționează pe principiul de autentificare individuală - fiecare utilizator are propriul cont. Asta înseamnă că și angajații tăi delegați trebuie să se autentifice cu propria identitate.

Dincolo de pașii tehnici din platformă, există obligația ca salariatul care operează registrul, cel mai probabil cineva din departamentul HR, să fie desemnat prin decizia scrisă a angajatorului. La un eventual control ITM, inspectorii pot solicita documentul care atestă delegarea dreptului de operare în REGES Online, așa că e important să îl ai pregătit.

Procesul de delegare către un salariat este similar cu cel pentru împuternicit, cu diferența că trebuie completate informațiile aferente salariatului (urmărește pașii conform ghidului oficial). La selectarea tipului de delegare, ai inclusiv opțiunea de a desemna un angajat cu rol extins, care are dreptul să delege accesul în REGES Online către alți utilizatori.

Poți gestiona lista completă a delegaților din secțiunea Registre → Delegați, iar dacă vrei să oprești o delegare, folosește butonul dedicat și selectează data de la care aceasta încetează. După confirmarea încetării, delegatul nu mai are acces la registrul firmei tale, iar acțiunea este ireversibilă.

Bune practici pentru delegarea accesului la registrul firmei

Ca recomandări din partea echipei Papervee, îți sugerăm să ții accesul „de bază” direct la angajator (reprezentantul legal al firmei) și să delegi apoi dreptul către angajații tăi sau prestatorul de servicii. Există, totuși, cazuri în care singura soluție pentru accesul în REGES Online este împuternicirea unei persoane, atunci când administratorul sau reprezentantul legal nu poate crea un cont. Este o soluție legală și acceptată.

De asemenea, e important să închei în mod corespunzător documentele justificative pentru acordarea dreptului de acces (contract de prestare servicii, decizie de delegare sau act adițional care menționează clar atribuțiile legate de acces și operare în REGES) și să le aliniezi cu procedurile interne.

Sistemul Revisal rămâne activ doar până pe 31 decembrie 2025, iar după această dată toate înregistrările vor fi efectuate exclusiv în nouă platforma. Ținând cont de faptul că procedura de acces poate dura ceva timp, e important să te înregistrezi în REGES Online cât mai rapid posibil. Dacă ești în căutarea unei soluții HR care să transmită direct datele în REGES și să-ți sincronizeze procesele într-o interfață unică, explorează integrarea Papervee cu REGES Online și hai la un demo.