De la 1 ianuarie 2026, sistemul Revisal va fi închis definitiv, fiind înlocuit cu noul Registru General de Evidență a Salariaților. Migrarea către REGES-Online trebuie să fie încheiată până la 31 decembrie 2025, pentru că după acest termen apare riscul amenzilor de la ITM. Platforma REGES-Online aduce o schimbare semnificativă pentru angajatori și specialiștii în resurse umane, cu provocări firești, deoarece orice sistem nou presupune adaptare și învățare.
Ca să înțelegem mai bine cum se face migrarea la REGES-Online în mod eficient și cum funcționează sistemul, am stat de vorbă cu Patricia Albu, specialist în Dreptul Muncii la Pro Human Resources. Ea a povestit pe larg în episodul 10 din Checklist Podcast, iar mai jos am notat principalele aspecte pe care trebuie să le cunoști.
Care sunt etapele pentru o migrare reușită de la Revisal la REGES-Online?
Patricia Albu: În primul rând, utilizatorul – adică persoana fizică desemnată pentru crearea contului în REGES Online – trebuie să dețină ori o semnătură electronică calificată, ori un cont în platforma RoEID, sau să-și activeze contul la ghișeu, însă această formă de activare la ghișeu este valabilă doar 30 de zile, perioada dându-i timp angajatorului să se înroleze apoi în platforma ROeID, sau să-și achiziționeze semnătură electronică calificată.
După ce se înregistrează în platformă, utilizatorul se poate confrunta cu două situații, în funcție de calitatea pe care o deține în societate:
- Dacă este reprezentant legal, se realizează corelarea informațiilor transmise cu evidența ONRC, iar accesul la registrul firmei se face instantaneu. Dacă angajatorul nu poate realiza înrolarea în REGES-Online, are posibilitatea să desemneze un împuternicit legal.
- Pentru persoana împuternicită legal este necesară o procură notarială emisă de reprezentantul legal al societății. Împuternicitul își creează mai întâi un cont propriu în REGES-Online, după care își atribuie credențialele firmei, încărcând în platformă procura notarială semnată electronic de el, o copie a CUI-ului firmei pentru care solicită acces și actul constitutiv.
După încărcarea documentelor în platformă, utilizatorul primește notificarea că accesul la Reges1 (Revisal) se blochează. Practic, nu mai poate folosi metoda veche pentru transmiterea fișierelor RVS. În acel moment, în chat-ul REGES-Online apare mesajul că documentele sale vor fi verificate de ITM. În termen de 2–3 zile, în funcție de volumul de lucru al personalului ITM, se va acorda fie acceptul, fie refuzul de acces la platformă. În cazul unui refuz, împuternicitului i se comunică și motivele pentru care accesul a fost respins.
De curând am întâlnit o situație în care procura nu a fost încărcată. Împuternicitul legal s-a grăbit și, deși era convins că a încărcat procura, a primit respingere de la ITM pe motiv că documentul nu era anexat și a trebuit să reia procesul de la început. Ulterior, a primit accesul în REGES-Online.
După obținerea accesului, împuternicitul legal sau reprezentantul legal al firmei efectuează delegarea către un salariat propriu (de exemplu, un angajat din HR sau cu altă funcție în firmă) ori către o firmă externă care are competența de a opera în REGES-Online.
Află în acest articol cum să realizezi delegarea dreptului de operare în REGES-Online.
Cum ar trebui să procedeze companiile în momentul înrolării în REGES-Online, având în vedere că Revisal nu mai este operațional, iar raportările către ITM trebuie să fie la zi?
Patricia Albu: În primul rând, recomand ca reprezentantul legal să fie cel care creează contul în REGES-Online, deoarece, în momentul în care acesta solicită acces pentru societatea pe care o deține, primește imediat aprobarea prin corelarea automată cu ONRC.
În schimb, împuternicitul legal, dacă încarcă documentele, nu obține acces instantaneu, întrucât trebuie verificat de reprezentanții ITM pentru confirmarea calității sale. Aceasta este varianta cea mai recomandată și, dacă nu se poate prin ROeID, atunci măcar prin semnătură electronică calificată.
Legea prevede că firmele noi, înființate după 31 martie, vor avea doar cont în REGES-Online, fără acces la Revisal. Cum se procedează însă în companiile fără angajați? Sunt obligate și ele să-și creeze cont în REGES-Online?
Patricia Albu: Trebuie să facem o distincție între firmele care nu au avut niciodată angajați și cele care au avut angajați activi, dar în prezent nu mai au salariați. Recomandarea este ca firmele care au avut salariați până la 31 martie, momentul implementării REGES-Online, să facă migrarea pe această platformă, astfel încât salariații sau foștii salariați, dacă au cont, să își poată vizualiza vechimea.
Toate firmele care au avut angajați, dar în prezent nu mai au, trebuie să migreze pe REGES-Online, atât timp cât sunt active. Nu discutăm aici despre firmele aflate în curs de suspendare la Registrul Comerțului.
Este obligatoriu ca angajatorii sau persoanele delegate să verifice în REGES-Online datele fiecărui contract și ale fiecărui angajat?
