Evidența orelor de muncă e o prevedere legală obligatorie pentru fiecare angajator. Codul Muncii precizează în mod explicit: „Art. 119 [evidența timpului de muncă]: Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă definit potrivit art. 161 evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență, ori de câte ori se solicită acest lucru.”

Totuși, legislația nu impune o anumită metodă de înregistrare a timpului de muncă, iar companiile pot alege între fișele tipărite, foile colective de prezență în format Excel și pontajul digital. Oricare dintre aceste mijloace este valid din punct de vedere legal, iar în cazul unui control ITM, inspectorii trebuie să îl accepte. Indiferent de metoda folosită pentru evidența timpului de lucru, e important să incluzi ora de începere a activității, ora de încheiere a muncii, pauzele luate și, dacă este cazul, evenimentele speciale, cum ar fi deplasările. Pentru angajații în regim de telemuncă este, de asemenea, obligatorie consemnarea zilnică a orelor de muncă.

Având acum o imagine de ansamblu a cadrului legal, hai să vedem ce greșeli se comit cel mai frecvent în completarea fișei de pontaj. Foaia de prezență, fișa de pontaj sau condica de prezență nu sunt altceva decât consemnarea manuală a timpilor de muncă. Unii angajatori recurg la această opțiune din motive de simplitate, se utilizează fără cerințe tehnice și are o conformitate ușoară. Deși este ușor de înțeles și folosit, fișa de pontaj nu garantează nici precizie, nici flexibilitate, astfel că apar diverse erori la înregistrarea muncii angajaților.
 

Iată o listă cu cele mai frecvent întâlnite greșeli și probleme:

  • Angajații uită să consemneze în fiecare zi timpii de muncă, iar întârzierea completării duce la inexactități, omiterea anumitor detaliile importante și incorectitudinea calcului la final de lună.
     
  • Transcrierea manuală a datelor îngreunează procesul. Acolo unde procesele vitale sunt complicate inutil, vor apărea erori în mod constant. În cele din urmă, managerii se vor confrunta cu un du-te-vino etern și stres suplimentar, care va genera și mai multă presiune.
     
  • De multe ori, angajații omit să-și noteze pauzele de masă sau alte pauze neincluse în norma de muncă. Astfel, se vor acumula ore de muncă suplimentare, care nu sunt neapărat ore lucrate efectiv.
     
  • În organizațiile unde timpul trebuie alocat pe proiecte specifice, utilizarea incorectă a codurilor de proiect la înscrierea timpului muncit poate duce la alocări bugetare eronate.
     
  • Lipsa unui flux eficient de verificare a registrului de timp poate determina înregistrări inexacte ale zilelor de concediu, a evenimentelor speciale și a zilelor libere.
     
  • Dacă fișele de pontaj se completează în format tipărit, transmiterea acestora către departamentul de HR devine anevoioasă pentru persoanele care lucrează de la distanță. Pe de altă parte, dacă orele de muncă sunt înregistrate într-un fișier digital editabil, apare un risc mare de fraudă.

 

Pontajul angajaților nu ar trebui să consume mult timp, să producă erori greu de rezolvat sau să fie netransparent. Cea mai eficientă soluție pentru a evita munca manuală anevoioasă este digitalizarea pontajului. Pontajul electronic nu doar că este mult mai simplu și flexibil decât înregistrarea timpului pe fișe tipărite sau Exceluri neactualizate, dar garantează și precizie 100%.

Gândește-te la pontajul digital prin cartele care înregistrează automat timpul de muncă, fără a necesita calcule la final de lună sau colectarea / distribuirea fișelor de prezență per fiecare angajat. Unele soluții moderne de pontaj electronic oferă și alte beneficii pe lângă evidența timpului de muncă: digitalizarea documentelor, solicitarea și aprobarea rapidă a concediilor, planificarea programului de muncă în baza șabloanelor customizabile, funcționalități speciale pentru telemuncă și munca pe proiecte etc. 

Iar asta este doar una din multitudine de metode de pontaj disponibile. Papervee, de exemplu, te poate ajuta cu: pontaj online prin Cod QR, pontaj online cu cartele RFID, pontaj online prin platforma & aplicația mobilă și chiar și cu pontaj online prin geolocație. Vezi ce tip de pontaj online se potrivește cel mai bine afacerii tale: AICI.

Foia de pontaj poate părea o soluție sigură și simplă, însă îți sabotează productivitatea, transparența și flexibilitatea. Organizațiile au un ritm al muncii atât de dinamic, încât alocarea strategică a timpului este iminentă pentru a-și îndeplini obiectivele de business și a nu supraîncărca angajații din departamentul de HR.

Ți-a fost util acest articol? Abonează-te la #NewsletterPapervee pentru a primi în fiecare săptămână informații valoroase din industria de HR.