Un proces de recrutare reușit se finalizează, în mod natural, cu partea administrativă, în care candidatul semnează contractul de muncă și prezintă actele de angajare. Pentru HR, acesta e pasul care închide procesul și deschide colaborarea propriu-zisă.

Deși contractul individual de muncă este documentul juridic central al angajării, procesul include și alte acte importante, stabilite fie prin lege, fie de angajator, în funcție de caz. Merită spus din start: actele din dosarul de angajare pot varia în funcție de rol, domeniu, sector și situația fiecărui candidat, dar există și un set de bază, obligatoriu pentru toți.

Acte necesare la angajare

Inspecția Muncii prevede o serie de documente obligatorii la angajare, care vor fi incluse, neapărat, și în dosarul de personal. În cazul unui control ITM, aceste documente pot fi solicitate de către inspectori. În practică, lista prevăzută de ITM mai poate fi completată și cu alte acte solicitate de angajator, în funcție de responsabilitățile rolului și de regulile organizației.

Iată lista de documente necesare în momentul angajării:

  • Copie după buletin / carte de identitate / paşaport sau dovada de rezidenţă;
  • Copii ale actelor de studii;
  • Avizul medicului de medicina muncii / fişa de aptitudini (prevăzută și în Codul Muncii). Angajatorul este principalul responsabil pentru desfășurarea serviciilor de medicină a muncii.
  • Copie după certificatul de naștere;
  • Copii ale certificatele de participare la cursuri de instruire sau perfecţionare (dacă este cazul).
  • CV;
  • Extrasul de cont unde va fi virat salariul;

În timp ce angajatul pregătește actele pentru dosarul de angajare, reprezentantul HR va întocmi contractul de muncă și fișa postului. Cu ajutorul Papervee, generezi în doar 3 secunde un contract de muncă complet, pe care apoi îl atașezi cu ușurință la dosarul digital al angajatului.

Acte suplimentare ce pot fi solicitate la angajare

Pe lângă actele obligatorii, angajatorul poate solicita și alte documente relevante, pe care le include, de asemenea, în dosarul de personal. Fiecare document are rolul său: o parte sunt necesare pentru o evidență corectă a relației de muncă, altele pentru calculul salariului (de exemplu, dacă angajatul are persoane în întreținere), iar unele pentru verificarea aptitudinilor profesionale.

De obicei, înainte de angajare, angajatorul comunică lista completă a documentelor necesare, iar candidatul le pregătește și le trimite mai departe către HR.

  • Copii după certificatul de căsătorie, certificatul de naștere al copilului sau decretul de divorț;
  • Cazierul judiciar;
  • Copia permisului de conducere;
  • Documente de la fostul angajator, de exemplu: decizia de încetare, adeverința de vechime sau adeverința cu stagiu de cotizare CAS;
  • Adeverința medicală eliberată de către medicul de familie;
  • Avize, autorizații speciale sau alte documente similare, dar doar dacă sunt specifice postului sau solicitate prin lege;
  • Acordul părinților sau a reprezentantului legal, dacă persoana are 15 ani (prevăzut în Codul Muncii);

Actele de angajare și dosarul de personal

Ce se întâmplă apoi cu actele de angajare? Legea prevede că angajatorul trebuie să păstreze la sediu toate documentele care țin de relația de muncă, de la momentul angajării și până la orice actualizare ulterioară. Toate ajung în dosarul personal al salariatului.

”Angajatorii au obligația de a întocmi un dosar personal/profesional pentru fiecare dintre salariați, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului [...] precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.” - HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor.

Deși legea cere ca ele să fie păstrate la sediu, asta nu înseamnă că trebuie să existe neapărat un dosar fizic. În Papervee, toate documentele: de la angajare până la orice act adițional, adeverință și cerere, sunt stocate digital și ușor de accesat. Totul în siguranță și conform cu normele legale. Descoperă aici toate beneficiile aplicație de HR Papervee.