SPV-ul Inspecției Muncii: o nouă obligație pentru angajatori și încă un pas spre controale digitale

De la 1 ianuarie 2026, REGES-Online a înlocuit definitiv aplicația Revisal, devenind platforma obligatorie pentru raportarea contractelor de muncă. Tranziția a fost categorică: în pofida amânării termenului inițial, companiile au fost nevoite să finalizeze migrarea datelor, indiferent de nivelul lor de pregătire. Totuși, digitalizarea relației cu ITM nu se oprește aici. Inspecția Muncii a anunțat recent o nouă inițiativă legală: înrolarea obligatorie a tuturor angajatorilor în propriul Spațiu Privat Virtual (SPV).

Strategia și calendarul de lansare al SPV-ului Inspecției Muncii au fost prezentate de inspectorul general de stat Dantes Nicolae Bratu la un congres de HR. Pe 20 octombrie, instituția a transmis și un comunicat oficial, preluat de Agerpres. E cert că SPV-ul va deveni canalul oficial de comunicare dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă (ITM). Procesele-verbale de control, măsurile dispuse, răspunsurile de la angajatori și dovezile de conformare vor circula exclusiv online.

Există însă și vești bune, iar cea mai importantă este că nu ai presiunea timpului. Instituția nu a anunțat un termen de implementare, proiectul de act normativ fiind abia în stadiul de redactare. Chiar și așa, îți recomandăm să rămâi informat și să conturezi din timp un plan de acțiune. În acest material, îți explicăm ce este deja cert, ce rămâne de clarificat și ce măsuri poți pregăti chiar de acum în compania ta.

Ce este SPV-ul Inspecției Muncii

În viziunea autorităților, viitorul SPV al Inspecției Muncii va fi o platformă online prin care angajatorii și ITM-ul vor gestiona schimbul de documente oficiale într-un spațiu unic, securizat și trasabil. Odată ce proiectul va deveni realitate, dosarele pe hârtie, drumurile la ghișeu și depunerile fizice ar urma să devină istorie.

„SPV-ul nu este un portal în plus. Este canalul unic prin care se va purta întreaga corespondență dintre angajator și inspectoratul teritorial de muncă.” — Dantes Nicolae Bratu, inspector general de stat

Chiar dacă numele și scopul general sunt similare, noul instrument nu trebuie confundat cu SPV-ul ANAF. Vorbim despre două sisteme diferite, administrate de instituții diferite, chiar dacă ideea din spatele lor este similară.

Ce documente vor circula prin SPV

Conform comunicatului transmis în presă, viitorul SPV va funcționa ca un canal bidirecțional transparent, centralizând întreaga interacțiune dintre ITM și angajatori. Pe de o parte, ITM-ul va comunica direct procesele-verbale de control, măsurile și termenele de conformare, avizele și notificările oficiale. Pe de altă parte, angajatorii vor transmite prin aceeași platformă actele solicitate la inspecții, dosarele proprii de cercetare a incidentelor, dovezile de remediere a neregulilor și orice clarificări sau solicitări administrative.
 

Pentru departamentele de HR, asta e un semnal clar că documentele de personal trebuie să existe deja în format electronic, organizate și ușor de găsit. Să iei la rând fiecare contract și foaie de pontaj ca să le scanezi cere mult prea mult efort. Când interacțiunea se mută online și ai termene stricte, metoda asta pur și simplu nu mai ține pasul.

Totul devine mult mai simplu când ai din start instrumentele potrivite. În Papervee, aplicația completă pentru pontaj și HR, dosarele de personal rămân ordonate automat în format electronic, documentele se creează rapid din șabloane personalizabile, iar condica se generează automat pe baza prezenței zilnice la muncă.

Cine trebuie să se înroleze în SPV-ul ITM și de când

La fel ca în cazul REGES-Online, înrolarea va fi obligatorie pentru toți angajatorii, însă condițiile, intervalul și termenul-limită sunt încă neclare pentru că actul normativ e acum în pregătire. Inspecția Muncii a promis că termenele vor fi făcute publice înainte ca obligația să intre în vigoare.

Calendarul anunțat are patru etape:

1. Adoptarea actului normativ care reglementează SPV-ul și obligațiile angajatorilor.
2. Lansarea platformei și punerea ei în funcțiune.
3. Înrolarea etapizată a angajatorilor, în intervalul stabilit prin lege.
4. Trecerea completă la comunicarea electronică cu ITM-urile, fără documente pe hârtie.

Până la expirarea termenului legal de înrolare, canalele actuale (inclusiv hârtia și ghișeul) vor funcționa în paralel cu SPV-ul. Potrivit Profit.ro, modelul de înrolare va fi similar celui folosit deja la REGES-Online.

Ce nu știm încă? Nu cunoaștem numărul oficial al legii, data-limită până la care trebuie făcută înrolarea și nici ce sancțiuni vor exista pentru neconformare. Papervee va urmări atent subiectul și vom actualiza articolul imediat ce autoritățile vin cu aceste detalii.

SPV-ul e doar o parte din strategia de digitalizare a Inspecției Muncii

SPV-ul este o piesă dintr-un plan mai mare. Din 2025 încoace, Inspecția Muncii a mutat online, pas cu pas, relația cu angajatorii. Dacă privești întregul tablou, direcția e clară: datele tale de HR vor fi tot mai vizibile digital, tot mai repede.

La baza acestei strategii de digitalizare stă SIAMC 2.0, proiect al Inspecției Muncii din care face parte și viitorul SPV. SIAMC vine de la Sistemul Informatic pentru Activități de Monitorizare și Control, platforma cu care lucrează inspectorii de muncă încă din 2015. Versiunea 2.0 este un sistem nou, finanțat prin PNRR, care digitalizează tot fluxul unui control: de la întocmirea documentelor până la transmiterea lor, semnate electronic, către firma controlată. 

