Despre 18 GYM

Cu peste 37 de cluburi de fitness în mai multe județe, 18GYM este una dintre cele mai extinse rețele de fitness din România. Echipa lor numără aprox. 200 de angajați, activi atât în sălile de sport, cât și în birouri, ceea ce implică mult efort în administrarea de personal. De 2 ani, Papervee face parte din rutina lor zilnică și a schimbat semnificativ modul în care gestionează procesele de HR.

De la HR pe hârtie la HR cu Papervee

Rețeaua 18GYM a crescut constant din 2017, iar odată cu extinderea numărului de locații a crescut și volumul de muncă pentru echipa de HR. Flavia Mileșan, Specialist Relații de Muncă la 18GYM, ne povestește că înainte de Papervee, pontajul era gestionat pe hârtie, printr-o condică de prezență trimisă către HR, însă de multe ori informațiile ajungeau incomplete.

Pontajul pentru cei 160 de angajați era apoi centralizat manual, pas cu pas. Datele din condica scanată erau introduse într-un program depășit, apoi munca era dublată prin reintroducerea informațiilor în softul de salarizare. Concediile, orele de noapte și munca de weekend erau toate procesate manual - un volum uriaș pentru o echipă mică de HR.

Când au simțit că nu au suficient timp pentru alte activități importante de HR, au început să caute o soluție automată și astfel au descoperit Papervee.

”Pentru noi, Papervee a făcut o diferență foarte mare, în comparație cu ce aveam înainte” - Flavia Mileșan, Specialist Relații de Muncă, 18GYM

Pontaj rapid prin cod QR

Cu Papervee, pontajul a devenit rapid și ușor: angajații scanează codul QR, iar datele sunt înregistrate imediat în platformă. Totul de pe dispozitivele deja existente la recepție.

După un scurt timp de acomodare, scanarea codului QR a devenit un gest natural. La început, echipa de HR a jucat un rol important, încurajând activ procesul de adopție a noului program.

Flavia ne-a mărturisit că acum, pontajul zilnic durează doar 3 secunde și se centralizează automat în condica de prezență digitală. Prezența este mult mai bine gestionată, iar munca manuală a scăzut cu 50%.

Program variabil? Cu Papervee, nu mai e o provocare

Sălile 18GYM sunt deschise până la 23:00, ceea ce înseamnă că angajații efectuează și ore de noapte. Unele locații au program extins, chiar și non‑stop. De asemenea, cluburile sunt deschise în weekend și în majoritatea sărbătorilor legale.

Dacă înainte toate aceste calcule în condica de prezență erau făcute manual, pentru fiecare angajat în parte, acum Papervee le procesează automat. În plus, planificarea turelor de muncă în Papervee aduce claritate, transparență și eficiență.

Concedii ușor de gestionat

Flavia de la 18GYM ne-a transmis că și gestionarea concediilor s-a simplificat semnificativ. În trecut, toate cererile veneau pe email, iar urmărirea lor pentru fiecare angajat, introducerea în condica de prezență și verificarea zilelor de concediu rămase erau procese repetitive și consumatoare de timp.

Acum fluxul e mult mai clar și organizat - managerul ierarhic aprobă cererile de concediu, toate apar automat în sistem, iar angajații își pot verifica oricând zilele rămase.

Gestionarea concediilor prin Papervee a fost un sprijin major pentru echipa 18GYM, mai ales în momentul migrării la REGES-Online. Pentru că toate datele erau deja centralizate, validate și structurate în platformă, tranziția a fost mult mai ușoară și presiunea administrativă s-a redus considerabil.

”Ne-ar fi fost mult mai greu dacă nu puteam centraliza toate cererile de concediu.” - Flavia Mileșan, Specialist Relații de Muncă, 18GYM

Ce apreciază cel mai mult 18 GYM la aplicația Papervee

Vorbind cu Flavia despre Papervee, primul lucru pe care l-a subliniat a fost cât de valoros este faptul că platforma îi pune la dispoziție toate informațiile de HR într-un singur loc. Echipa 18GYM folosește toate serviciile oferite de platformă, inclusiv modulul de documente, generarea contractelor de muncă, delegațiile și evenimentele, iar timpul petrecut pe sarcini administrative s-a redus considerabil.

“Papervee ne oferă tot ce înseamnă HR într-o singură platformă. Ne place mult.”

HR adaptat pentru viitor

Papervee s-a alăturat echipei 18GYM într-o perioadă de transformare și a fost un sprijin constant pe parcursul schimbărilor de business din ultimii 2 ani. Un rol foarte important în succesul parteneriatului l-a avut și deschiderea echipei de HR, implicarea lor activă, alături de orientarea lor spre digitalizare.

Papervee a evoluat odată cu 18GYM, iar feedbackul lor a contat mult în acest proces. Colaborarea ne-a ajutat să răspundem mai bine nevoilor lor, iar pe ei i-a sprijinit în pregătirea HR-ului pentru un viitor al pieței muncii în care deciziile rapide, automatizarea și timpul pentru strategie sunt esențiale.

Vrei să simplifici tot ce înseamnă procese de HR în compania ta? Descoperă cât de eficient devine totul cu Papervee și hai să ne auzim la un demo.