Pontajul e unul dintre cele mai importante procese administrative într-o companie. Legislația impune înregistrarea timpului de muncă al angajaților, indiferent de regimul de lucru: normal, ore de noapte, zile de weekend, telemuncă, ture de muncă etc. În baza pontajului lunar, departamentul de contabilitate virează salariile, ținând cont și de orele suplimentare efectuate, concedii, și alte situații specifice.
Ce este pontajul?
Pontajul este procesul zilnic prin care este înregistrat timpul de muncă al angajaților. Înregistrarea orelor lucrate poate fi făcută manual, prin condica de prezență, sau automat, cu ajutorul unui soft de pontaj electronic.
Pontajul de la final de lună trebuie să includă intrările și ieșirile de la muncă, pauzele, învoirile, orele suplimentare efectuate, concediile, delegațiile, timpul efectuat în zile libere legale - practic orice are legătură cu prezența angajaților la job. Toate aceste informații sunt documentate prin foaia de pontaj, completată de regulă de către manageri, departamentul HR sau automat printr-un sistem de pontaj electronic.
Condica de prezență este documentul care atestă pontajul realizat și conține toate informațiile legate de timpul muncă pe zi. De obicei, este actualizată zilnic de către fiecare angajat la sosire și la plecare. Condica de prezență se păstrează la locul de muncă, fie pe hârtie, fie în format digital, în funcție de alegerea angajatorului, ambele opțiuni fiind valide din punct de vedere legal.
Pontajul este obligatoriu? Iată ce prevede legea
Da, fiecare angajator e obligat să țină evidența zilnică a pontajului. Codul Muncii prevede: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 161 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru”.
În cazul unui control ITM, angajatorul trebuie să pună la dispoziția inspectorilor evidența timpului de muncă efectuat la zi. Legea nu prevede folosirea unei anumite metode de pontaj, astfel atât foile de pontaj clasice, cât și metodele digitale sunt acceptate de către inspectori.
Un alt aspect important, nu este obligatorie semnătura angajatului pe condica de prezență. Atât timp cât documentul atestă ieșirile și intrările de la muncă, pontajul e în legalitate 100%.
Pentru angajații în regim de telemuncă este, de asemenea, obligatorie înregistrarea timpului de muncă: „Pentru salariaţii mobili şi salariaţii care desfăşoară muncă la domiciliu, angajatorul ţine evidenţa orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat în condiţiile stabilite cu salariaţii prin acord scris, în funcţie de activitatea specifică desfăşurată de către aceştia” - Codul Muncii.
Cum poți înregistra pontajul în mod corect?
Pentru a înregistrarea corectă și exactă a pontajului, primul pas e alegerea unei metode potrivite pentru nevoile companiei. Condica de prezență pe hârtie poate fi în regulă pentru angajații fără cunoștințe tehnice, dar implică multă muncă manuală. Pontajul electronic e simplu de folosit și scutește departamentul HR de sarcinile repetitive, înregistrând totul automat, dar și aici există mai multe tipuri: cartele RFID, aplicație mobilă cu preluarea geolocației, cod PIN, cod QR, web etc.
Indiferent de metoda de pontaj aleasă, angajatorul trebuie să includă următoarele informații în documentul de la finalul lunii:
- Luna și anul curent, cu numărul de zile aferente
- Numele și prenumele angajaților
- Norma de lucru pentru fiecare angajat
- Evidența timpului lucrat pe zi: ora de început și de sfârșit
- Zilele de concediu înregistrate: de odihnă, medical sau orice alt tip de concediu
- Evenimentele speciale: delegație, învoire, absențe, etc.
- Orele efectuate suplimentar
- Orele lucrate în zilele de sărbătoare legală, în weekend sau de noapte
- Zilele de telemuncă înregistrate
- Tichetele de masă cuvenite
Model condică de prezență
Pontajul angajaților e un proces de HR care solicită zilnic muncă și timp, de aceea e foarte important să se desfășoară cât mai rapid și simplu. Completarea manuală a condicii de prezență predispune la greșeli, iar timpul pierdut cu aceste sarcini repetitive poate fi folosit într-un mod mult mai valoros.
Prin urmare, recomandare Papervee e automatizarea pontajului și digitizarea fluxurilor de HR: concedii, ore suplimentare, cereri de delegare etc. Iată modelul de condică de prezență folosit de clienții noștri.
Soluțiile de pontaj electronic oferite de Papervee ușurează activitatea zilnică a managerilor, departamentului HR și a angajaților printr-un sistem de pontaj intuitiv, rapid și securizat. Astfel, în cazul unui control ITM condica de prezență e actualizată la zi, iar toată echipa are acces facil la informațiile importante.
