HR pe pilot automat în echipa Koppel
Când angajații tăi lucrează remote, HR-ul nu are de ales - trebuie să fie digital. Dar cum ții totul organizat, fără zeci de fișiere și tabele? Echipa Koppel a mutat toată rutina administrativă în Papervee și a lăsat platforma să se ocupe de ea automat.
9+
colegi într-o echipă în creștere
100%
HR digitalizat cu aplicație Papervee
0
click-uri zilnice pentru pontaj
Despre Koppel
Koppel este un brand românesc de gadgeturi smart, oferind produse accesibile și de calitate. Echipa lucrează preponderent remote, iar compania are planuri mari de extindere, inclusiv în alte țări. Acum sunt 9 oameni în echipă, dar în curând vor avea colegi noi. Iar pentru Koppel, această creștere vine și cu nevoia de a avea procese de HR cât mai clare: fiecare angajat să își poată vedea zilele libere, să își acceseze cu ușurință documentele și să își planifice concediile simplu, indiferent de unde lucrează.
Deși Koppel are o structură simplă de HR, transparența și organizarea rămân esențiale pentru întreaga echipă. Pentru a le oferi angajaților acces rapid la datele de personal, au încercat să centralizeze toate documentele prin foldere comune pe Drive.
După scurt timp, și-au dat seama că un spațiu de stocare nu era suficient. Căutarea informațiilor prin foldere lua timp, iar administrarea concediilor, documentelor și pontajului încă avea loc manual. Următorul pas a fost să caute o soluție dedicată pentru HR. Și uite așa au ajuns la Papervee.
Platforma le-a oferit exact ce căutau: un mod foarte simplu de a-și organiza și gestiona administrarea de personal. Experiența de utilizare e la fel de intuitivă atât pentru persoana de HR, cât și pentru restul echipei, iar faptul că pot automatiza procesele de rutină înseamnă mai puține lucruri de făcut manual și mai puțin timp pierdut.
„Până să ajungem la Papervee, ne organizam toate documentele pe Drive, în foldere comune. Ideea de a găsi un soft special pentru HR a venit din nevoia înregistrării cererilor de concedii - am realizat că ne-ar fi mai ușor să le avem pe toate în același loc, decât împrăștiate pe Drive. Printr-un simplu search pe Google, am analizat mai multe soluții de pe piață și am avut discuții cu mai mulți furnizori, iar Papervee ne-a convins.”
Pentru Koppel, era important ca fiecare angajat să poată gestiona cât mai simplu tot ce ține de concedii. Să vadă câte zile disponibile are, să trimită o cerere și să își planifice următoarea vacanță, fără să depindă de documente sau informații împrăștiate în mai multe locuri.
Papervee a adus toate aceste lucruri într-o platformă intuitivă. Situația concediilor este acum mai ușor de urmărit, cererile pot fi gestionate la timp, iar documentele precum cererile și adeverințele pot fi generate folosind șabloanele predefinite. Astfel, HR-ul câștigă timp, iar angajații câștigă mai multă autonomie.
Descoperă modulul →
Un alt proces care se întâmplă de la sine este pontajul zilnic. Pentru că întreaga echipă lucrează colaborativ și e în contact permanent, managerii au deja o imagine clară asupra activității și disponibilității fiecărui angajat. Astfel, au decis să sincronizeze condica de prezență cu programul de muncă, iar timpul se transferă automat, fără nici măcar un click în plus.
Angajații nu mai au grija pontajului la minut, iar persoana de HR-ul sau managerul intervin doar atunci când apare o învoire, o cerere de ore suplimentare sau o altă modificare de program. Iar aici apare un alt avantaj: transparență deplină. Orice schimbare de program apare direct în platformă, astfel încât toată echipa vede aceeași situație, în aceeași interfață, fără să caute prin mesaje sau foldere.
