Organigrama poate părea un document rudimentar, dar e de fapt unul din instrumentele organizaționale ce asigură transparență în procesele de HR și eficiență în toată compania. Prin intermediul organigramei, fiecare angajat își cunoaște rolul, responsabilitățile sale și cui se poate adresa în caz de dificultăți.

În esență, organigrama ilustrează într-un format vizual structura internă a unei companii și e indispensabilă pentru orice organizație, indiferent de dimensiune (firme mici, medii sau mari) sau industrie (construcții, producție, restaurante, corporate etc). Fără o structură bine definită, comunicarea devine haotică, mai ales în companiile cu mulți angajați, unde confuzia și ineficiența pot escalada rapid.

Ce este organigrama și ce rol are

Conform Codului Muncii din România, art. 40, angajatorul este cel care stabilește modul de organizare și funcționare a unității de muncă. Legislația nu prevede anumite cerințe specifice de organizare a companiilor din sectorul privat, astfel că managementul are libertatea de a decide cum va arăta organigrama companiei.

Totuși, reglementările stabilite pentru instituțiile publice te pot ajuta să înțelegi mai bine ce este o organigramă și ce rol are într-o organizație. OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ oferă următoarea definiție: „organigrama este structură unitară, redată sub forma unei diagrame logice, prin care se sistematizează și se concentrează modul de organizare a tuturor resurselor umane [...] redând schematic detaliile cu privire la raporturile ierarhice de subordonare/ supraordonare, precum și raporturile de colaborare.”

De obicei, organigrama e alcătuită din dreptunghiuri ce simbolizează departamentele sau posturile și linii trasate pentru a indica legăturile / relațiile ierarhice.

Pentru echipa de HR, acest instrument face mai ușoară gestionarea tuturor angajaților. Cum? Întâi de toate, organigrama asigură o evidență clară a salariaților repartizați pe echipe, a posturilor disponibile, a modului de colaborare între departamente și nivelurile de management. Apoi, persoanele de HR actualizează documentul în funcție de schimbările în companie și îl pune la dispoziția angajaților.

Pentru angajații firmei, organigrama reprezintă harta companiei și îi ajută să se familiarizeze cu mediul unde lucrează. Accesul la informații organizatorice permite o comunicare rapidă între echipe, deoarece angajații știu care sunt persoanele-cheie pe care să le contacteze pentru diverse probleme sau proiecte.

Structura unei organigrame

Fie că ești angajat, om de HR sau director, e foarte probabil să fi văzut deja o organigramă și să fi lucrat cu un model. Iată lista completă a elementelor organizatorice pe care ar trebui să le includă orice tip de organigramă. Îți va fi de ajutor pentru a revizui organigrama companiei tale, dar și pentru a crea una de la zero.

• Branding-ul companiei: nume, logo și alte elemente vizuale care reprezintă identitatea organizației.
   
• Structura ierarhică: se ilustrează prin casete sau dreptunghiuri, fiecare indicând un rol, un post sau un departament din organizație. Casetele sunt aranjate în funcție de nivelul de responsabilitate.
   
• Detalii organizaționale: denumirea departamentelor, a posturilor și numele angajaților. Poți adăuga inclusiv date contacte sau alte informații relevante, dar fără a aglomera casetele.
   
• Relațiile de subordonare: sunt indicate prin linii care ilustrează  clar modul de organizare a fluxurile de autoritate.
   
• Data ultimei actualizări: este inclusă pentru a garanta că informațiile sunt actuale și pentru a documenta orice modificări.

În momentul proiectării, trebuie să te asiguri că structura urmărește planul strategic al companiei, iar toate elementele sunt grupare în funcție de criterii bine stabilite. O organigramă greu de interpretat nu ajută mai mult decât lipsa ei.

Model simplu și ușor de înțeles

Există mai multe tipuri de organigramă din care poți alege, însă e important să ai în vedere specificul companiei tale și să-ți dai seama cât de bine un model sau altul îți va reda fidel structura organizatorică. Opțiunile variază de la organigrama verticală la cea în format tabelar, însă indiferent de modelul ales asigură-te că informația e ușor de găsit și simplu de înțeles.

Modelul pe care clienții Papervee îl folosesc fără bătăi de cap e organigrama ierarhică, adică pe structură verticală. Toate elementele sunt redate clar, fără detalii inutile, iar inserarea de fotografii oferă un plus de claritate. Totuși, partea cea mai grozavă este că întreaga organigramă se poate genera automat în platforma Papervee. Utilizatorii depun zero efort pentru a obține acest document important. Bineînțeles, organigrama este actualizată automat și e accesibilă tuturor angajaților din companie. Descoperă mai multe detalii AICI.