Pontajul angajaților îți complică activitățile zilnice în loc să funcționeze de la sine? Deși pare un proces firesc, dacă nu-l realizezi în mod precis, îți poate da peste cap statele de plată, concediile, orele suplimentare și, în general, evidența prezenței. Din fericire, în România există o multitudine de aplicații pentru pontaj, dezvoltate pentru a digitaliza întregul proces.

Însă, când ai multe soluții la un click distanță, cum știi ce se potrivește cu adevărat companiei tale? Am pregătit o listă de criteriile esențiale care te pot ghida în evaluarea soluției curente sau în alegerea unei aplicații noi. Înainte de toate, să definim clar ce presupune o aplicație de pontaj.

Ce este o aplicație de pontaj

O aplicație de pontaj te ajută să automatizezi evidența prezenței: înregistrează automat ora de sosire și cea de plecare, pauzele, timpul lucrat în fiecare zi, orele suplimentare și absențele. Angajații se pot ponta folosind cartele RFID, prin scanarea unui cod QR, introducând un cod PIN personal sau prin simpla apăsare a unui buton. Toate datele sunt centralizate într-o platformă cloud, de unde pot fi accesate ușor de către manageri, HR sau chiar și de către angajați prin intermediul unui profil individual.

Diferența esențială între pontajul manual (condica de prezență pe hârtie, foi de pontaj, Excel) și o aplicație de pontaj este că prin digitalizarea procesului ai o verificare clară a cine, când, cât și unde lucrează. Un soft complet de pontaj îți poate oferi și alte instrumente utile de HR: managementul concediilor, planificarea programului de muncă, gestiunea documentelor, funcționalități de telemuncă și ore suplimentare, bancă de ore etc.

Criterii pentru o aplicație de pontaj eficientă

Dacă-ți dorești să faci tranziția de la manual la digital, probabil cauți să simplifici pontajul și să transparentizezi timpul de muncă. Echipa Papervee lucrează cu peste 200 de clienți din diverse domenii, iar prin colaborarea apropiată de-a lungul timpului am identificat principalele nevoi, dorințe și bune practici din companii pentru o gestiune impecabilă a pontajului.

Împărtășim și cu tine tot ceea ce știm despre pontaj eficient, conform legii, pentru a recunoaște rapid o aplicație care chiar te poate ajuta.

1. Ușor de folosit și intuitiv

O aplicație de pontaj eficientă trebuie să fie întâi de toate simplă în utilizare. Dacă angajații înțeleg rapid ce au de făcut, economisești timp, reduci rata de erori, iar procesul devine fluent. Un pontaj clar, cu pași puțini și acces rapid la date, îți va aduce beneficii zi de zi, dar și pe termen lung. Faptul că o aplicație oferă numeroase funcționalități nu înseamnă automat că este greu de folosit zilnic. Contează modul în care acestea sunt integrate și livrate în experiența de utilizare.

2. Să acopere cât mai multe nevoi

Acest aspect e puternic influențat de nevoile și obiectivele companiei tale. Totuși, pontajul e interconectat cu celelalte procese de HR. Cu cât automatizezi mai multe dintre aceste sarcini, cu atât vei obține un grad mai ridicat de eficiență. O aplicație completă de pontaj ar trebui să conțină funcționalități precum: pontare & depontare rapide, înregistrarea pauzelor, gestiunea concediilor, evidența orelor suplimentare, managementul evenimentelor speciale (delegații, învoiri, zile libere legale etc), pontaj pe proiecte și opțiuni de customizare.

3. Condică de prezență generată automat

Timpii de muncă înregistrați prin dispozitivul de pontaj ar trebuie să ajungă direct într-o platformă cloud, prin intermediul căreia generezi condica de prezență. O aplicație modernă de pontaj îți oferă această posibilitate, însă asigură-te că poți customiza condica în așa fel, încât să conțină informațiile importante pentru tine. De asemenea, e important să poți descărca documentul în timp real, fără decalaje.

4. Date în timp real și rapoarte de timp

Prin platforma cloud a aplicației de pontaj, departamentul HR și managerii de echipe trebuie să aibă acces la date pentru că astfel pot vizualiza prezența în timp real. E important să poți afla oricând și de oriunde câți membri din echipă sunt activi la locul de muncă sau din home office. De asemenea, aplicația de pontaj ar trebui să-ți arate raportul curent al fiecărui angajat față de normă și rata absenteismului.

5. Flexibilitate ridicată

Nicio companie nu funcționează la fel ca alta, de aceea, o aplicație de pontaj trebuie să fie cât mai flexibilă. Ce presupune asta? Posibilitatea de a face corecturi ușor, de a personaliza rapoartele, de a filtra condica de prezență, de a seta orele de lucru, de a folosi mai multe tipuri de dispozitive pentru pontaj și de a configura concedii în funcție de regulile interne etc.

6. Corecții de timp și ajustări

Pot apărea momente în care un angajat își uită cartela acasă sau omite să se ponteze. Tocmai de aceea, aplicația ar trebui să le permită atât angajaților, cât și managerilor HR să facă corecturi. HR-ul le aprobă sau le respinge, după caz, iar angajatul primește notificări. În Papervee, oferim inclusiv opțiunea de condică normalizată unde ai un control total al pontajului și o poți folosi în paralel cu condica de prezență generală.

7. Adaptabilă pentru echipe și locații multiple

Pentru companiile cu mai multe puncte de lucru, este esențial ca aplicația de pontaj să permită o gestiune eficientă pe mai multe locații. Indiferent de dimensiunea echipei sau de specificul activității, soluția aleasă trebuie să susțină atât operațiunile curente, cât și extinderea în noi orașe sau divizii, pe măsură ce compania crește. Pe piață există atât opțiuni de pontaj pentru utilizatori tehnici, cât și pentru echipe mai avansate.

8. Asistență la onboarding și suport

Tranziția de la un sistem manual la unul digital poate veni cu provocări. De aceea, este important să alegi o aplicație de pontaj cu onboarding inclus. Învățarea unei noi platforme necesită timp, iar fără ajutor pe parcurs, totul se poate complica (mai ales când apar situații neprevăzute). Îți recomandăm să acorzi o atenție deosebită la calitatea și disponibilitatea serviciului de suport.

9. Cost transparent

Nimic nu e mai frustrant decât o grilă de preț netransparentă. Pentru predictibilitatea cheltuielilor, înainte de implementarea aplicației de pontaj, asigură-te că știi clar cât te va costa serviciul și dacă există cheltuieli adiacente. Spre exemplu, la Papervee avem un preț lunar per fiecare angajat, iar onboarding-ul, suportul și migrare de la un alt furnizor sunt complet gratuite.

Dacă vrei să afli și care sunt pașii necesari pentru implementarea unei aplicații de pontaj, îți recomandăm să citești și acest articol de blog.

Ține pasul cu digitalizarea

Digitalizarea nu este viitorul, ci prezentul în care managerii au nevoie de mai mult timp, iar angajații își doresc transparență și eficiență. Atât mediul economic, cât și legislația din România încurajează digitalizarea companiilor, astfel că implementarea unei aplicații de pontaj e un început simplu, dar cu impact pe termen lung.

Papervee e alături de tine în această schimbare. Clienții noștri ne-au ales cu încredere și au trecut cu succes prin verificările ITM. Îți oferim o aplicație de pontaj și procese HR conform legii, intuitivă și cu respect pentru timpul tău.