Articol actualizat în data de 11 martie 2026
La încetarea contractului de muncă, indiferent de motivul încheierii colaborării dintre angajat și angajator, există anumite documente obligatorii pe care fostul salariat trebuie să le primească de la organizație.
De ce sunt importante aceste documente? Ele atestă oficial încheierea raportului de muncă. Pentru angajat, aceste acte sunt dovezi ale vechimii în muncă, iar pentru angajator documentele contribuie la o evidență clară cu privire la perioada în care persoana respectivă a fost angajată.
În ce situații se emit documentele de încetare
Documentele de încetare a contractului individual de muncă se emit în momentul în care contractul nu mai este activ, indiferent de motivul care a dus la încetarea colaborării. Iată care sunt cele mai des întâlnite situații de încetare a unui contract individual de muncă:
- Demisia angajatului (cu sau fără preaviz);
- Acordul comun al părților;
- Concediere;
- Expirarea duratei contractului (în cazul contractelor pe perioadă determinată);
- Încetare în perioada de probă;
- Alte situații specifice, prevăzute de lege.
Lista documentelor obligatorii la încetarea contractului
Obligația angajatorului de a elibera documentele care confirmă activitatea și vechimea angajatului este prevăzută direct în Codul Muncii - Legea nr. 53/2003.
Art. 40 [principalele drepturi și obligații ale angajatorului], alin. (2) lit. h), prevede în mod clar că una din obligațiile angajatorului este „să elibereze, la cerere, toate documentele care atestă calitatea de salariat a solicitantului”.
În timp ce unele acte sunt prevăzute explicit de legislație, altele fac parte din prevederile interne ale organizațiilor. Prin urmare, lista poate varia în funcție de situație și de procedurile companiei.
1. Decizia de încetare a contractului individual de muncă
Acesta e documentul oficial prin care angajatorul constată sau dispune încetarea relației de muncă dintre organizație și angajat. Decizia de încetare confirmă, în mod formal, că contractul individual de muncă nu mai are efect și stabilește data și temeiul legal al încetării.
2. Adeverința de vechime
Adeverința de vechime confirmă perioada în care angajatului a lucrat în cadrul companiei, funcția/funcțiile ocupate, datele identificare ale salariatului, informații despre contractul individual de muncă (numărul și data încheierii), salariul, bonusurile sau beneficiile pe care le-a avut angajatul.
Adeverința de vechime este esențială în multe situații, de exemplu, atunci când angajatul dorește să solicite un credit, iar banca îi cere acestuia un istoric de muncă. O altă situație este atunci când se calculează vechimea pentru pensie.
3. Extrasul din Registrul General de Evidență a Salariaților
Registrul General de Evidență a Salariaților, denumit acum și REGES-Online (după ce a înlocuit oficial vechiul Revisal) este platforma în care angajatorii au obligația de a înregistra salariații și de a actualiza datele lor de muncă.
Extrasul din REGES-Online reprezintă o copie a informațiilor oficiale raportate de angajator către Inspecția Muncii. Acesta include date precum: perioada contractului de muncă, tipul contractului, funcția ocupată, modificările intervenite pe parcursul raportului de muncă.
Deși pot conține informații similare, adeverința de vechime și extrasul din REGES-Online nu se înlocuiesc unul pe celălalt.
4. Nota de lichidare
Chiar dacă nota de lichidare nu este un document reglementat concret de lege, ea este frecvent utilizată în practica organizațională. Prin nota de lichidare se documentează dacă:
- Angajatul a predat bunurile companiei (laptop, telefon, echipamente etc).
- Angajatul nu are obligații financiare sau materiale neclarificate față de companie (sume încasate necuvenit, avansuri nedecontate etc).
- Nu mai există obligații restante ale companiei față de angajat (salariu achitat integral, contravaloarea zilelor de concediu de odihnă neefectuate, bonusuri sau alte drepturi salariale).
Documentul este semnat de obicei de mai multe departamente: HR, IT, financiar, administrativ, dar și de către angajat.
Termenul de eliberare a documentelor
Documentele precum adeverința de vechime și extrasul din REGES-Online se eliberează, de regulă, la data încetării contractului individual de muncă, adică la momentul în care raportul de muncă nu mai este activ.
În ceea ce privește decizia de încetare, termenul de eliberarea depinde de motivul sistării contractului de muncă. În anumite situații prevăzute de lege (încetarea de drept), documentul trebuie emis și comunicat în termen de 5 zile lucrătoare. În celelalte cazuri, precum demisia, acordul părților sau concedierea, decizia se emite în ultima zi de muncă a angajatului.
În practica organizațională, nota de lichidare este oferită fostului salariat și este semnată de către acesta în momentul în care au fost acoperite toate obligațiile din partea părților. Cel mai frecvent, acesta se acordă după plata ultimului salariu.
Merită menționat și faptul că după încetarea contractului de muncă, fostul salariat poate cere copii ale documentelor din dosarul de personal, certificate pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului. Acestea trebuie eliberate în termen de 15 zile lucrătoare.
Când gestionezi toate documentele în mod digital, e mult mai ușor să eliberezi acte și să menții dosarul angajatului cât mai organizat. Descoperă cum te ajută Papervee să rămâi în conformitate, să păstrezi actele în mod sigur și să nu mai pierzi timp cu hârtiile: contracte de muncă și dosarul digital al angajatului.
