Digitalizarea proceselor de HR aduce multe beneficii pentru organizații, dar cum sunt reglementate în legislația din România actele electronice? În cazul unui control ITM, sunt acceptate actele și rapoartele prezentate în format digital? Citește în continuare și vei afla răspunsul la aceste întrebări.

Hai să începem prin prezentarea actelor solicitate de către inspectorii ITM în timpul verificărilor. Iată aici lista documentelor:

  • Registrul unic de control
  • Actele constitutive ale angajatorului
  • Registrul principal de evidență a angajaților
  • Dosarele salariaților de la resurse umane
  • Contractul colectiv de muncă (dacă este cazul)
  • Regulamentul intern al organizației
  • Pentru angajatorii care au ca obiect principal de activitate selecţia şi plasarea forţei de muncă în străinătate se percep câteva documente specifice
  • Alte documente pentru Siguranța și Sănătatea în Muncă, pe care le pot solicita inspectorii ITM, de exemplu fișele de instructaj SSM și PSI

Conform OUG 36/2021, toate documentele rezultate la încheierea, executarea sau încetarea contractului individual de muncă pot fi semnate și electronic de către părți. Totodată, legea prevede: contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și documentele din domeniul relațiilor de muncă pot fi puse la dispoziția organelor de control competente în format electronic, sub condiția de a fi validate de către ambele părți cu semnătură digitală avansată / calificată. Acest lucru înseamnă că în cazul unui control desfășurat de ITM, inspectorii trebuie să accepte actele de muncă cerute chiar și în format electronic. Legea prevede clar faptul că documentele electronice cu semnătură digitală avansată / calificată au valoare legală.

În același timp, Legea 208/2021 stabilește că inspectorii ITM pot solicita actele în format digital înainte de a se prezenta pentru efectuarea controlului. Bineînțeles, documentele electronice sunt valide doar dacă au semnătură digitală avansată sau calificată. Important de menționat este că după solicitarea documentelor în format electronic de către inspectorii de stat, aceștia nu mai pot cere versiunile tipărite ale acelorași documente.

Acum, având certitudinea că legislația din România permite utilizarea documentelor electronice, trebuie să știi că munca ta cu actele digitale poate fi extraordinar de simplă. Da, poți genera documente electronice fără bătăi de cap cu ajutorul unei soluții de HR. Papervee este partenerul tău de încredere în digitalizarea proceselor de HR. Pe lângă posibilitatea de a monitoriza timpii de muncă ai angajaților cu pontaj online intuitiv, în Papervee poți genera contracte de muncă, acte adiționale, diverse cereri și adeverințe printr-un singur click. Îți poți crea chiar și propriile șabloane de documente, iar datele angajaților sunt introduse automat. Mai puțină muncă manuală și mai mult timp pentru tine și echipa ta!

Află aici mai multe despre cum poți gestiona simplu și rapid documentele angajaților tăi.

Abonează-te la #NewsletterPappervee pentru a primi informații utile din HR în fiecare săptămână. Un manager informat, este un manager pregătit să facă față oricărui control!