Proiectul are trei piese: un sistem de management electronic al documentelor, o aplicație de evaluare a riscului și echipamente mobile pentru inspectori, inclusiv o aplicație care interoghează REGES-Online. Aplicația de risc combină date din REGES-Online, ONRC, procese-verbale de control, cercetări de accidente și sesizări, ca să stabilească ce firme intră pe lista de control și să genereze o „hartă a riscurilor”. Tot în proiectul tehnic al SIAMC 2.0 apare și SPV-ul, ca viitor canal oficial de comunicare cu angajatorii.

Dacă vrei să vezi ce verifică inspectorii azi, citește și Actele necesare la un control ITM – lista completă și ITM 2025: amenzi mai drastice și folosirea camerelor în timpul inspecțiilor.

Pentru echipa noastră, strategia de digitalizare nu a fost o surpriză, ci o confirmare. În decembrie 2025, chiar în febra migrării către REGES-Online, ne întrebam dacă noul sistem nu este doar începutul. Patricia Albu, specialist în Dreptul Muncii la Pro Human Resources, anticipa atunci că digitalizarea va merge mai departe. Ea vorbea despre posibilitatea unui dosar de personal 100% digital și se aștepta ca REGES-Online să fie integrat, în timp, cu ANAF, Casa Națională de Pensii Publice și casa de sănătate.

Ce ar trebui să facă firmele de acum

Consecința directă pentru angajatori este că vizibilitatea crește enorm. Discrepanțele dintre datele transmise REGES-Online, pontajul zilnic și ce scrie în contracte nu mai pot trece neobservate. Spre exemplu, orele lucrate care nu se potrivesc cu programul declarat sau un act adițional neraportat la timp pot plasa firma într-o zonă de risc la un eventual control.

Inspecția Muncii recomandă deja trei măsuri de pregătire pentru SPV. Noi le-am completat cu ce am învățat, alături de clienții noștri, din migrarea în REGES-Online și digitalizarea pontajului.

1. Obține semnătura electronică calificată. Este recomandarea explicită a Inspecției Muncii. Verifică pentru cine e emisă (reprezentantul legal sau persoana împuternicită) și când expiră certificatul.
2. Desemnează o persoană responsabilă de relația cu ITM. Stabilește cine monitorizează SPV-ul, cine răspunde la solicitări și cine îl înlocuiește în concediu. Dacă ai trecut deja prin delegarea accesului în REGES-Online, logica e similară.
3. Mută documentele de personal în format electronic. Contracte, acte adiționale, fișe de post, regulamentul intern, pontaje și cereri de concediu. Vezi ce conține dosarul de personal al salariatului. Echipele care folosesc deja un soft HR cu dosar digital al angajatului, cum e Papervee, au realizat deja acest pas.
4. Digitalizează și documentația SSM. Instruirile, fișele de instruire și evaluările de risc sunt printre primele documente cerute la control.
5. Automatizează evidența orelor de lucru. Pontajul este dovada clară a respectării normelor contractuale și a legislației muncii. Automatizând fluxul, elimini calculele manuale predispuse la greșeli și păstrezi datele curate pentru orice verificare.
6. Verifică acum coerența datelor din REGES-Online. Compară contractele, programul de lucru și salariile raportate cu ce ai în pontaj și în dosare. Corectează diferențele înainte ca ele să apară într-o analiză de risc. Verificarea e mult mai simplă când pontajul, contractele și REGES-Online sunt legate între ele, ca în integrarea REGES-Online din Papervee, unde fiecare modificare transmisă rămâne în istoric.

REGES-Online a digitalizat complet raportarea către Inspecția Muncii, SIAMC 2.0 mută online analiza de risc, iar SPV-ul va muta online corespondența cu inspectorii. Pentru angajatori, întrebarea nu mai e dacă e cazul să migreze la un HR digital, ci cât de pregătiți vor fi când termenul devine obligatoriu.

Din experiența noastră cu cele peste 500 de companii care folosesc Papervee, firmele care au trecut cel mai ușor prin REGES-Online au fost cele care aveau deja datele și documentele într-un singur loc. Cu SPV, avantajul va fi același: un document cerut de ITM se trimite în câteva minute, nu se caută zile întregi prin dosare.

Întrebări frecvente despre SPV-ul Inspecției Muncii

Este obligatorie înrolarea în SPV-ul Inspecției Muncii?
Da, va fi obligatorie pentru angajatori, după adoptarea actului normativ aflat în pregătire. Până atunci, nu ai nicio obligație nouă.

Până când trebuie să mă înrolez?
Termenul nu a fost anunțat. Inspecția Muncii a spus că îl va face public înainte ca obligația să intre în vigoare, iar înrolarea va fi etapizată.

SPV-ul Inspecției Muncii e același cu SPV-ul ANAF?
Nu. Sunt platforme diferite, ale unor instituții diferite, chiar dacă poartă același nume.

SPV-ul înlocuiește REGES-Online?
Nu. REGES-Online rămâne registrul în care raportezi datele salariaților. SPV-ul va fi canalul de corespondență cu ITM-ul: controale, măsuri, răspunsuri, avize.

Am nevoie de semnătură electronică calificată?
Inspecția Muncii o recomandă ca prim pas de pregătire. Condițiile exacte de acces vor fi stabilite prin actul normativ.

Pot folosi în continuare hârtia și ghișeul?
Da, până la expirarea termenului legal de înrolare. După aceea, comunicarea cu ITM-ul va trece integral pe SPV.