Pixul, hârtia și fișierele Excel au fost mult timp nelipsite din activitatea departamentelor de resurse umane. Treptat, însă, echipele de HR au început să-și digitalizeze procesele și continuă să avanseze în această direcție. Documentele au fost mutate în online, datele despre angajați au fost centralizate, iar activitățile administrative sunt gestionate prin aplicații cloud.

Peste 500 de companii din România au făcut această tranziție cu Papervee, iar beneficiile se simt în fiecare zi: mai puține documente pierdute, acces mai rapid la informații, pontaj mai precis, concedii mai organizate și o comunicare mai transparentă cu personalul.

Următorul pas firesc este automatizarea sarcinilor care încă necesită intervenție manuală. Procesele repetitive, precum verificarea pontajului sau aprobarea cererilor de concediu, pot fi preluate de sisteme capabile să le gestioneze rapid, uniform și fără să ia din timpul specialiștilor HR.

Odată cu lansarea Papervee 3.0, trecem de la simpla digitalizare la autonomie agentică în HR. Am introdus în platformă un modul AI capabil să răspundă la diverse solicitări de HR, să genereze rapoarte grafice și să execute automat acțiuni conform instrucțiunilor oferite.

Aplicația de HR care evoluează în ritm cu schimbările din domeniu

Inteligența artificială nu mai e doar o promisiune a viitorului. AI-ul a intrat deja în rutina de muncă a specialiștilor HR, dar utilizarea este încă fragmentată. Un chat AI precum GPT, Claude sau Gemini ajută oamenii de HR să scrie mailuri, să facă brainstorming sau să genereze fișe de post. Folosite izolat, însă, aceste instrumente au o valoare limitată.

În România, integrarea inteligenței artificiale e încă la început: „Adopția formală în companii e de doar 5,21%, ultima poziție din UE, față de o medie de aproape 20% și de 42% în Danemarca [...] în timp ce 68% dintre românii din mediul urban folosesc deja AI, iar 44% îl folosesc pentru sarcini de muncă.” - AI în HR: De la experimente izolate la integrare cu rezultate. Dar aceste cifre se vor schimba în scurt timp, pentru că de acum suntem mai pregătiți pentru era AI în HR.

Papervee evoluează odată cu realitatea din HR. Am făcut acest pas prin integrarea cu REGES-Online și continuăm acum prin adoptarea inteligenței artificiale în HR. Departamentele de resurse umane au rolul de a pregăti angajații și organizațiile pentru schimbare. De aceea, este firesc să fie printre primele domenii care înțeleg și folosesc noile tehnologii. Așa cum am sprijinit digitalizarea companiilor, vom susține și tranziția către AI, cu responsabilitate, eficiență și valoare reală.

Ce este nou în Papervee 3.0

Versiunea 3.0 a platformei Papervee integrează inteligența artificială la nivelul întregului ecosistem de HR. Introducem un modul AI complex, cu mai multe componente avansate care se completează reciproc și care răspund unor nevoi diferite din HR.

Asistentul conversațional AI

Interfața principală a modulului AI este organizată sub forma unui hub conversațional, care oferă informații, grafice și recomandări în funcție de rolul fiecărui utilizator din Papervee.

În locul căutării manuale de informații, utilizatorii pot adresa asistentului întrebări formulate în limbaj natural. Asistentul analizează datele disponibile în Papervee și oferă rapid răspunsuri complete, prezentate într-o formă ușor de înțeles.

Agenți AI autonomi

Verificările de pontaj și aprobarea cererilor de timp liber pot fi automatizate complet cu ajutorul a doi agenți de HR: agentul de timp și agentul de concedii. Fiecare decizie luată de agenți este comunicată transparent, păstrată într-un istoric și poate fi revocată.

Fiecare organizație definește regulile aplicabile, iar agenții sunt configurați să le respecte uniform, eliminând riscul unor decizii inconsecvente sau discriminatorii.

Conectare prin MCP

Papervee poate fi conectat la orice sistem AI compatibil prin MCP. Conectorul MCP este o funcționalitate puternică, dar ușor de implementat, care permite crearea unei legături sigure între Papervee și platformele AI utilizate de organizație.