Patricia Albu: Da, la migrare, trebuie verificat fiecare contract, fiecare angajat și trebuie actualizate toate contractele active cu următoarele informații: repartizarea programului de lucru, dacă angajatul își desfășoară activitatea în același interval orar, într-un interval flexibil sau în ture / schimburi.
De asemenea, trebuie actualizat codul COR, deoarece s-a întâmplat ca unele coduri să nu fie preluate corect și atunci este necesară corectarea. Programul atenționează că trebuie modificat codul COR, iar în REGES-Online se introduc cifrele aferente codului respectiv și se validează.
În plus, trebuie introdus și nivelul studiilor cerute de postul ocupat de angajat, atenție, nu de studiile efective ale angajatului. Astfel, un angajat poate avea studii superioare, dar să ocupe un post care nu necesită facultate, iar în acest caz vom selecta studii medii sau nivelul pe care-l cerem pentru postul respectiv.
La validarea acestor modificări, atunci când parcurgem fiecare persoană în parte, la final ni se solicită data de la care acestea intră în vigoare. Practic, fiind vorba de modificări pe contractele de muncă, apare o dilemă: ce dată trebuie trecută? Data de 1 aprilie 2025, când a devenit operațional REGES-Online, sau data la care efectuăm modificările? Răspunsul oferit de suportul REGES a fost că, indiferent de momentul migrării, trebuie trecută data de 1 aprilie 2025. Astfel, chiar dacă modificările sunt realizate în septembrie, octombrie sau noiembrie, se va introduce data de 1 aprilie 2025.
Echipa Papervee a realizat pentru tine câteva tutoriale video pentru utilizarea REGES-Online. Le poți urmări chiar aici.
Care e procedura corectă pentru raportarea la timp a concediilor medicale în REGES-Online?
Patricia Albu: În noul sistem, concediile medicale se înregistrează ca suspendări ale contractului individual de muncă. Pentru aceste suspendări este necesară corelarea codurilor de indemnizație cu articolele corespunzătoare din REGES-Online.
Transmiterea în registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării concediului medical în cadrul societății. Mulți se panichează și mă întreabă: am un angajat internat în spital, aflat în concediu medical, dar medicul nu i-a eliberat încă documentul, cum îl suspend? Oamenii nu s-au obișnuit încă cu faptul că termenul de 3 zile lucrătoare începe din momentul în care concediul medical este primit efectiv de societate, adică atunci când angajatul vine cu documentul.
Înregistrarea concediilor medicale se face doar de la data migrării în REGES-Online. Dacă la momentul migrării există un concediu medical activ în cadrul societății, recomandarea este să se introducă suspendarea începând cu concediul medical inițial și până în prezent. Astfel se asigură continuitatea situației angajatului: concediul medical inițial se înregistrează în REGES-Online, nu direct ca o continuare.
Descoperă mai multe detalii despre procedura de raportare a concediilor medicale în acest articol de blog.
Pare că acest sistem este doar o etapă în procesul de digitalizare a resurselor umane din România. Ce crezi că ar putea urma?
Patricia Albu: Având în vedere că REGES-Online realizează deja corelarea cu Registrul Comerțului, este de așteptat ca în viitor să fie integrat și cu ANAF, SPV, Casa Națională de Pensii Publice și Casa de Sănătate. O astfel de conectare ar aduce o transparență mai mare în domeniu. Nu știm exact ce va urma, dar direcția pare promițătoare. Implementarea sistemului ROeID, accesibil și salariaților, ar putea conduce la digitalizarea completă a dosarului de personal, incluzând contracte de muncă, decizii, fișe de post și adeverințe, astfel încât angajatul să le poată accesa direct, fără a depinde de arhivele angajatorului.
Ce alte recomandări practice ai avea pentru oamenii de HR, astfel încât tranziția la REGES-Online să fie realizată cât mai repede, ușor și eficient?
Patricia Albu: În primul rând, odată ce companiile se hotărăsc să fac această tranziție (și ar trebui să se cam hotărască, pentru că termenul limită se apropie cu pași repezi) le recomand:
- Să existe semnătura electronică a reprezentantului legal, e cea mai simplă metodă.
- Să se efectueze delegarea accesului, iar angajatul delegat să aibă deja cont în platforma REGES-Online.
- După migrare, angajatul trebuie să aibă la dispoziție toate documentele salariaților pentru a completa rapid datele în sistem.
Aceștia sunt pașii cei mai urgenți. Ulterior, pe măsură ce vin contracte noi, încetări de activitate, acte adiționale etc, modificările se fac încet, încet. Fluxul mare de muncă este acum la migrare, pentru că trebuie luat fiecare salariat în parte, trebuie comparat raportul din Revisalul vechi cu raportul din REGES-Online și completarea eventualelor neconcordanțe.
Poți urmări conversația cu Patricia Albu și în format video sau audio, descoperind și alte detalii valoroase despre REGES-Online. Aici vei găsi dialogul de la Checklist Podcast, unde publicăm constant discuții utile cu experți în HR și nu numai. Abonează-te la Newsletter și nu rata niciun episod.
