Cum a redus 18GYM munca manuală din HR cu 50%
Pentru o rețea de fitness, fiecare zi înseamnă pontaj complex, ture, documente și multe operațiuni în paralel. Cu Papervee, echipa 18GYM a simplificat tot ce înseamnă administrarea de personal.
37
cluburi de fitness
200
de angajați
2
ani cu Papervee
Despre 18GYM
18GYM este una dintre cele mai mari rețele de fitness din România: 37+ locații în toată țara, 200 de angajați și procese HR zilnice complexe. De 2 ani, Papervee e o parte importantă din fluxul lor de lucru și a simplificat semnificativ modul în care gestionează administrarea de personal.
Rețeaua 18GYM a crescut constant din 2017, iar odată cu extinderea numărului de locații a crescut și volumul de muncă pentru echipa de HR. Flavia Mileșan, Specialist Relații de Muncă la 18GYM, ne povestește că înainte de Papervee pontajul era gestionat pe hârtie, printr-o condică de prezență trimisă către HR, însă de multe ori informațiile ajungeau incomplete.
Pontajul pentru cei 160 de angajați era apoi centralizat manual, pas cu pas. Datele din condica scanată erau introduse într-un program depășit, apoi munca era dublată prin reintroducerea informațiilor în softul de salarizare. Concediile, orele de noapte și munca de weekend erau toate procesate manual - un volum uriaș pentru o echipă mică de HR.
Când au simțit că nu au suficient timp pentru alte activități importante de HR, au început să caute o soluție automată și astfel au descoperit Papervee.
„Pentru noi, Papervee a făcut o diferență foarte mare, în comparație cu ce aveam înainte.”
Cu Papervee, pontajul a devenit rapid și ușor: angajații scanează codul QR, iar datele sunt înregistrate imediat în platformă. Totul de pe dispozitivele deja existente la recepție.
După un scurt timp de acomodare, scanarea codului QR a devenit un gest natural. La început, echipa de HR a jucat un rol important, încurajând activ procesul de adopție a noului program.
Flavia ne-a mărturisit că acum pontajul zilnic durează doar 3 secunde și se centralizează automat în condica de prezență digitală. Prezența este mult mai bine gestionată, iar munca manuală a scăzut cu 50%.
Află mai mult →
Sălile 18GYM sunt deschise până la 23:00, ceea ce înseamnă că angajații efectuează și ore de noapte. Unele locații au program extins, chiar și non‑stop. De asemenea, cluburile sunt deschise în weekend și în majoritatea sărbătorilor legale.
Dacă înainte toate aceste calcule în condica de prezență erau făcute manual, pentru fiecare angajat în parte, acum Papervee le procesează automat. În plus, planificarea turelor de muncă în Papervee aduce claritate, transparență și eficiență.
Află mai mult →Flavia de la 18GYM ne-a transmis că și gestionarea concediilor s-a simplificat semnificativ. În trecut, toate cererile veneau pe email, iar urmărirea lor pentru fiecare angajat, introducerea în condica de prezență și verificarea zilelor de concediu rămase erau procese repetitive și consumatoare de timp.
Acum fluxul e mult mai clar și organizat - managerul ierarhic aprobă cererile de concediu, toate apar automat în sistem, iar angajații își pot verifica oricând zilele rămase.
Gestionarea concediilor prin Papervee a fost un sprijin major pentru echipa 18GYM, mai ales în momentul migrării la REGES-Online. Pentru că toate datele erau deja centralizate, validate și structurate în platformă, tranziția a fost mult mai ușoară și presiunea administrativă s-a redus considerabil.
„Ne-ar fi fost mult mai greu dacă nu puteam centraliza toate cererile de concediu.”
Vorbind cu Flavia despre Papervee, primul lucru pe care l-a subliniat a fost cât de valoros este faptul că platforma îi pune la dispoziție toate informațiile de HR într-un singur loc. Echipa 18GYM folosește toate serviciile oferite de platformă, inclusiv modulul de documente, generarea contractelor de muncă, delegațiile și evenimentele, iar timpul petrecut pe sarcini administrative s-a redus considerabil.
„Papervee ne oferă tot ce înseamnă HR într-o singură platformă. Ne place mult.”
Impact și rezultate
-50% din sarcinile manuale
Echipa de HR petrece mai puțin timp centralizând date și corectând pontaje. Administrarea de personal a devenit mult mai eficientă.
Toate fluxurile HR la un loc
Pontaj, concedii, program de muncă, ore suplimentare, contracte și documente - totul e gestionat cu claritate și fără blocaje.
HR adaptat pentru viitor
Papervee și 18GYM au evoluat împreună - doi ani de adaptare, feedback, digitalizare și procese de HR pregătite pentru ritmul viitorului.
Schimbă rutina de HR în eficiență
Încearcă Papervee, aplicația completă de HR și transformă-ți modul în care lucrezi.
Suport și siguranță, pe primul loc
Suport local
Serviciul de suport și onboarding de la Papervee e disponibil prin telefon, email, chat și WhatsApp. Vorbești cu oameni reali, nu cu un robot.
Datele tale, în siguranță
Cu Papervee, tratăm securitatea datelor cu mare atenție și protejăm informațiile și documentele printr-un sistem puternic de securitate.
Descoperă și aplicația mobilă
Cu aplicația mobilă Papervee, ai toate fluxurile esențiale de HR la un singur tap distanță. Validezi cereri, verifici datele echipei și iei decizii rapide direct de pe telefon.
Ești gata să începi?
Simplifică și digitalizează fluxurile de HR în compania ta și ajută echipa să se concentreze pe proiectele care chiar contează.