Odată cu tranziția la noul registru de evidență a salariaților, REGES-Online, angajatorii au obligația suplimentară de a raporta în sistem concediile medicale, în termen de 3 zile lucrătoare. Spre deosebire de vechiul Revisal care nu impunea acest lucru, REGES-Online înregistrează concediile medicale sub forma de suspendări ale contractului individual de muncă.
De când trebuie să înregistrezi concediile medicale în REGES?
Înrolarea angajatorilor în sistemul REGES-Online este posibilă din 31 martie 2025, atunci când a intrat în vigoare HG Nr. 295/2025. Totuși, legea prevede o perioadă de tranziție de la Revisal la noul registru, care va expira pe 30 septembrie 2025. Despre migrarea definitivă la REGES-Online găsești mai multe detalii aici.
De la data la care angajatorul s-a înrolat și utilizează REGES-Online în locul Revisal, acesta trebuie să înceapă raportarea în sistem a concediilor medicale. Dacă încă nu ți-ai activat contul de firmă, trebuie să știi că începând cu data de 30 septembrie 2025 toți angajatorii sunt obligați să utilizeze exclusiv noul sistem.
Odată ce ai migrat la REGES-Online, vei introduce în registru doar concediile noi și cele în derulare, astfel că nu e necesar să transmiți retroactiv toate concediile medicale luate anterior înrolării în sistem. E important să știi și faptul că termenul legal pentru raportarea concediilor medicale în REGES este de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării lor interne.
Cum raportezi concediile medicale în platforma REGES-Online?
În noul registru, concediile medicale sunt tratate ca suspendări ale contractului individual de muncă. Însă, din punct de vedere legislativ, nu toate concediile medicale duc la suspendarea contractului individual de muncă, astfel că nu toate medicalele trebuie transmise în REGES. De exemplu, reducerea cu 1/4 a duratei normale de lucru și trecerea temporară în altă muncă nu intră în această categorie.
Concediul de incapacitate temporară de muncă, fiind solicitat cel mai frecvent, va genera și cel mai mare volum de muncă pentru echipele HR. În această situație, platforma REGES nu este foarte sugestivă, dar iată mai jos pașii pe care trebuie să-i urmezi.
Pentru a înregistra în REGES-Online un concediu medical pentru boală obișnuită:
- Intră în contul de angajator
- Mergi la rubrica Contracte
- Click pe opțiunea Suspendare, apoi iar Suspendare
- Selectează angajatul care va intra în concediu medical
- Introdu Temeiul Legal pentru suspendarea contractului - “Legea 53/2003, art. 50 lit. b) - Concediu pentru incapacitate temporara de munca”
- Introdu data de început a concediului și data de sfârșit
- La rubrica alte detalii menționează numărul certificatului medical și data emiterii acestuia
- Apasă pe butonul Înainte, care va afișa o sinteză a modificărilor
- Dacă toate datele sunt corecte, click pe butonul Trimitere
În cazul prelungirii unui concediu medical, sistemul REGES-Online permite modificarea suspendării sau închidere și redeschiderea suspendării pe baza noului certificat medical.
Cum te impactează această noutate legislativă?
Deși înrolarea în REGES-Online aduce responsabilități suplimentare pentru angajatori, noul sistem e mult mai intuitiv și va optimiza pe termen lung gestiunea contractelor de muncă. Iar dacă vei alege pe viitor să folosești un soft integrat de HR, care să actualizeze automat datele din REGES, munca ta va fi și mai simplă.
Pentru specialiștii în HR și payroll, adaptarea la cerințele privind raportarea concediilor medicale în REGES-Online va necesita și ajustarea fluxurilor interne. Suspendările de contract din motive medicale trebuie să fie corect reflectate în sistemul intern de HR, salarizare și în registru, pentru a respecta legea și a gestiona corect drepturile salariale.
Cu Papervee, îți organizezi rapid și simplu toate tipurile de concedii și ai o evidență clară, actualizată la zi. De asemenea, pregătim o integrare cu platforma REGES-Online, care va ajuta companiile să-și administreze contractele de muncă fără efort și fără să acceseze direct registrul. Vei avea un control total asupra datelor ce ajung în și din REGES, cu securitate deplină.