Folosite împreună, componentele Papervee AI permit automatizarea proceselor fără pierderea controlului uman. În același timp, fiecare funcționalitate poate fi utilizată independent pentru nevoi punctuale.

Descoperă în prezentarea de lansare a versiunii Papervee 3.0 cum poți aplica fiecare componentă AI în activitatea de HR.

Papervee 3.0 introduce un nou mod de muncă, fără să schimbe experiența cu care clienții noștri sunt deja obișnuiți. Nu e necesară mutarea de date, reconstruirea fluxurilor existente sau trecerea printr-o nouă etapă de implementare. Inteligența artificială se integrează natural, astfel încât tranziția să fie ușor de gestionat.

Imagine reprezentativă cu agenții AI autonomi din Papervee

Cum ajută concret agenții Papervee AI companiile de la 10 la peste 1.000 de angajați

Cel mai important beneficiu al Papervee AI este că specialiștii nu mai lucrează cu fluxuri izolate, cifre lipsite de context și medii externe AI în care protecția datelor nu poate fi controlată. Astfel, inteligența artificială poate fi folosită atât eficient, cât și responsabil.

De asemenea, AI-ul din Papervee începe să caute singur problemele de pontaj și de concedii, apoi le aduce rapid în atenția managerilor de HR, astfel încât să poată fi rezolvate până la calculul salarial.

Și raportarea devine mai simplă cu Papervee AI. Pe lângă rapoartele clasice din platformă, îi poți solicita asistentului AI să analizeze diverse date pentru a le transforma rapid în grafice ușor de urmărit, gata de exportat și folosit în discuțiile cu managerii.

Contrar mitului că AI-ul va reduce personalul din departamentele HR, mai puțină muncă manuală nu înseamnă mai puțini oameni, ci mai mult spațiu pentru strategie, cultură și dezvoltare.

Iată ce alte beneficii concrete oferă agenții AI din Papervee pentru companii de orice dimensiune.

Companii mici

  1. Agenții AI pot prelua activitățile administrative care ajung de obicei la aceeași persoană. De exemplu, verificarea pontajelor pentru a preveni abaterile și aprobarea concediilor pentru a garanta dreptul la odihnă.
  2. Automatizarea agentică reduce presiunea asupra persoanelor care gestionează HR-ul în paralel cu alte responsabilități. Astfel, HR-ul se poate concentra pe oameni, iar managerul pe obiectivele de business.
  3. Prin verificări automate, agentul de timp reduce riscul de neconformitate și volumul de situații de rutină care altfel ar necesita intervenția unui specialist juridic.
  4. Aplici uniform politicile interne ale companiei. Regulile de aprobare, odată setate, se aplică identic pentru toți angajații, fără excepții informale care pot crea tensiuni într-o echipă mică.
  5. Fiecare funcționalitate poate fi activată și configurată rapid, fără proiecte tehnice complexe sau resurse dedicate. Compania poate începe cu funcționalitățile de care are nevoie imediat și le poate activa treptat pe celelalte.
  6. Costurile sunt mai ușor de controlat datorită accesului per utilizator și consumului bazat pe tokeni, care permit o administrare mai precisă a bugetului.

Companii medii

  • Descarci HR-ul de task-uri repetitive. Echipa de HR, de obicei formată din 1-2 persoane, se poate concentra pe strategie, nu pe aprobări individuale.
  • Politicile de pontaj și de concedii se pot diferenția în funcție de nevoile fiecărui departament, pe măsură ce structura organizației se complică. Iar agenții le pot aplica segmentat, conform instrucțiunilor.
  • Identificarea proactivă a abaterilor și a anomaliilor de pontaj - problemele pot fi semnalate și corectate din timp, înainte să genereze riscuri mai mari de conformitate.
  • Comunicare mai eficientă pe măsură ce organizația crește. Asistentul AI poate răspunde zilnic unui volum mare de solicitări, în timp ce echipa de HR rămâne disponibilă pentru situațiile complexe.
  • Analize și rapoarte care reunesc mai multe surse de date, folosind instrumente AI compatibile prin MCP. În acest mod, se pot corela informațiile din Papervee cu alte date disponibile în organizație pentru a obține o imagine completă.
  • Identificarea timpurie a riscului de burnout prin analiza unor indicatori precum orele suplimentare, absențele, prezența scăzută sau schimbările de comportament.
  • Depistarea tendințelor de prezență scăzută, fără a aloca mult timp. Asistentul HR poate arăta situația pe departamente, perioade sau grupuri în care absenteismul crește și unde este necesară o analiză personală.

