Deplasările în interes de serviciu implică, inevitabil, costuri suplimentare, inclusiv cheltuieli pentru transport, mese, cazare și alte necesități neprevăzute. Conform Codului Muncii, angajatul aflat în delegare are dreptul la plata acestor cheltuieli, în condițiile prevăzute de lege.

Ce este diurna și când se acordă?

Diurna este o sumă de bani acordată angajaților care călătoresc în interes de serviciu, pentru acoperirea cheltuielilor în deplasare: mâncare, transport local și alte cheltuieli minore. Diurna se acordă pe zi, astfel că valoarea ei depinde de durata călătoriei, dar și de destinație (pe teritoriul României sau în străinătate).

Pe lângă diurna zilnică, dacă salariatul pleacă într-o localitate situată la peste 50 de km de locul permanent de muncă, compania asigură și o alocație de cazare, care e destinată să acopere cheltuielile de transport și acomodare. Pe perioada deplasării în interes de serviciu, salariatul beneficiază de diurnă, însă nu poate primi și tichete de masă.

Durata minimă a deplasării, prevăzută de lege, e de cel puțin 12 ore. Delegarea poate avea o durată maximă de 60 de zile calendaristice într-un an, consecutive sau nu, însă, în condiții speciale, se poate prelungi cu încă 60 de zile.

Care este suma maximă pe zi?

Legislația din România prevede o valoare standard pentru indemnizația de detașare, însă compania poate acorda o diurnă de 2,5 ori mai mare. Valoare diurnei diferă în funcție de destinație. 

Diurna internă

Dacă angajatul are o deplasare internă, adică pe teritoriul României, poate beneficia de un minim de 23 lei/zi și un maxim de 57,5 lei/zi (23 x 2,5). Pentru cheltuielile de transport și cazare, plafonul maxim este de 265 lei/zi. 

Exemplu: Domnul Andrei Radu lucrează la o firmă din Cluj și urmează să plece în delegație la București, pentru 5 zile. Delegarea sa va începe de dimineață la ora 08:00 și se va întoarce la Cluj în a 5-a zi, în jurul orei 19:00. El are dreptul la o diurnă zilnică în valoare maximă 57,5 lei, iar în total va primi 287,5 lei (cheltuieli pentru mâncare și transport în București). 

La calcularea diurnei, sunt luate în considerare atât ziua plecării, cât și cea de întoarcere la Cluj, dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore în zilele respective.

Diurna externă

Pentru călătoriile de serviciu în exteriorul țării, legea prevede o sumă minimă pentru fiecare țară în parte, dar, și în acest caz, angajatorul are posibilitatea de a oferi de 2,5 ori mai mult. În tabelul din HG nr. 518/1995 (categoria I) e trecută diurna maximă în funcție de țară, cum ar fi, pentru deplasările în Italia, un angajat are dreptul la un minim zilnic de 35 euro, iar pentru călătoriile în Elveția, e prevăzută suma de 38 euro.

Indemnizația de cazare se stabilește, de asemenea, în funcție de țară, iar pentru Italia este de 150 euro pe zi, ia în Elveția, la fel, 150 euro/zi.

Exemplu: De această dată, domnul Andrei Radu pleacă într-o delegație de 7 zile la München, Germania, având zborul dus la 10:00, iar cel de întors, în a 7-a zi, la 18:00. Diurna minimă pe zi este de 35 euro, însă el va beneficia de suma maximă: 35 x 2,5 = 87,5 euro. Pentru 7 zile de delegare va primi suma totală de 612,5 euro.

Diurna este o cheltuială impozitată?

Diurna care se încadrează în intervalul prevăzut de lege este considerată o cheltuială deductibilă. Astfel că, firmele nu datorează statului impozite suplimentare pentru aceste cheltuieli, însă, dacă angajatul primește o diurna mai mare față de plafonul maxim, sumă ce depășește limita legală va fi impozitată la fel ca un câștig salarial.

În funcție de regulamentul intern al firmei, angajatul poate primi diurna înainte de deplasare sau aceasta se poate deconta ulterior. Deplasările în interes de serviciu sunt considerate evenimente speciale la locul de muncă, iar angajatorul trebuie să realizeze câteva documente în acest sens. Cu Papervee, generarea de acte durează câteva secunde, iar în calendarul angajatului pot fi adăugate, cu ușurință, toate deplasările.