De la 1 ianuarie 2024, implementarea e-Factura este obligatorie pentru toți operatorii economici care realizează livrări de bunuri și prestări de servicii pe teritoriul României în relaţia business-to-business (B2B), adică atunci când un SRL, PFA, ÎI sau IF emite facturi către una dintre aceste entități economice, dar și în relația B2G (business-to-government) și cu instituțiile publice. În acest fel, MF și ANAF reglementează prin Legea 296 26/10/2023 un proces de raportare în sistemul național a tuturor tranzacțiilor realizate între firme. e-Factura nu este obligatorie pentru tranzacțiile cu persoane fizice, cu excepția cazului în care sunt implicate unitățile turistice ce încasează plata serviciilor cu vouchere de vacanță.

Ce este e-Factura și cum poate fi implementată în compania ta?

e-Factura este echivalentul digital al facturii emise pe hârtie, care respectă standardele impuse de ANAF și are un format ce permite procesarea de către un software (XML UBL). De ce este nevoie de acest format special? Pentru că astfel factura electronică devine inteligibilă pentru o aplicație digitală, iar informațiile din ea pot fi analizate. 

Începând cu 1 ianuarie 2024, toate facturile emise de către un operator economic trebuie să fie pregătite în formatul XML, apoi transmise și primite în sistemul RO e-Factura. RO e-Factura este, de fapt, acel mijloc prin care sunt verificate, validate și semnate facturile electronice de către MF. Exemplarul original al unei facturi electronice se consideră fișierul XML însoțit de semnătura electronică a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, ca un fișier arhivă de tip zip.

Pentru a genera facturi electronice în formatul standard XML UBL există două opțiuni:

  • Introduci toate datele necesare în aplicația web pusă la dispoziție gratuit de către ANAF. După completarea formularului respectiv, vei putea genera e-factura conform standardelor obligatorii. Pe site-ul ANAF se poate găsi și un convertor care permite transformarea din formatul XML în PDF.
     
  • Folosești o soluție software de facturare care are integrat un modul e-factura. Pe piață există mai multe variante care permit transmiterea și primirea facturilor electronice automat. De exemplu, SmartBill, unul dintre cele mai folosite programe de facturare, te poate ajuta cu emitere, livrarea, încasarea de facturi online și trimiterea prin e-Factura.

După generarea e-facturii, aceasta trebuie transmisă în RO e-Factura, iar acest lucru se poate face fie manual, prin accesarea Spațiului Privat Virtual, fie automat prin acel program de facturare integrat cu e-Factura. Odată ce factura a fost transmisă, aceasta nu se mai poate modifica, fiind necesară emiterea unei facturi de corecție. Noul proces de facturare poate fi copleșitor pentru multe firme, mai ales dacă până acum au gestionat facturare doar pe hârtie. Astfel, Ministerul Finanțelor și ANAF au pus la dispoziția contribuabililor un ghid pentru adaptarea și implementarea facturării electronice.

Etapele de implementare e-Factura

Ministerul Finanțelor a stabilit două etape pentru migrarea de la facturarea tradițională pe hârtie la emiterea facturilor în format electronic.

  • În prima etapă, care vizează perioada 1 ianuarie 2024 - 30 iunie 2024, se aplică termenul-limită de transmitere a facturilor prin RO e-Factura de 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Nerespectarea termenului limită constituie contravenție și se sancționează cu amenzi. Între 1 ianuarie 2024 - 31 martie 2024 nu se vor aplica amenzi, însă începând cu 1 aprilie 2024 se vor executa sancțiunile prevăzute în lege: de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari; de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii; și de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.
     
  • A doua etapă va începe pe data de 1 iulie 2024 și din punct de vedere fiscal vor fi considerate facturi care se pot înregistra în contabilitate doar facturile electronice emise și transmise în sistemul RO e-Factura. De asemenea, operatorii economici care nu vor transmite facturile prin sistemul național vor fi sancționați cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură. La fel și firmele care nu vor primi facturi electronice de la furnizori prin sistemul RO e-Factura vor plăti amenzi în caz că nu respectă această obligativitate, echivalentă cu 15% din valoarea totală a facturii.

Până în acest moment, totalul facturilor primite și livrate prin sistemul național RO e-Factura este de aproximativ 107 milioane. Mai multe detalii legate de obligativitatea implementării sistemului național de facturare electronică vei găsi pe site-ul Ministerului Finanțelor.

Dacă ai găsit acest articol relevant și util, stai cu ochii pe #BlogPapervee și abonează-te la newsletter pentru a fi la curent cu noutățile din industrie!