„Ne este foarte util și faptul că există posibilitatea de pontaj manual. De exemplu, în viitorul foarte apropiat avem în plan să angajăm și un coleg care va lucra fizic de la sediu și care va avea nevoie să își înregistreze singur orele de intrare și ieșire. Și aici avem deja soluția integrată în Papervee. Nu va trebui să ne întoarcem la un tabel clasic pe hârtie sau să ținem noi manual evidența orelor de venire și plecare. Angajatul se poate ponta direct din aplicație, iar informațiile rămân centralizate în aceeași platformă.”
Luate separat, fiecare proces din Papervee decurge fără efort constant, iar privite împreună, ele conturează un HR centralizat, cu fluxurile care, în mod normal, consumă ore de muncă rulează acum pe pilot automat.
Pentru Koppel, face o mare diferență faptul că, în Papervee, pe lângă pontaj, concedii și documente, au la un loc și informațiile de personal pentru toți angajații. Fiecare persoană are un folder dedicat unde sunt salvate documentele proprii, un profil cu toate detaliile contractuale și chiar informații precum persoana de contact în caz de urgență - un lucru la care, sincer, nici nu se gândeau înainte că le-ar putea fi atât de util să îl aibă la îndemână.
În același loc, păstrează și detalii administrative, precum echipamentul trimis către un coleg, astfel încât echipa să dețină un istoric cu toate informațiile relevante, într-un spațiu organizat și sigur. Iar lista beneficiilor continuă: echipa apreciază că poate gestiona recrutarea direct în Papervee, că are la dispoziție munca pe Proiecte și că poate ține evidența aniversărilor din companie.
Află mai mult →
La întrebarea dacă ar recomanda Papervee și altor companii din retail și e-commerce, echipa Koppel nu a stat pe gânduri: da, cu siguranță!
Dincolo de produs, există între noi și o potrivire la nivel de valori. Papervee este o companie românească, la fel ca Koppel, iar principiile după care ne ghidăm sunt similare. Aceeași viziune și același mod de lucru fac colaborarea să curgă natural și confortabil.
Comunicarea și îmbunătățirea continuă sunt în ADN-ul Papervee, iar produsul și experiența utilizatorilor confirmă asta. Ne bucurăm că Koppel s-a regăsit în Papervee și resimt beneficiile în activitatea lor de HR.
„Cel mai mult apreciem faptul că este o platformă intuitivă și ușor de folosit, care ne permite să avem toate informațiile de HR într-un singur loc și ne simplifică foarte mult munca, mai ales în contextul în care lucrăm remote și avem nevoie de acces rapid la toate informațiile, indiferent de unde lucrăm. În același timp, apreciem flexibilitatea platformei, faptul că poate fi adaptată nevoilor noastre, dar și echipa de suport, care este mereu promptă și disponibilă atunci când avem nevoie de ajutor.”
Impact și rezultate
Informații centralizate
Când știi că informațiile tale sunt complete, păstrate într-un singur loc și accesibile de oriunde, ai un nivel de liniște greu de egalat.
HR mai simplu
Un sistem creat special pentru procesele tale îți oferă o simplitate firească: aplicația se mulează pe nevoile tale, nu invers.
Organizare fără cusur
Koppel ne demonstrează că poți avea totul organizat, fără compromisuri. Secretul e să ai o viziune clară și o soluție potrivită.
Simplifică-ți munca cu Papervee
Încearcă Papervee și vezi cum funcționează pentru echipa ta. Te ajutăm să faci tranziția pas cu pas, în ritmul tău.
Suport și siguranță, pe primul loc
Suport local
Serviciul de suport și onboarding de la Papervee e disponibil prin telefon, email, chat și WhatsApp. Vorbești cu oameni reali, nu cu un robot.
Datele tale, în siguranță
Cu Papervee, tratăm securitatea datelor cu mare atenție și protejăm informațiile și documentele printr-un sistem puternic de securitate.
Descoperă și aplicația mobilă
Cu aplicația mobilă Papervee, ai toate fluxurile esențiale de HR la un singur tap distanță. Validezi cereri, verifici datele echipei și iei decizii rapide direct de pe telefon.
Ești gata să începi?
Simplifică și digitalizează fluxurile de HR în compania ta și ajută echipa să se concentreze pe proiectele care chiar contează.