Companii mari

  • Reducere semnificativă a volumului operațional pentru echipa de HR. La sute și mii de angajați, verificarea manuală a pontajelor și aprobarea concediilor devine practic imposibilă fără automatizare. Cu Papervee AI, agenții preiau acest volum integral.
  • La mii de intrări de pontaj lunar, verificarea manuală are o rată de eroare inevitabilă. Agentul aplică aceleași reguli de fiecare dată, fără oboseală sau inconsecvență.
  • Companiile mari, care operează adesea sub reglementări multiple (legislație muncii, politici interne, contracte colective), pot seta niveluri diferite de conformitate a timpului de muncă și a acordării de concedii.
  • Flexibilitate mai mare în integrarea cu alte sisteme enterprise. Prin MCP, datele de HR din Papervee pot alimenta rapoarte complexe alături de alte surse (BI, ERP, sisteme financiare), fără a expune date neaprobate în afara organizației.
  • HR-ul își recâștigă rolul strategic, nu doar cel administrativ. Fiind eliberat de verificări de pontaj, aprobări repetitive și răspunsuri la întrebări standard, departamentul de HR își poate redirecționa timpul spre cultură organizațională, retenție, dezvoltarea oamenilor și strategie de business.
  • Un singur software de HR, cu AI integrat - compania poate folosi funcționalități de administrare, analiză și automatizare în aceeași platformă, fără să achiziționeze mai multe abonamente separate.

O nouă traiectorie în HR: AI integrat cu responsabilitate

Papervee 3.0 pune HR-ul pe o nouă traiectorie - una în care agenții preiau rutina, iar oamenii de HR au mai mult timp pentru sarcini cu valoare umană. Controlul și responsabilitatea, însă, rămân în totalitate la om, mai ales în resurse umane, unde fiecare decizie trebuie să țină cont de protecția datelor, legislația muncii și impactul asupra oamenilor.

Istvan Domokos, unul dintre cei trei cofondatori Papervee, a exprimat viziunea din spatele Papervee 3.0 într-un material documentat de Hacking Work: „Ne dorim ca AI-ul să ajute oamenii să lucreze mai bine, nu să le înlocuiască judecata. Poate organiza informații, poate sumariza CV-uri, poate reduce timpul pierdut în pași administrativi, dar nu vrem să transformăm selecția candidaților într-un scor automat. Acolo există risc de bias și riscăm să pierdem tocmai candidații atipici, care pot fi foarte valoroși.” 

Citește materialul complet pe Blogul Hacking Work - AI-ul nu-ți fură jobul, dar îți fură Excelul. Ce muncă de HR mai merită făcută de om în 2026?

Papervee AI aduce automatizarea agentică în HR fără compromisuri privind securitatea. Datele rămân în UE, sunt criptate integral, nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor de AI, iar acțiunile pot fi urmărite și controlate. În acest fel, companiile pot folosi AI în HR, aliniat la cerințele EU AI Act și GDPR.

Pe cât de avansat este modulul AI din Papervee, pe atât de intuitiv se simte în utilizare. Dacă dorești să vezi cum arată Papervee 3.0, îți recomandăm să urmărești prezentarea de lansare - Agenți AI în platforma de HR Papervee.

Pentru noi, lansarea Papervee 3.0 este o etapă plină de entuziasm, mândrie și încredere într-un viitor în care HR-ul are timp pentru munca pe care doar ei o pot face.